門市貨架補貨與缺貨管理實務

一、貨架補貨管理係咩：由貨架出發

貨架補貨管理講的係貨架上的貨因為賣出而減少之後，門市點樣觸發補貨、點樣排優先次序、點樣由後場或者倉存位置將貨補上貨架，以及點樣記低成個過程。補貨的起點係貨架存量變化，終點係貨架回復到門市自訂的存量水平，唔係供應商送貨到店嗰一刻。

缺貨對門市的影響好直接：客人想要的貨買唔到，可能即時離開，亦可能對門市的備貨能力留下印象。補貨做得有系統，可以減少貨架出現空缺的時間，令門市運作更加穩定。呢啲判斷屬於商戶自訂實務建議，唔係法例要求。

本文會嚴格區分三類內容：法例要求，即法律本身規定的事項；官方指引，即政府部門、監管機構、公營機構出版物寫明的指引；商戶自訂實務建議，即門市可以自行訂立的內部做法。補貨管理入面，絕大部分觸發點同優先次序都屬於商戶自訂，只有缺貨時涉及的商品說明同收錢界線屬於法例要求，讀者要分清楚邊句係法例，邊句係建議，唔好將建議當成法例要求。

全文目標好簡單：觸發點清晰、優先次序有依據、缺貨溝通講真話、紀錄齊全。做到呢幾點，門市補貨就會有條理，客人亦唔使因為缺貨而摸唔着頭腦。

二、補貨觸發點：由自家數據定，唔好抄通用數字當標準

補貨觸發點即係存量跌到邊個水平，就要開始補貨程序。觸發點唔係由法例訂明，亦唔係由供應商統一規定，而係由商戶按自家銷量、供應商送貨安排同門市實際情況自行設定。目前未見任何香港法例或者官方標準訂明貨架補貨的觸發數量，所以本節全部觸發點安排都屬於商戶自訂實務建議。

設定觸發點要睇以下參數：每日平均用量，即門市按自家銷售紀錄計算出來的平均每日賣出數量；補貨期，即由落單到供應商送貨到店所需的日數；安全存量，即為應付需求波動或者供應商延誤而預留的緩衝存量。以上參數全部由商戶按自家數據定，唔好將任何通用例子中的數字當成標準。

每日平均用量要按門市自己的銷售紀錄嚟計，唔好憑感覺估。銷量有季節變化、推廣期同平日之分，商戶可以按近期銷售紀錄嚟檢視平均用量，再按實際情況調整觸發點。平均用量定得太低，容易成日缺貨；定得太高，貨架同後場又會積壓過多存貨。點樣平衡，屬於商戶自行決定。

補貨期要按供應商的實際送貨安排嚟計。唔同供應商的送貨日數唔同，同一供應商喺唔同時期亦可能有變化。商戶訂立觸發點時，要用自家供應商的實際補貨期，唔好用其他門市的補貨期直接套用。補貨期越長，觸發點就要定得越早，先至有足夠時間等貨到。

安全存量係緩衝，唔係目標存量。安全存量的作用係當需求突然增加，或者供應商送貨延誤，門市仍然有少量存貨可以應付。安全存量定幾多，要睇貨品銷量波動大唔大、供應商準時程度同貨品有無替代安排，全部屬於商戶自訂，唔係法例數字。

三、再訂購點公式點用：通用管理公式，唔係香港法例

再訂購點公式係通用零售補貨管理入面常用的計算方法，唔係香港法例，唔係官方強制標準。商戶可按自家銷量同供應商送貨期自行設定，唔好寫成香港規定補貨點係某個數字。公式本身好簡單：再訂購點等於每日平均用量乘以補貨期；再訂購水平等於每日平均用量乘以補貨期日數，再加上安全存量。

根據 Gainsystems《Allocation and Replenishment in Retail: The Complete Guide》（查閱日期：2026-10-19），每日平均賣出 50 對鞋，供應商送貨需 5 日，再訂購點係 250 對，即存量跌到 250 對時就係落補貨單的時機。

根據 AAJ Enterprises《Reorder Level in Inventory Management》（查閱日期：2026-10-19），每日賣出 10 部手機，送貨需 8 日，安全存量係 20 部，再訂購水平係 100 部，即跌到 100 部時要訂貨。

以上兩個例子都係來源文件本身的例子，唔係香港門市標準，商戶唔好直接抄數字。正確用法係將自家每日平均用量、自家補貨期同自家安全存量代入公式，計出屬於自己門市的觸發點，再按實際銷售同供應情況定期檢視。公式計出來的結果係提醒商戶落單的時機，唔係保證唔會缺貨，因為銷量同送貨期隨時會變。

根據 Pearson 樣章《Safety Stock Planning for a Hong Kong Fashion Retailer》（查閱日期：2026-10-19），學術案例提及有香港時裝零售商的營運理念係盡量避免缺貨，做法包括賣出一件就盡快補一件，以及全年保持展示空間填滿。該案例數字經修改同縮放，唔可以當香港事實引用，本文只作理念例證，唔引用案例中的任何具體數字。

使用公式時有一個要點：補貨觸發點要同時睇貨架存量同後場存量，唔好只睇貨架。貨架空咗但後場仲有貨，屬於上架安排問題；貨架同後場都跌到觸發點，先至係要向供應商落單的時機。分清楚上架同落單，可以避免重複訂貨。

四、最低存量同安全存量要分清楚

最低存量同安全存量經常被人混淆，但係兩個唔同概念。最低存量係商戶計劃持有以維持運作的最低數量，跌到呢個水平就觸發補貨。安全存量係為應付市場超額需求或者供應商延誤而維持的緩衝存量，屬於再訂購水平計算入面的一部分。兩者都係商戶自訂，唔係法例數字。

舉例嚟講，最低存量回答的問題係跌到幾多就要行動；安全存量回答的問題係為咗應付突發情況，要額外預留幾多。門市可以將安全存量理解為觸發點入面的緩衝部分，而最低存量就係門市唔想跌穿的底線。兩個概念配合使用，先至可以令觸發點既唔會太遲，亦唔會因為少少波動就成日觸發。

設定呢兩個存量時，商戶可以考慮銷量波動、供應商準時程度、貨品保存期限、貨架同後場空間，以及有無替代貨品可以頂替。銷量波動大、供應商送貨唔穩定，緩衝就要預留多啲；銷量穩定、供應準時，緩衝可以定得保守啲。點樣取捨，屬於商戶自行決定，唔好將其他門市的存量水平當成自己門市的標準。

存量設定唔係定一次就唔使理。銷量變化、供應商更換、季節轉換，都可能令原本的觸發點變得唔合用。門市應該定期檢視補貨觸發點同實際缺貨情況，對照之後再調整。檢視本身屬於商戶自訂實務建議，法例並無訂明檢視頻率。

五、補貨優先次序：無香港法例訂明排序，商戶自訂

目前未見任何香港法例或者官方標準訂明貨架補貨的優先次序，例如邊類貨先補、邊類貨後補。所以本節的優先次序屬於商戶自訂實務框架，門市可按自家情況調整，唔好寫成官方排序，亦唔好寫成法例要求。

一個穩陣的實務框架係：先補已缺貨或者即將缺貨而且有顧客等緊的貨，因為呢類貨直接影響客人即時購買；再補銷量高或者周轉快的貨，因為呢類貨賣得快，遲補好快又會缺；再補展示位有空缺、影響門面的貨，因為貨架空缺會令門市睇落去備貨不足；最後補銷量低或者有足夠存量的貨，因為呢類貨短期內缺貨風險較低。

優先次序要配合人手同時間嚟執行。開店繁忙時間，職員未必有時間一次過補晒所有貨，門市可以按優先次序分批補，先處理影響客人最大的部分，之後再補其餘部分。分批補貨時，要記低邊啲已經補好、邊啲仲未補，避免重複或者漏補。

優先次序亦要配合門市當日的實際情況靈活調整。例如有顧客即場查詢某款貨，職員可以先處理該款貨的補貨或者查詢，唔好死守既定次序而令客人等。框架係幫門市做決定，唔係綁死門市的硬性規定，調整本身屬於商戶自行決定。

六、缺貨應對的法律紅線：唔好做餌誘式廣告、先誘後轉、不當地接受付款

根據香港海關《Trade Descriptions Ordinance》小冊子（查閱日期：2026-10-19），《商品說明條例》第 13G 條所指的餌誘式廣告，係商戶以指定價格宣傳貨品供供應，若無合理理由相信能夠以該價格供應，或未能以該價格在合理期間及合理數量供應，即屬餌誘式廣告；但若廣告清楚講明以該價格供應的期間或數量，而商戶又按所述方式供應，則唔屬餌誘式廣告。

根據同一海關小冊子（查閱日期：2026-10-19），第 13H 條所指的先誘後轉，係商戶邀請消費者以指定價格購買貨品後，若懷有推廣另一貨品的意圖而拒絕展示或示範該貨品、拒絕接受訂單或在合理時間內交付，或展示有缺陷的樣本，即屬先誘後轉；要證明意圖。

根據同一海關小冊子（查閱日期：2026-10-19），第 13I 條所指的不當地接受付款，係商戶在接受付款時，若意圖唔供應有關產品、意圖供應有重大差別的產品，或無合理理由相信能夠在商戶指明的期間內（或若無指明期間，則在合理期間內）供應，即屬不當地接受付款。

根據香港海關《Trade Descriptions Ordinance》小冊子（查閱日期：2026-10-19），第 13E 條所指的誤導性遺漏，包括遺漏、隱藏，或以不清晰、難明、含糊或不適時的方式提供重要資料。缺貨時唔講明缺貨、唔講明供應安排，都有可能構成誤導性遺漏，門市要小心處理。

根據商務及經濟發展局立法會答問（查閱日期：2026-10-19），違反《商品說明條例》相關條文，最高可判罰款 HK$500,000 及監禁 5 年；海關為主要執法機關。

以上條文編號及內容取自海關、消委會及立法會來源文件本身，e-Legislation 核對暫緩，本文未有自行擴充條文內容。如需法律意見，應諮詢專業人士。

根據消費者委員會《The 4th Offence: Bait Advertising》（查閱日期：2026-10-19），消委會舉例指旅行社櫥窗廣告以 HK$999 推廣北海道特價機票吸引途人，但開店後 5 分鐘已售罄，實際只得 1 張飛供供應，未能以指定價格在合理期間及合理數量供應，可能已觸犯餌誘式廣告。呢個例子只係消委會例子，唔好當一般門市標準。

七、缺貨時點同顧客講：講真話、講預訂、講清楚替代品

缺貨時第一個原則係講真話：講明暫時缺貨，唔好用有貨做招徠，實際得極少量或者好快賣晒又無講明數量同期間。講真話唔單止係誠信問題，亦係守住法律紅線的基本要求。客人知道真實情況，先至可以自己決定等、預訂定係睇替代品。

如果門市有確實的到貨資料，可以講畀客人知預計到貨安排；如果無確實資料，唔好估一個到貨時間嚟應付客人。估出來的時間一旦做唔到，客人會覺得被誤導，門市亦要再解釋一次。無資料就講明無確實到貨時間，等客人按真實情況決定。

根據消費者委員會《The 6th Offence: Wrongly Accepting Payment》（查閱日期：2026-10-19），涉及日後先交付的貨品，收據要清楚寫明交付日期；消費者應避免一次過付全數。門市做預訂時，收據要寫明交付日期或者期間，唔好寫含糊承諾。收訂金或者全數之前，要確認有合理理由相信能夠按承諾供應，唔好明知供應唔到或者無合理理由相信供應到，仲收錢。

提供替代品時，要講清楚替代品同原貨的不同，包括型號、規格、價格等方面，由顧客自己決定，唔好硬推。唔好將缺貨做藉口，硬推另一款更貴的貨，亦唔好講替代品等於原貨，或者替代品一定啱用。替代品的說法要以事實為準，唔好誇大替代品的功能或者隱瞞差別。

具體點同客人講、講幾耐、用咩字眼，屬於商戶自訂，法例並無訂明缺貨話術。門市可以按自家服務風格訂立溝通原則，但原則必須守住講真話、唔誤導、唔不當收錢呢條界線。溝通做得好，缺貨都可以變成一次令客人信任門市的機會；溝通做得差，缺貨好容易演變成投訴。

八、價格描述要真實：唔好用劃線價誤導

根據香港海關《TDO Case Booklet》（查閱日期：2026-10-19），就貨品而言，「商品說明」包括價格、價格點計算、有無價格優惠或折扣等方面的顯示；第 7 條禁止對貨品應用虛假商品說明、供應或要約供應附有虛假商品說明的貨品。

根據消費者委員會《Is the Strike-through Price the Original Price?》（查閱日期：2026-10-19），作價格比較時，商戶應清楚顯示「劃線價」的定義；若「劃線價」指「原價」，零售商須以該劃線價售賣一段合理期間，但合理期間的長度在《商品說明條例》執法指引並無訂明。

補貨或者缺貨期間，唔好用原價或者劃線價誤導客人。例如唔好將從未以該價格售賣過的價格寫成原價，亦唔好用含糊的價格比較嚟營造減價假象。若做價格比較，要講清比較緊咩價，等客人可以按真實資料判斷。價格描述做得唔真實，同樣可能觸犯商品說明相關規定。

價格描述要以實際收費為準，唔好出現標價同收費唔同的情況。

九、補貨紀錄要記咩：記低先至對到數、追得到

補貨紀錄要寫明日期、貨品、數量、供應商、經手人、到貨同上架情況，方便日後對數及追蹤。紀錄唔單止係為咗今次補貨，而係為咗日後睇返邊次補貨出問題、邊款貨成日缺貨、邊個供應商送貨最準時。紀錄記得齊，門市先至可以按數據調整觸發點同優先次序。

紀錄要準確，只記事實，唔好加入估計或者未確認的資料。到貨情況要寫明實際到貨同上架情況，唔好只寫已訂貨就當已到貨。經手人要寫明邊個負責補貨，方便日後跟進。紀錄完成之後，要按門市程序存放，方便負責人隨時查閱。

根據次級來源 ByCPA 及 3E Accounting 所述（查閱日期：2026-10-19），《稅務條例》第 51C 條要求在香港經營行業、專業或業務的每個人，須保存足夠的業務紀錄，記錄收支詳情，以令應評稅利潤可被確定；須保存至少 7 年；不遵從可被罰款 HK$100,000。

以上保存期內容來自次級來源，未搵到稅務局原頁，未經 e-Legislation 核對，商戶應向專業人士或者稅務局核實，唔好將補貨紀錄必須保存某年期寫成已核實法例原文。次級來源列明的業務紀錄包括：記錄收付款、收入及開支的簿冊；憑證、銀行結單、發票、帳單、收據等原始文件；記錄資產及負債的簿冊；記錄每日現金收款及現金開支的簿冊；如業務涉及買賣貨品，已購及已售貨品的紀錄，以及會計期開始及終結時的營業存貨紀錄及盤點詳情。

補貨紀錄同對數的關係要講清楚：POS 只負責付款方式記錄、分類及對數；實際收款經八達通機、KPay、YedPay 等獨立渠道。補貨紀錄本身係存貨紀錄，唔係收款紀錄，兩者唔好混為一談。門市對數時，要將補貨紀錄同銷售紀錄分開處理，唔好用補貨數量直接當成銷售數量。

十、補貨同收貨、陳列、標籤點分：各做各，唔好越界

補貨在本篇指貨架上的貨賣少咗，點樣觸發、點樣排優先、點樣由後場補上貨架、點樣記低。收貨驗收、貨架陳列安全同貨品標籤管理係三個唔同範疇，本篇只用交叉引用提及，唔展開。

收貨驗收詳見本系列《送貨到門口先係開始：收貨驗收、短缺錯貨留證、退貨對數全流程》（post-95），本篇唔展開該篇內容。

貨架陳列安全詳見本系列《店內貨架陳列安全：負重、高處重物同倒塌預防實務》（post-268），本篇唔展開該篇內容。

貨品標籤管理詳見本系列《商戶門市貨品標籤管理：標籤內容、標價一致、更新流程同法例實務》（post-345），本篇唔展開該篇內容。

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