有限公司一定要備存重要控制人登記冊？25% 門檻、指定代表同罰則一次講清
一、咩公司要備存，咩公司唔使
來源：公司註冊處《備存重要控制人登記冊》小冊子（查閱日期：2026-10-18），除上市公司外，備存登記冊的規定適用於所有根據《公司條例》或《舊有公司條例》成立及註冊的本地公司，以及經遷冊公司。
來源：公司註冊處《備存重要控制人登記冊》小冊子（查閱日期：2026-10-18），登記冊供執法人員查閱，唔係公開查冊文件。
註：引用的公司註冊處小冊子內容，根據公開搜尋結果摘錄整理，未逐頁開啟官方全文核對，詳情以公司註冊處原文為準。對商戶而言，開咗有限公司之後，就要預留人手同時間處理登記冊，註冊完成之後仲有後續合規工作要跟進。
二、邊個係重要控制人，判斷條件
來源：公司註冊處《備存重要控制人登記冊》小冊子（查閱日期：2026-10-18），任何人符合其中一項，即對公司有重大控制權：直接或間接持有公司 25% 以上的已發行股份（無股本公司：直接或間接持有分攤公司 25% 以上的資本或分享公司 25% 以上的利潤的權利）；直接或間接持有公司 25% 以上的表決權；直接或間接持有委任或罷免公司董事局過半數董事的權利；有權利或實際上對公司發揮或行使重大影響力或控制；有權利或實際上對某信託或商號的活動發揮或行使重大影響力或控制，而該信託或商號並非法人，但該信託的受託人或商號的成員就該公司而言符合首四個條件中的任何一個條件。
來源：公司註冊處《備存重要控制人登記冊》小冊子（查閱日期：2026-10-18），重要控制人分為自然人，即須登記人士，及屬法律實體的公司股東，即須登記法律實體。
來源：公司註冊處《備存重要控制人登記冊》小冊子（查閱日期：2026-10-18），小冊子中文用「25% 以上」，英文法例版本用 more than 25%。來源：公司註冊處《備存重要控制人登記冊》小冊子（查閱日期：2026-10-18），恰好持有該門檻水平是否須登記，尚未用條例原文核實，應直接查《公司條例》第 622 章原文。
三、股東例子，點分須登記同唔須登記
來源：公司註冊處《備存重要控制人登記冊》小冊子（查閱日期：2026-10-18），X 公司股東分別持股 45%、35%、20%，其中持股 45% 同 35% 的兩人為重要控制人，持股 20% 的一人唔係。
來源：公司註冊處《備存重要控制人登記冊》小冊子（查閱日期：2026-10-18），甲持有 W 公司 100% 股份，甲為 W 公司的重要控制人。來源：公司註冊處《備存重要控制人登記冊》小冊子（查閱日期：2026-10-18），Y 公司持有 Z 公司 100% 股份，戊持有 Y 公司 100% 股份，戊同 Y 公司均為 Z 公司的重要控制人。
例子帶出嘅實務意思，係持股比例要同時睇直接持股同間接持股，穿透之後嘅實際控制都要計入判斷。
四、公司要做嘅步驟：識別、發通知、記入、更新
來源：公司註冊處《備存重要控制人登記冊》小冊子（查閱日期：2026-10-18），公司須採取合理步驟識別重要控制人，包括檢視成員登記冊、組織章程細則、股東協議或其他協議，以及向相信是重要控制人或知道重要控制人身分的人發出通知。
來源：公司註冊處《備存重要控制人登記冊》小冊子（查閱日期：2026-10-18），登記冊須載有公司每名重要控制人的所需詳情，公司每名重要控制人的須登記的更改詳情，以及最少一名指定代表的姓名或名稱及聯絡資料，以提供與登記冊有關的協助予執法人員。
來源：公司註冊處《備存重要控制人登記冊》小冊子（查閱日期：2026-10-18），所需詳情包括姓名或名稱；如屬須登記人士，通訊地址、身分證號碼，如無身分證，該人所持護照的號碼和簽發國家等詳情。所需詳情的完整清單，應以小冊子原文為準。
五、限期安排：記入、申報同通知回覆
來源：公司註冊處《備存重要控制人登記冊》小冊子（查閱日期：2026-10-18），記入限期方面，如屬須登記人士，在該人確認全部所需詳情後 7 日內記入；如屬須登記法律實體，在得知每項所需詳情後 7 日內記入。
來源：公司註冊處《備存重要控制人登記冊》小冊子（查閱日期：2026-10-18），除非登記冊備存在公司註冊辦事處，否則公司必須在登記冊首次在有關地方備存後，或備存地方有任何更改後的 15 日內，交付指明表格 NR2 予公司註冊處處長登記。如登記冊備存於公司成員登記冊所備存的同一地方，則無須將備存地點通知處長。
來源：二手轉載的專業服務機構資料（查閱日期：2026-10-18），如收通知的人在通知日期起計 1 個月內唔遵從通知，該人及相關人士即屬犯罪，可被處罰款。該限期及罰則尚未用公司註冊處小冊子或條例原文核實，應以原文為準。
六、指定代表邊個做得，點解要有
來源：公司註冊處《備存重要控制人登記冊》小冊子（查閱日期：2026-10-18），公司的指定代表須由任何一類人士擔任：該公司的股東、董事或僱員，而且必須是居於香港的自然人；或會計專業人士、法律專業人士或信託或公司服務持牌人。
來源：公司註冊處《備存重要控制人登記冊》小冊子（查閱日期：2026-10-18），指定代表的職能是提供與登記冊有關的協助予執法人員。
按上面第二節同本節前文的條件，對股東兼董事同屬同一人的有限公司而言，該人可以擔任指定代表，同時亦係登記冊上面嘅須登記人士。指定代表的聯絡資料要保持更新，執法人員需要協助嗰陣要聯絡得到。
七、冇備存、冇更新，罰幾多
來源：公司註冊處《備存重要控制人登記冊》小冊子（查閱日期：2026-10-18），凡未履行備存、識別、記入、更新及讓執法人員查閱等責任，即屬刑事罪行。來源：公司註冊處《備存重要控制人登記冊》小冊子（查閱日期：2026-10-18），公司及其每名責任人可各被處第 4 級罰款，即 HK$25,000。來源：公司註冊處《備存重要控制人登記冊》小冊子（查閱日期：2026-10-18），如情況適用，另每日各被處罰款 HK$700。
按上面數字計算，假設按最高罰款計算，逾期 30 日未糾正，每名被處罰者罰款為 HK$25,000 加 30 乘 HK$700，即 HK$25,000 加 HK$21,000，等於 HK$46,000。按上面數字計算，公司加一名責任人各被處同額，兩者合計 HK$92,000，當中各人罰款分開計算。
按上面數字計算，假設按最高罰款計算，逾期 7 日，每名被處罰者罰款為 HK$25,000 加 7 乘 HK$700，即 HK$25,000 加 HK$4,900，等於 HK$29,900。來源：公司註冊處《備存重要控制人登記冊》小冊子（查閱日期：2026-10-18），登記冊要備存於公司註冊辦事處或香港任何地方，唔可以只放喺海外或只存於會計師樓而無申報。
八、有限公司實務清單
來源：公司註冊處《備存重要控制人登記冊》小冊子（查閱日期：2026-10-18），唯一股東兼董事持有 100% 股份，該人一般為須登記人士，登記冊唔會因為股東得一人而豁免。
來源：公司註冊處《備存重要控制人登記冊》小冊子（查閱日期：2026-10-18），股權有變，例如加股東、轉股、增資攤薄嗰陣，要重新判斷重要控制人有冇變，並按 7 日限期更新。
來源：公司註冊處《備存重要控制人登記冊》小冊子（查閱日期：2026-10-18），登記冊唔係交畀公司註冊處存檔的文件，周年申報表（NAR1，私人公司）係另一份申報，兩者係唔同嘅文件。根據本系列既定實價（查閱日期：2026-10-18），POS 系統＋收銀鏡頭套裝 HK$4,950，買斷免月費。POS 只做付款方式記錄同分類對數，唔計算工資、遣散費、強積金供款或稅款，唔做薪酬系統或報稅系統。一般參考用途，唔係法律意見，個別個案向公司秘書或律師確認。
除上市公司外，本地公司一般都要備存重要控制人登記冊；重要控制人按控制權判斷，登記冊要記入所需詳情、安排指定代表並按限期更新，唔履行責任可被罰款。
