送貨到門口先係開始：收貨驗收、短缺錯貨留證、退貨對數全流程
一、收貨前：訂貨單係驗收標準
驗收標準嚟自訂貨單。訂貨單要寫清品項、規格、數量、單價、總額、送貨日期，缺咗任何一項，收貨嗰陣就無嘢可以對。舉例：訂貨單上面得「飲品 10 箱」幾個字，無寫規格，送嚟嘅係唔同口味或者唔同容量，收貨嗰位同事根本判斷唔到係咪訂嗰樣。訂貨單寫得幾清，驗收先至有得對。
三個文件，三個數字。訂貨單講「訂咗幾多、咩價」；送貨單講「送咗幾多」；發票講「收幾多錢」。三個數字一致，先好照付；任何一個唔一致，就要留證據、問供應商，唔可以簽咗就算。呢個三方對數原則，係成個收貨流程嘅骨幹。
訂貨單要留底，畀收貨嗰位同事喺送貨到門口之前已經可以睇到。收貨同事唔應該靠記憶去對數，亦唔應該靠供應商口講「就係你訂嗰啲」去收貨。有訂貨單喺手，點數、對規格、對價錢先至有依據。
收貨三個文件：三個數字要一致先好照付
| 文件 | 邊個出 | 講咩數字 | 對咩 |
|---|---|---|---|
| 訂貨單（PO） | 買方（商戶） | 訂咗幾多、咩價 | 驗收標準 |
| 送貨單（DN） | 供應商隨貨送到 | 送咗幾多 | 同訂貨單對數量 |
| 發票（Invoice） | 供應商 | 收幾多錢 | 同送貨單對金額，唔可以按發票照付 |
二、收貨嗰一刻：四步驗收
第一步對品項：送嚟嘅係咪訂嗰樣，品名、規格、牌子、容量要逐樣對。第二步對數量：要實際點數，唔可以只信箱數。例如箱外面寫「12 支」，入面可能只得 10 支；點數係收貨嗰一刻最基本嘅功夫，慳唔得。
第三步對品質：睇包裝有無破損、變形、漏水，睇外觀有無異常，睇有效期。食物要留意係咪適合供人食用——呢度講嘅係原則，唔會列出具體溫度數字，因為香港並無官方收貨溫度閾值可以引用，溫度安排要按合約約定同供應商要求處理。第四步對價錢：送貨單上面嘅價錢，同訂貨單係咪一致。價錢唔一致，唔可以等到月尾對發票先至發現。
邊個驗、邊個簽，要分開。驗貨嗰位同事負責檢查，簽名嗰位同事負責確認，兩者最好唔係同一人；就算人手有限，驗收同簽收嘅責任都要分清楚，唔可以由送貨嗰方代簽。分工寫低，邊個驗、邊個簽、幾時驗，全部要留紀錄。
三、簽收唔等於接受
簽收只係確認收到貨，接受係確認貨品符合合約，兩者係兩回事。喺未有合理機會檢查貨品係咪符合合約之前，買方唔當已接受貨品；賣方喺買方要求下（除非另有協議），須畀買方合理機會檢查。以上係《貨品售賣條例》（第 26 章）嘅原則。簽收嗰一刻，只係話「貨到咗」，唔係話「貨無問題」。
接受點樣構成？買方以下情況當已接受貨品：表明接受；收貨後做出同賣方擁有權不一致嘅行為；或者經過合理時間後仍然保留貨品而無表明拒收。實際意思：開箱用咗、入倉賣咗，可能已經構成接受；有問題要及早表明拒收，唔可以拖。合理時間係幾長？條例並無訂明幾多日，合理時間係事實問題，要按合約約定同實際情況判斷。
流程上，收貨嗰一刻要留低「已簽收、待檢查」嘅狀態，檢查完成先至轉為接受。檢查發現問題，要即時按下一節嘅方法留證據、通知供應商，唔可以等到用咗、賣咗先至話有問題。狀態分清楚，先至唔會喺「你收咗即係接受」嘅爭拗入面輸咗道理。
四、短缺／錯貨／多送點留證據
即場喺送貨單上面註明差異：短咗幾多、錯咗咩、多咗咩，要寫得具體，唔可以得「有問題」三個字。註明之後，雙方簽名，影相留底，即日書面通知供應商。證據要喺事發嗰一刻留，唔可以事後先憑記憶追數——記憶會錯，送貨單上面嘅即場註明先係憑據。
法律原則方面，按第 26 章第 32 條：送少咗，買方可以拒收；如果接受送嚟嘅數量，須按合約價付款。送多咗，買方可以接受合約數量而拒收其餘，或者拒收全部；如果接受全部，須按合約價付款，唔可以當成免費。送嚟嘅貨品混雜其他描述嘅貨品，買方可以接受合約貨品而拒收其餘，或者拒收全部。以上受行業慣例、特別協議或者雙方往來慣例規限。
示範算術（純屬示範假設，並非真實個案）：假設訂貨 20 箱，單價 HK$120 一箱。訂貨總額 = 20 × 120；20 × 100 = 2,000，20 × 20 = 400，2,000 + 400 = 2,400，即 HK$2,400。實際送到 18 箱，送到貨值 = 18 × 120；18 × 100 = 1,800，18 × 20 = 360，1,800 + 360 = 2,160，即 HK$2,160。短缺 = 20 − 18 = 2 箱，短缺貨值 = 2 × 120 = HK$240。覆核：2,160 + 240 = 2,400，啱數。如果發票按 20 箱收 HK$2,400，多收 = 2,400 − 2,160 = HK$240，須更正發票之後先付 HK$2,160。再對三方：訂貨單 20 箱、送貨單 18 箱、發票 20 箱，三數唔一致——送貨單同訂貨單差 2 箱，發票同送貨單差 2 箱貨值 HK$240。正確做法係按實收數付款，並即日書面通知供應商更正發票，唔可以按發票金額照付。
五、退貨點對數
退貨原因要分類：錯貨、品質問題、短缺補送，每類嘅處理同文件都唔同。錯貨要講清錯咩、應退幾多；品質問題要講清邊批、邊幾箱；短缺補送要講清補送幾多、幾時送。原因分類清楚，之後對數先至唔會亂。
退貨單加貸方通知單（credit note）點對？退貨單證明貨已經退走，貸方通知單證明應付帳要扣幾多，兩者金額要一致。退貨之後嘅應付帳，要扣減退貨貨值。示範算術（純屬示範假設）：承上節，18 箱之中有 5 箱品質有問題而退貨。退貨貨值 = 5 × 120；5 × 100 = 500，5 × 20 = 100，500 + 100 = 600，即 HK$600。退貨後應付 = 2,160 − 600 = HK$1,560。交叉覆核用另一種計法：接受數量 = 18 − 5 = 13 箱；13 × 120；13 × 100 = 1,300，13 × 20 = 260，1,300 + 260 = 1,560，即 HK$1,560。兩種計法一致。
已經入倉之後先發現問題，點處理？唔可以當成「收咗就唔退得」。按家事法網引述第 26 章第 38 條，買方有合法理由拒收貨品，唔使退貨畀賣方，只須表明拒收就夠，除非另有協議——合約另有約定，就以合約為準。實務上，發現問題要即時表明拒收、留低證據、書面通知供應商，唔可以拖到貨已經用晒、賣晒先至提出。
六、收貨同收銀／存貨點銜接
收貨入倉數量，要同 POS 或者存貨記錄一致。收貨唔入倉，之後盤點就會出現「唔見咗貨」嘅假象——貨其實已經喺舖頭，只係記錄上面無。收貨嗰陣入倉、入倉嗰陣點數，兩個動作要同步，唔可以分開兩日做。
收貨價錢變動，要同步更新成本記錄，唔可以只改收銀價。供應商加價，收銀價改咗、成本記錄無改，毛利分析就會錯；供應商減價，成本記錄無更新，之後對數又會出現差異。價錢變動要留低供應商通知、生效日期、新價目，唔可以只憑口講改數。
示範算術（純屬示範假設）：假設期初存貨 10 箱，今次收貨入倉 18 箱，期間用咗或者賣咗 15 箱。預期期末 = 10 + 18 − 15；10 + 18 = 28，28 − 15 = 13，即 13 箱。如果實盤得 11 箱，差異 = 13 − 11 = 2 箱，差異貨值 = 2 × 120 = HK$240。呢 2 箱差異要調查——可能係收貨無入倉、退貨無扣數、定係盤點誤差——調查之前，唔可以直接當成「唔見咗」落結論。
七、收貨舞弊防線：收貨人同批核人分開
同一個人落單、收貨、批付款，係最大缺口。落單嗰位決定買咩，收貨嗰位決定收咗咩，批付款嗰位決定畀幾多錢——三個決定集於一身，短缺、錯貨、多收費全部可以喺同一個人手上掩蓋。分工嘅原則好簡單：落單、收貨、批付款，至少要分開畀唔同人，或者由負責人覆核。
廉署道德發展中心案例庫有一個案例教材，個名叫「隻眼開隻眼閉」：一間酒店嘅總廚負責管理供應商表現同檢查食物質素，凍肉供應商送嚟次貨，提出金錢，要求總廚「隻眼開隻眼閉」並確認收貨，總廚接受咗。案例分析指，代理人未經主事人許可接受利益作為誘因或者報酬，可能觸犯《防止賄賂條例》（第 201 章）第 9 條；提供利益者亦可能觸犯。呢度必須講清：呢個係廉署案例教材，字眼用「可能觸犯」，唔係已定罪個案，更加唔係 POSKing 客戶個案。
第 201 章第 9(1)／(2) 條講，代理人（僱員）未經主事人（僱主）許可，索取或者接受利益作為誘因或者報酬，以做或者唔做同主事人事務有關嘅行為，即屬犯罪；提供利益者亦犯罪。第 9(3) 條話，代理人意圖欺騙主事人而使用虛假、錯誤或者有欠妥善嘅收據、帳目或者其他文件，亦屬犯罪。最高罰款 HK$500,000 及監禁 7 年。「利益」包括金錢、禮物、佣金、服務、優惠等，但唔包括「款待」，即係即場享用嘅食物或者飲品。仲有一點要記住：行業慣例唔係辯護理由——第 201 章第 19 條話明，行業慣例唔可以作為辯護理由，「人人都係咁做」唔係擋箭牌。
八、收貨檔案：留咩、留幾耐
食物來貨紀錄，按《食物安全條例》（第 612 章），喺業務過程中進口、取得或者批發供應食物嘅人，要備存交易紀錄；只向最終消費者零售嘅零售商，只須備存取得紀錄。本地取得紀錄須包括取得日期、賣方名稱及聯絡資料、食物總數量、食物描述；紀錄須於取得食物後 72 小時內作出。無規定格式，收據或者發票（載有所需資料）、自製紀錄（書面或者電子）都可以。
保存期要分兩套規定，唔可以撈埋。第 612 章第 26 條原則：保質期 3 個月或者以下嘅紀錄，保存 3 個月；保質期超過 3 個月嘅紀錄，保存 24 個月。唔可以一律當 24 個月，更加唔可以一律當 7 年。罰則方面，唔遵守備存紀錄規定，最高罰款 HK$10,000 及監禁 3 個月；無登記而從事食物進口或者分銷業務，最高罰款 HK$50,000 及監禁 6 個月。另一套係稅務業務紀錄：《稅務條例》（第 112 章）第 51C 條，經營行業、專業或者業務者，須備存足夠業務紀錄（中文或者英文），保存唔少於 7 年；紀錄須包括買賣貨品紀錄（日期、貨品、供應商、客戶）同埋期初、期末存貨紀錄加盤點詳情。實際保存，應按兩套規定分別滿足，取較長者。
收貨檔案要包括：送貨單、退貨單、貸方通知單、供應商往來書面記錄，連同訂貨單同發票一齊留。POS 喺收貨流程入面嘅角色，仍然只係付款方式記錄／分類對數，驗收係人手程序，POS 唔會自動驗收、自動對數、自動退貨。需要一套收銀系統做好交易記錄同對數，POSKing POS 系統＋收銀鏡頭套裝 HK$4,950 一次性買斷，免月費；其他配置需報價。查詢：電話／WhatsApp +852 2186 8010，新界沙田石門安麗街 18 號達利廣場 1209 室，每日 12:00–19:00。
收貨三個文件三個數字：訂貨單、送貨單、發票唔一致就唔可以照付；簽收唔等於接受，短缺錯貨要即場留證、即日書面通知；食物溯源紀錄按第 612 章保存 3 個月或者 24 個月，稅務業務紀錄按第 112 章保存唔少於 7 年，兩套規定分開處理。
