商戶數據備份＋網絡安全：交易記錄、顧客資料點樣備份同守好

一、你嘅舖頭點解係「資料使用者」

只要商戶收集、持有或者處理顧客個人資料，例如會員登記資料、訂單紀錄、收據上面嘅聯絡資料，喺《個人資料（私隱）條例》之下就係「資料使用者」。「資料使用者」唔係一個虛銜，而係代表要為資料嘅收集、保存、使用同保安負責。

好多商戶以為，只有大公司先至要理私隱條例。其實條例唔分公司大細，關鍵係你有冇收集同處理個人資料。即使只係一個登記會員電話號碼嘅表格，都已經屬於處理個人資料嘅範圍。

本文整理私隱專員公署嘅公開指引同原則，唔提供法律意見。具體情況應按公署指引及專業意見處理。以下內容會由六項保障資料原則講起，再講到保安、Wi-Fi、備份同外洩應對，等商戶有一個完整嘅概念。

二、收集同保存：攞幾多、留幾耐

第 1 保障資料原則講收集：要公平收集，講明目的同可能獲轉交的人。實務上嘅意思係，收集資料之前要講清楚攞嚟做咩、會唔會交俾邊個，而且只攞實際需要嘅資料。例如做會員登記，只係為咗聯絡同積分，就唔應該順手攞埋同目的無關嘅資料。

第 2 保障資料原則講保存：唔好將個人資料保存超過實際需要。資料唔係留得越耐越好，過咗實際需要就應該處理。

實務做法係，會員資料以實際需要為限，定期檢視邊啲資料已經唔再需要。唔再需要嘅資料，要適時銷毀或者匿名化，唔好因為「留低或者有用」而一直存放。保存得越少，萬一出事嗰陣涉及嘅資料亦越少。

三、使用同保安：點用、點守

第 3 保障資料原則講使用：只限收集目的或者直接相關目的，新用途須明確同意。舉個例，顧客登記會員嗰陣同意你用佢嘅聯絡資料做積分通知，唔代表你自動可以用同一批資料做其他推廣。新用途要另外取得明確同意，唔好自行引伸。

第 4 保障資料原則講保安：要採取所有切實可行的步驟保障個人資料。保安唔係買一套設備就完成，而係持續嘅工作，包括權限管理、密碼管理、系統更新同備份安排。

保安做得夠唔夠，唔係睇買咗幾多工具，而係睇有冇堵塞實際漏洞：邊個可以睇到顧客資料、密碼夠唔夠穩陣、系統有冇及時更新、唔用嘅帳戶有冇刪除。呢啲基本功夫做唔好，再多工具都補唔返。

四、透明度同查閱改正：俾顧客知、俾顧客查

第 5 保障資料原則講透明度：要公開政策、資料類別同用途。商戶應該用顧客睇得明嘅方式，講清收集咩資料、用嚟做咩。政策唔需要寫到好長，但要真實反映實際做法，唔好寫一套做一套。

第 6 保障資料原則講查閱及改正：要告知負責人職銜及地址，顧客有權查閱同要求改正自己嘅資料。商戶要預先諗定，顧客提出查閱要求嗰陣，邊個負責接收、點樣核實身份、點樣回覆，唔好到時先即場諗。

透明度做得好，顧客先至會放心俾資料。查閱改正流程有人跟、回覆有紀錄，唔單止符合原則，亦係建立信任嘅一部分。流程寫低咗，員工交接嗰陣先唔會斷纜。

五、資訊科技保安：公署建議嘅實務清單

技術措施方面，公署建議包括防火牆、防毒同反惡意軟件、漏洞評估及滲透測試、及時更新、最小權限、密碼管理（長度加複雜性）、定期覆檢權限、刪除不必要帳戶，以及多重身份驗證。呢啲措施唔需要一次過做到最頂級，但每一項都應該有基本安排，而且定期覆檢。

人同流程同樣重要：員工培訓唔可以少，唔好用 USB 隨意抄走資料。外判資料處理畀其他人處理嗰陣，要做好資料處理者管理；根據《私隱條例》第 65(2) 條，資料使用者可能要為資料處理者嘅違規負責。用雲端服務嗰陣，要評估供應商、嚴格查閱管控，唔好只依賴預設保安。

六、Wi-Fi 同網絡：收銀網絡同顧客 Wi-Fi 分開

按最小權限、防火牆同存取管控原則，實務上應將收銀或者業務網絡同顧客 Wi-Fi 分開。分開嘅目的好實際：顧客連入嘅 Wi-Fi 唔應該可以直接接觸到收銀系統或者存放業務資料嘅設備。呢個係實務安排，並非法律要求，但對減低風險好有幫助。

政府資訊安全網站提醒：軟件保持更新、小心核實 SSID、唔好用來歷不明 Wi-Fi、用現行 Wi-Fi 加密標準、避免 WEP 同 WPA、公共 Wi-Fi 避免處理敏感資料（HTTPS 或者 VPN）、停用自動連接。呢啲提醒唔單止適用於顧客，亦適用於商戶自己嘅裝置。

警方亦有相關建議：更改預設 SSID 及管理員密碼、停用 SSID 廣播、啟用 WPA2（AES）、MAC 過濾、固定 IP、路由器放近中心、防火牆開啟。路由器同收銀設備嘅預設密碼，一定要改，唔好保留出廠設定。

七、備份同稅務保存：兩套要求唔好混淆

備份方面，要備份交易記錄、會員資料（以實際需要為限）同報稅或者對數單據；備份要受存取管控及加密保護；定期測試還原。備份做咗但從來冇試過還原，等於唔知道還原嗰陣行唔行得通。測試還原唔係多餘功夫，而係備份安排入面最重要嘅一環。

稅務保存方面，根據《稅務條例》（Cap 112）第 51C 條，業務紀錄至少保存 7 年，即評稅基期結束後 7 年；未完結評稅或者審計要保存至解決為止。無合理辯解而冇保存，罰款高達 HK$100,000。業務紀錄包括帳目、發票、收據等同報稅有關嘅文件。

私隱原則同稅務要求要分開理解。稅務要求講嘅係業務紀錄至少保存 7 年，唔等於每項個人資料都要留咁耐。唔再需要嘅個人資料，應適時銷毀或匿名化。商戶要將兩套要求分開處理：業務紀錄按稅務要求保存，個人資料按實際需要保存，唔好將兩者混為一談。

八、資料外洩點處理：通報並非強制，但紀錄必須完整

一旦懷疑資料外洩，公署指引列出嘅步驟係：收集同評估、遏止、評估損害、考慮通報、記錄。第一步要搞清外洩咗咩資料、涉及幾多人、點樣發生，唔好喺未搞清情況之前就急住對外講嘢，亦唔好拖住唔處理。

通報對象可以包括受影響當事人、公署、執法機構、相關規管機構同可補救人士；通報內容包括概況、源頭、日期時間同持續時間、發現時間、資料類別、當事人類別及數目、風險評估同緩解措施。時機方面，知悉後要在切實可行情況下盡快通報。公署曾明確表示，通報現時並非強制。向公署通報要用通報表格，唔接受口頭通報。

實務應對方面，要隔離系統、改密碼、保留紀錄、評估影響、考慮通知、報警、事後覆檢；而且必須完整記錄成件事。以上係一般實務步驟，按公署指引及專業意見處理。出事之後嘅覆檢同樣重要：搵出漏洞、修補流程，先至可以避免同樣事件再發生。