商戶供應商評估與選擇實務：篩選準則、報價比較、合約要點與表現跟進

一、引言：供應商選擇係日常營運決定，唔係一次性採購

門市每日開門做生意，背後靠供應商準時送貨、貨品規格穩定、跟進回應及時，先至做得到。供應商揀得好，店員唔使日日追貨、唔使為咗規格唔啱而同顧客解釋；供應商揀得差，缺貨、遲交、質素參差就會變成日常，門市再努力都補唔返。

揀供應商唔應該憑印象、憑關係、憑一份報價單最平嗰個數字就決定。穩陣嘅做法，係先定準則，再用同一標準向全部候選供應商邀請報價，比較總成本同加權評分，寫清合約要點，收貨之後持續記錄表現，發現問題有書面跟進。

本篇集中講供應商評估同選擇嘅實務方法，包括篩選準則、報價比較、加權評分、合約要點、驗收保養保密、誠信安排同表現跟進。內容只寫香港情況，方法屬於實務建議，重要合約應徵詢法律意見。

二、篩選準則：邀請報價之前先定好標準

篩選準則必須喺邀請報價之前定好，而且同一準則適用於全部候選供應商。準則定得遲，比較過程好容易受個別供應商嘅說法影響，變成先揀咗供應商，再搵理由去合理化決定。準則定得早，比較先有共同基礎。

質素穩定性係首要準則，睇供應商可唔可以長期交出符合規格嘅貨品，而唔係偶然一次合格。商戶可以要求候選供應商說明質素控制安排，例如點樣檢查貨品、點樣處理不合格品，仲要喺日後收貨記錄入面驗證，唔好只聽口頭承諾。

總成本係另一項準則，比較範圍包括貨價、運費同其他已列明收費，而唔係只睇單價。交貨可靠性係另一項準則，睇供應商可唔可以按約定日期同數量交齊貨品，遲交同漏交會唔會及時通知。服務與跟進能力係另一項準則，睇查詢回應速度、問題處理態度同補貨安排。

誠信與利益衝突管理係另一項準則，睇供應商願唔願意以書面確認報價同合約內容，願唔願意申報同商戶人員之間嘅關聯關係。準則嘅輕重由商戶按自己門市需要自行決定，本篇只提供方法，唔提供行業標準權重。

三、報價比較方法：同一規格、同一數量、同一交貨條件

邀請報價嗰陣，必須向全部候選供應商提供同一規格、同一數量、同一交貨條件，等報價可以並排比較。規格寫得唔清，報價就冇得比，甲供應商報平價貨，乙供應商報足料貨，價錢差距反映嘅可能只係規格差別，唔係邊個抵啲。

要求書面報價，列明有效期、付款條款、交貨期、質素標準、保養安排。口頭報價日後難以對證，出現爭議嗰陣，雙方各自憑記憶講嘢，好難講得清。書面報價亦方便商戶將各供應商嘅條件逐項對照，唔會漏咗運費或者其他收費。

比較嗰陣以總成本為準，而唔係只比較單價。運費、最低訂購量、送貨次數安排都會影響最終支出，單價平但運費貴，總成本可以反而更高。未能取得書面確認嘅收費項目，應標示為需報價，唔好自行估算，亦唔好寫入比較表當成已確認數字。

假設例子：訂單數量為 100 件，供應商甲單價為 HK$100、運費為 HK$500，總成本為 HK$10,500；供應商乙單價為 HK$95、運費為 HK$1,200，總成本為 HK$10,700，乙總成本比甲高 HK$200，只比較單價會得出相反結論。

四、加權評分：用同一尺度比較候選供應商

報價同條件收齊之後，可以用加權評分比較候選供應商。按本篇建議的評分方法，先為每項準則設定權重，權重總和為 100%，再以同一評分尺度為每位候選供應商逐項評分，最後以加權總分比較。

權重反映商戶自己嘅優先次序，例如重視質素穩定性嘅門市，可以將質素準則嘅權重定得高啲；重視交貨可靠性嘅門市，可以將交貨準則嘅權重定得高啲。權重由商戶自行決定，本篇只提供方法，唔提供行業標準權重。

評分嗰陣要以同一尺度評分，唔好對個別供應商放寬或者收緊。評分依據應該來自書面報價、供應商提供嘅資料同過往收貨記錄，唔好憑印象打分。評分結果同依據應該留底，方便日後覆核，亦方便向合夥人或者同事解釋點解揀咗某間供應商。

假設例子：權重為價格 30%、品質 30%、交貨 20%、服務 20%，供應商甲評分為 8、9、7、8，加權總分為 8.1；供應商乙評分為 9、7、8、7，加權總分為 7.8，甲排名較高，雖然甲嘅價格評分低於乙。

五、供應商合約要點：付款、交貨、質素、終止

揀定供應商之後，合約要點必須以書面寫清，唔好靠口頭承諾。付款條款應寫明付款時間點、付款條件，以及發票同收貨文件點樣對應，例如付款前須核對收貨數量同質素，文件唔齊就唔好付款。

交貨期應寫明交貨日期或者期間，仲要寫明延誤通知安排同延誤處理方法。供應商預見會遲交，應該喺約定時間之前通知商戶，等商戶有時間應變，而唔係等到交貨當日先至知。延誤處理方法應該喺合約入面寫明，唔好等到出事先至傾。

質素標準應寫明規格、驗收方法、驗收期限同不合格品處理方法。規格寫得愈具體，驗收嗰陣愈少爭拗；驗收期限寫得清楚，雙方先知幾時之前要完成檢查同提出問題；不合格品點樣處理，包括退貨、換貨、補貨或者扣減安排，都應該喺合約入面寫明。

終止條款應寫明終止觸發條件、通知期同終止後安排。觸發條件例如屢次遲交、屢次交出不合格品，或者違反廉潔條款；通知期畀雙方時間交接；終止後安排包括未完成訂單點樣處理、已付款項點樣結算。重要合約應徵詢法律意見，唔好直接套用範本當成已經適合自己門市。

根據通訊事務管理局《Fair Trading Sections of Trade Descriptions Ordinance》頁面，《商品說明條例》（Cap 362）公平營商條文只適用於商戶對消費者交易，商戶對商戶交易不在條例範圍內。供應商合約屬於商戶對商戶關係，因此公平營商條文並不適用於供應商合約，商戶唔應該將該等條文寫成供應商合約嘅適用法例。

六、驗收、保養與保密：收貨一刻就開始計

收貨嗰陣要即時驗收，核對數量同規格，檢查貨品有無損壞或者唔符合規格嘅地方，驗收結果要寫低。發現問題，應該喺合約約定嘅驗收期限之內以書面通知供應商，保留相片或者其他記錄，方便跟進。

保養安排應喺合約寫明，包括保養範圍、保養期內出現問題點樣申報、供應商點樣跟進，以及邊啲情況屬於保養範圍，邊啲唔屬於。保養條款寫得清楚，日後維修嗰陣先唔會為咗費用同責任拗餐飽。

保密安排方面，供應商喺合作過程可能接觸到商戶嘅業務資料，例如價目、訂貨量、門市運作安排。合約應寫明邊啲資料屬於保密資料，雙方點樣保管同點樣使用，合作結束之後點樣處理。商戶自己亦應該只向供應商提供合作所需嘅資料，唔好一次過交出全部業務資料。

爭議解決安排同文件保存同樣重要。合約應寫明出現爭議嗰陣先按邊個步驟協商跟進，唔好等到爭議發生先至諗。報價、合約、收貨記錄、付款文件應該一併保存，方便日後對數、跟進同覆核。

七、誠信安排：訂貨、收貨、付款分開處理，利益衝突及時申報

誠信安排唔係口號，而係流程。訂貨、收貨、付款應該由不同人員處理或者覆核，唔好由同一個人由頭包到尾。一個人同時負責揀供應商、收貨同批付款，出錯或者舞弊都冇人知，分工同覆核先至係最實際嘅防線。

根據廉政公署私營機構誠信建設中心刊物，《防止賄賂條例》下「利益」嘅定義並無金額門檻，任何人參與賄賂行為，不論金額多少，均須負上責任，提供賄賂者亦可能構成罪行。金額細唔代表冇問題，商戶唔應該以金額大細去判斷餽贈可唔可以接受。

根據同一刊物，僱員應遵守公司有關接受利益嘅政策，例如可接受價值、情況及申報程序。商戶應該將政策寫低，講明邊啲餽贈可以接受、邊啲必須拒絕、邊啲必須申報，員工唔使估，亦唔會以為人人做法唔同。

根據同一刊物，當職員嘅私人利益與公司利益衝突，例如將合約批予自己或親屬擁有嘅公司，即構成利益衝突。隱瞞利益衝突以令自己或關聯人士得益，可能違反公司政策、《防止賄賂條例》或其他刑事法律。私營機構職員應避免利益衝突，並及時向僱主申報。

合約入面可以加入廉潔條款，寫明供應商唔可以向商戶人員提供利益，商戶人員亦唔可以向供應商索取利益，違反條款點樣處理。條款應該同終止條款互相配合，出現違反情況嗰陣，商戶可以按合約處理，重要情況應徵詢法律意見。

八、供應商表現跟進：每次收貨都係記錄

供應商揀咗之後，表現跟進先至係真正嘅考驗。每次收貨都應該記錄數量、質素同交貨準時情況，記錄要即時做，唔好靠事後憑記憶補寫。記錄齊全，表現好定差先有依據，傾續約或者轉供應商嗰陣先唔會淪為各執一詞。

商戶應該定期檢視供應商表現，包括遲交率、不合格率同跟進回應情況。檢視唔需要搞到好複雜，重點係用同一方法、同一期間去比較，睇到趨勢，先至知供應商表現係改善緊定係轉差緊。

假設例子：12 張訂單之中有 3 張遲交，遲交率為 25%。

表現欠佳嗰陣，應該以書面通知供應商，講清問題同要求改善嘅地方，保留記錄。書面通知唔係為咗鬧交，而係等雙方對問題有同一理解，亦都係日後跟進嘅依據。考慮更換供應商嗰陣，應該以同一篩選準則重新比較，唔好因為舊供應商表現差，就急急腳揀咗另一間未經比較嘅供應商。

九、結語：準則先行，記錄跟進，重要合約徵詢法律意見

供應商評估同選擇，核心係四句說話：準則先行，同一標準比較全部候選供應商；比較總成本而唔係只睇單價；合約寫清付款、交貨、質素、終止；收貨記錄表現，利益衝突及時申報。做到呢四點，門市已經避開咗大部分供應商問題。

重要合約應徵詢法律意見，唔好將範本當成已經適合自己門市。合約寫得清楚，合作先至順利，出現問題嗰陣，雙方先有共同依據去處理。

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