門市供應商送貨驗收：點貨、驗收、異常與紀錄
一、到店嗰刻先定好：呢篇講到邊度為止
貨車停喺門口，送貨員拎住張單行入嚟，嗰一刻就係門市把關嘅最後機會。貨一入倉、一上架，之後先發現數量唔啱或者狀態有問題，要再講清楚邊個環節出事，難度會大好多。所以到店當刻嘅工作要分得好清楚：對單、檢查、分流異常、簽收、留紀錄，全部喺貨未正式入店之前完成。
呢篇只講供應商送貨到店嗰段時間入面嘅事。由有人負責接收開始，到點貨對單、檢查貨品狀態、數量或者品質有問題嗰陣點分開處理，再到簽收點寫、紀錄點留，全部都係到店當刻要做嘅動作。貨品之後點擺、點賣、點補貨，唔喺呢篇範圍。
有幾類工作要同到店接收分開，唔好喺送貨嗰陣順手撈埋一齊做。顧客嚟攞預訂貨品嘅安排、貨品之後嘅其他後續手續、全店貨品定期清點嘅工作，全部都有各自嘅流程同紀錄方法。送貨嗰陣只專心處理今次送嚟嘅貨，範圍越窄，紀錄先越企得穩。
定好範圍之後，門市仲要定好邊個負責接收。接收唔應該係邊個得閒邊個做，而係事前已經講明由邊位同事負責對單、邊位同事負責檢查、最後邊個簽名。分工講清楚，送貨員嚟到先唔會出現兩個人一齊點數、點完又冇人簽名嘅情況。
二、送貨之前嘅準備：單據、位置同人手預先安排好
送貨之前，門市應該先將今次訂貨嘅資料預備好。訂咗邊啲貨、每個品項訂咗幾多、供應商講定邊日送，呢啲資料要喺送貨員到之前已經拎到手，唔好等貨到先周圍搵。訂貨資料齊全，對單嗰陣先有得對，唔會變成淨係聽送貨員講有幾多就收幾多。
接收位置都要預先諗好。貨到嗰陣需要一個可以開箱點貨嘅地方，位置要夠放低今次送嚟嘅箱數，同時唔好阻塞收銀動線同埋出入口。位置定好，點貨嗰陣先唔會將箱堆到行人路或者收銀枱前面，影響做生意同埋行路安全。
人手安排方面，接收同事應該預留一段唔會被其他工作打斷嘅時間。送貨嗰陣如果接收同事一邊點貨、一邊又要去招呼顧客，點錯數、睇漏損壞嘅機會就會大增。門市可以預先講好，送貨時段入面，接收同事以點貨為先，其他工作由另一位同事頂住。
送貨單嘅處理都要預先講好。送貨員通常會帶嚟一式多聯嘅送貨單，門市嗰聯要留底，簽收之後應該即刻收好，唔好隨手放喺收銀枱面。單據放好，之後要搵返今次送貨嘅紀錄先唔會花時間周圍搵。
三、貨到先做嘅第一步：認清楚供應商同送貨單
貨到店，第一步唔係即刻開箱，而係先認清楚今次送貨嘅來歷。送貨員屬於邊間供應商、送貨單上面寫嘅門市名稱同地址係咪自己呢間舖、送貨日期係咪今日，呢幾樣要先對一次。門市名稱或者地址唔啱，好可能係送錯舖，開箱點貨之前就要講清楚，唔好收錯人哋嘅貨。
跟住要睇送貨單上面嘅箱數同貨車上面落低嘅箱數係咪一致。箱數對唔上，有可能係有箱未落車，或者落多咗其他門市嘅箱。呢個步驟唔使開箱，淨係點箱數同埋睇箱面標示，已經可以及早發現送錯或者漏送嘅情況。
箱面外觀都要喺落貨嗰陣順手睇一次。紙箱壓到變形、淋濕、穿窿、封箱膠紙被人拆過又再貼過，呢啲外觀跡象都值得留意。外觀有問題嘅箱，開箱檢查嗰陣要更加小心，同時要喺送貨單上面先記低邊幾箱外觀有異樣，等之後開箱嗰陣有得對照。
第一步做得仔細，之後嘅點貨同檢查先有一個可靠嘅起點。來歷、箱數、外觀三樣對得上，先至開始逐項開箱對單；其中一樣對唔上，就要先同送貨員講清楚，唔好為咗趕時間而跳過呢一步，直接簽收就算。
四、點貨對單：逐項對，唔好只點箱數
點貨嘅重點係逐項對，唔係淨係點箱數。送貨單上面每一個品項嘅名稱、規格、數量，都要同實際開箱睇到嘅貨對一次。只點箱數唔開箱，箱入面裝錯貨、少咗嘢、規格唔啱，全部都睇唔到。逐項對雖然花多啲時間，但係唯一可以喺簽收之前發現問題嘅方法。
對單嗰陣，品名相似嘅貨要特別小心。包裝顏色相近、名稱只差一兩個字、規格只差一個尺寸嘅貨，好容易撈亂。對單嗰陣應該將貨品本身嘅標示同送貨單上面嘅寫法逐字對一次，唔好憑包裝顏色或者印象去估。估中一次唔代表每次都估中，估錯一次之後要糾正就好麻煩。
數量方面，應該按送貨單上面嘅單位去點。送貨單寫箱數，就點箱數；寫件數，就點件數；一箱入面有幾多件，開箱嗰陣都要點清楚。單位唔同，點法就唔同，唔好將箱數當成件數，或者將件數當成箱數。單位一亂，之後嘅紀錄同埋上架安排都會跟住亂。
點貨期間發現數量或者品項有出入，應該即刻停一停，將有出入嗰個品項分開記低，唔好繼續若無其事咁點埋落去。記低嘅內容要包括送貨單寫咗幾多、實際點到幾多、邊個品項出事。有出入嘅品項留到異常處理嗰一步先再決定點算，點貨階段嘅工作係將事實記清楚，唔係即場估一個解釋。
五、檢查貨品狀態：外觀、包裝同印上嘅資料都要睇
點完數量之後，下一步係檢查貨品狀態。外觀方面，要睇貨品本身有冇破損、變形、污漬、漏液，包裝有冇穿窿、壓爛、封口鬆開。呢啲問題唔一定要開晒所有包裝先睇到，抽查嗰陣應該揀唔同位置嘅貨去睇，唔好只睇最面嗰層。
包裝上面印住嘅資料都要睇。生產日期、有效日期、批號、保存方法，呢啲資料同貨品之後可唔可以正常出售有關。有效日期將近到期嘅貨，門市要諗清楚接收之後係咪趕得切出售，唔好淨係睇數量啱就簽收。日期資料睇唔清楚、印得模糊嘅貨，都應該記低，等負責同事決定點處理。
需要特別保存條件嘅貨，檢查嗰陣要更加留意。例如需要冷藏或者避免日曬嘅貨，送貨途中嘅保存狀態會影響貨品之後嘅質素。門市接收嗰陣應該睇清楚包裝上面嘅保存指示，同時留意貨品送到嗰陣嘅狀態係咪符合指示。狀態有可疑嘅貨，唔好直接上架，應該先分開存放，等負責同事判斷。
檢查結果要同點貨結果分開記。數量啱唔代表狀態冇問題，狀態冇問題亦唔代表數量啱。兩樣分開記，之後要搵返邊個品項數量有問題、邊個品項狀態有問題，先唔會撈埋一齊，搞到最後連邊樣出事都講唔清。
六、數量異常點分流：少貨、多貨、錯貨各有做法
數量異常最常見有三種：少貨、多貨同錯貨。三種嘅處理方向唔同，唔好用同一個方法去應付。少貨即係送貨單寫咗嘅數量，實際點到少咗；多貨即係實際多過送貨單上面寫嘅數量；錯貨即係送嚟嘅品項同訂貨資料唔啱。三種情況都要先記低事實，再按情況分流。
少貨嗰陣，門市應該將實際點到嘅數量寫清楚，同時保留送貨單上面原本寫嘅數量，兩邊一齊留底，唔好直接改送貨單上面嘅數字。少咗嘅部分應該記入異常清單，等負責同事之後同供應商對清楚。簽收嗰陣亦要寫明實際收到幾多，唔好簽一個同實際唔符嘅數量。
多貨嗰陣，門市唔好當成賺咗就直接收埋。多出嚟嘅貨應該分開存放，唔好同正常收貨撈埋一齊，同時記低多咗邊個品項、多咗幾多。之後由負責同事同供應商確認，多出嚟嘅貨係送錯、定係供應商另有安排。未確認之前，多出嚟嘅貨唔好上架出售。
錯貨嗰陣，送錯嚟嘅貨應該成箱分開存放，包裝盡量保持原狀，唔好拆散或者同其他貨撈埋。錯貨嘅品項、數量、包裝狀態都要記低，同時通知負責同事。錯貨唔係門市訂嘅貨，處理之前要等供應商回覆，門市唔好自行決定點處置。
七、品質異常點分流：分開存放、標示清楚、留低證據
品質異常同數量異常嘅分流原則相似，但處理上要更加小心，因為有問題嘅貨一旦上架，就可能去到顧客手上。破損、變形、漏液、包裝穿窿、有效日期有問題嘅貨，發現嗰陣應該即刻分開存放，唔好放返去正常貨品嗰堆。分開存放嘅位置要同正常貨品有明顯區分，唔好只係靠口頭提醒。
分開存放之後，仲要為有問題嘅貨做一個清楚嘅標示。標示上面應該寫明邊個品項、邊批貨、發現咗咩問題、邊日發現。標示寫得清楚，之後邊個同事行過都知呢堆貨暫時唔可以出售，唔會因為交接唔清楚而誤將有問題嘅貨上架。
證據方面，門市應該為有問題嘅貨留低紀錄。影低貨品同包裝嘅狀況、記低送貨單編號同埋品項資料，呢啲紀錄之後同供應商溝通嗰陣會好有用。紀錄要喺發現當刻就做，唔好等幾日之後先憑記憶補寫。記憶會走樣，影低同寫低嘅紀錄先講得清。
品質有問題嘅貨，門市唔好自行決定銷毀或者減價出售。未有供應商回覆之前，貨品應該繼續分開存放，保持原狀。負責同事之後會按供應商嘅回覆再決定下一步，門市喺到店當刻嘅工作，係將貨分開、標示清楚、留低證據，唔係即場將問題解決晒。
八、簽收點寫先企得穩：簽名之外，異常都要寫埋落單
簽收唔係簽個名就算，而係確認今次送貨嘅事實。簽收之前，接收同事應該再睇一次送貨單上面嘅內容：供應商名稱、送貨日期、品項、數量，全部都同實際點貨結果對過一次先好簽。簽收之後，送貨單就會成為雙方都認可嘅紀錄，簽之前睇清楚，簽之後先唔會後悔。
有異常嘅送貨，簽收嗰陣更加要寫清楚。少貨、多貨、錯貨、品質有問題，邊個品項出事、出事嘅數量或者狀況，應該直接寫喺送貨單上面，唔好只係口頭同送貨員講。口頭講完，送貨員走咗之後就冇憑據；寫埋落單，雙方都有一個共同嘅紀錄。
簽收嗰陣有幾樣嘢唔好做。唔好簽空白嘅送貨單，唔好喺未點貨之前就簽收，唔好喺有異常嘅情況下簽一個表示全部無誤嘅字眼。簽名應該由負責接收嘅同事簽，簽名旁邊仲要寫明簽收日期同時間，等之後要查返嗰陣，知道邊個幾時簽收。
簽完之後，門市嗰聯送貨單要即刻收好，唔好留喺送貨員手上或者隨手放喺枱面。送貨員嗰聯由送貨員帶走，門市嗰聯就係門市之後對數同跟進嘅憑據。兩聯嘅內容應該一致，門市嗰聯上面寫咗嘅異常，送貨員嗰聯都應該有同樣嘅寫法，雙方紀錄一致先唔會之後各執一詞。
九、簽收之後嘅紀錄同交接：跟進清單要交到負責同事手上
簽收完成唔代表接收工作完結，之後仲有紀錄同交接要做。送貨單應該按日期同供應商歸檔，異常清單應該另外整理一份，上面列明邊次送貨、邊個品項、咩問題、已經通知邊個、等緊邊個回覆。歸檔做得好，之後要搵返某次送貨嘅紀錄，先唔使成疊單逐張揭。
交接方面，接收同事應該將異常清單交畀負責跟進嘅同事，並且講清楚邊啲貨分開存放喺邊度、標示寫咗啲咩。交接唔好只靠口頭，應該有一個書面或者系統上面嘅紀錄，等負責同事就算當日唔喺店，都可以按清單跟進。交接清楚，異常先唔會因為換班而無人理。
紀錄同收銀紀錄要分開理解。收銀系統嘅工作係記低交易嘅付款方法、分類同對數，實際收款由各自獨立嘅收款裝置處理，唔係收銀系統本身直接收錢。送貨紀錄講嘅係貨入店嘅事實，收銀紀錄講嘅係交易嘅付款同對數，兩套紀錄各有用途，唔好撈埋一齊當成同一份紀錄。POSKing「POS 系統＋收銀鏡頭套裝」HK$4,950 一次性買斷免月費，免月費年費（來源：根據本系列既定實價，查閱日期：2026-10-21）。其他產品價格未確認，需報價。
門市如果想將到店接收做得更穩定，可以由今次送貨開始，逐次按呢篇嘅次序做一次：準備、認單、逐項對、檢查狀態、異常分流、簽收寫明、紀錄交接。做熟之後，接收流程就會變成習慣，唔使每次都由頭諗起。如有查詢，歡迎聯絡 POSKing 團隊。電話／WhatsApp：+852 2186 8010；地址：新界沙田石門安麗街18號達利廣場1209室；營業時間：每日 12:00–19:00。
到店當刻做齊幾樣嘢就夠穩：逐項對單唔好只點箱數，檢查外觀同印上嘅資料先決定收唔收得，有異常即刻分開存放、標示清楚、寫明喺送貨單上面同留低紀錄，唔好憑口頭講就算。
