商戶店內顧客自助掃描機管理：收費、耗材、故障、私隱同版權實務指南
一、掃描機同影印機／打印機的根本分別：輸入係紙本正本，輸出係數碼檔案
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（本篇歸納）掃描機輸入係紙本正本，輸出係數碼檔案；無紙張輸出、無打印隊列、無未領取打印品。影印機輸入係紙本正本，輸出係紙本複本；打印機輸入係數碼檔案，輸出係紙本。掃描機的私隱風險集中在三處：掃描檔案殘留、USB／電郵傳輸、掃描後正本遺留。
香港科技大學圖書館《Get Started：Print, Scan, Copy》（查閱日期：2026-10-18）載有，掃描在全部公共影印機提供，桌面掃描機亦在資訊共享空間提供。香港大學醫學院圖書館《Facilities》（搜尋摘要核實，查閱日期：2026-10-18）載有，文件用彩色掃描機（A4尺寸）設於科技區工作站；uPrint影印機20號容許將文件（最大A3）直接掃描到電郵帳戶。（本篇歸納）掃描尺寸上限視乎設備，桌面掃描機同複合機掃描的上限並不相同。
《商戶店內顧客自助影印機管理：擺放、收費、卡紙、耗材、私隱同版權實務指南》一文講述影印機的擺放、收費、卡紙、耗材、遺留文件私隱、硬碟資料保留同版權責任邊界。《商戶店內顧客自助打印機管理：打印隊列、未領取打印品、檔案傳輸、收費同私隱實務指南》一文講述打印機的打印隊列、未領取打印品、檔案傳輸、收費同私隱安排。（本篇歸納）本篇集中講掃描機專題，同上述兩篇分工不同。
二、收費：掃描收費由商戶自訂，使用前明碼標示
香港科技大學圖書館《Get Started：Print, Scan, Copy》（查閱日期：2026-10-18）載有，該館的掃描在全部公共影印機提供，費用為免費。
（本篇歸納）科大圖書館的免費掃描屬於該館安排，商戶自訂收費時不應聲稱存在某個法定掃描收費。按實務建議，掃描收費如有，應在顧客使用前以書面明碼標示收費、計費方式、是否包傳送、付款方式及故障時如何處理。
香港公共圖書館《Fees and Charges》（查閱日期：2026-10-18）載有，收費表列明自助影印、縮微膠片打印及電腦打印的收費；在查閱範圍內，未見掃描收費行。
（本篇歸納）香港公共圖書館A4彩色影印3元除以A4黑白影印0.5元等於6，即彩色為黑白的6倍；電腦打印A4黑白1.3元除以自助影印A4黑白0.5元等於2.6，即電腦打印為影印的2.6倍。上述算式只說明影印同打印屬於不同服務，收費表不可互換引用，掃描收費須另行標示。
三、耗材同清潔：無碳粉，無墨水，耗材係滾軸、玻璃同清潔用品
Epson《How should I clean the inside of my product？》（查閱日期：2026-10-18）載有，灰塵會在玻璃掃描面堆積，引致掃描影像出現斑點或線條；每掃描5,000次清潔一次產品內部；最新掃描次數可用Epson Scan 2 Utility查看。（本篇歸納）掃描機耗材係滾軸、玻璃同清潔用品，並非碳粉或墨水。
Epson同上清潔指引（查閱日期：2026-10-18）載有，不應用硬刷、酒精或油漆稀釋劑清潔產品，否則可能損壞產品；不應在產品內使用油或潤滑劑，亦不應令水進入產品內；不應打開產品外殼；清潔玻璃時，不應將玻璃清潔劑直接噴到掃描表面；不應對玻璃施加太大力度；棉花棒上不應用液體或玻璃清潔劑。Epson同上清潔指引（查閱日期：2026-10-18）載有，只可以用原廠Epson清潔套裝或柔軟濕布清潔滾軸，用乾布可能損壞滾軸表面；取出拾取滾軸時不應用力，否則可能損壞產品內部；滾軸未能正確安裝時，滾軸蓋無法關上。
Canon《How to clean the scanning glass, rollers, and pad》（查閱日期：2026-10-18）載有，如掃描影像出現條紋或文件變髒，可能係時候清潔掃描玻璃及滾軸；掃描玻璃上的刮痕可引致斑點、條紋或送紙錯誤，如發現刮痕，請聯絡當地授權Canon經銷商或服務代表更換玻璃；切勿將水或溫和清潔劑直接噴到掃描玻璃上，液體可能滲入玻璃下並損壞光源及鏡頭；用微濕、徹底擰乾的布擦拭滾軸；擦拭墊時不應太大力，以免損壞；清潔後仍頻繁卡紙或雙張送紙，可能係時候更換滾軸。
ScanSnap《Replacing Consumables for iX1600 / iX1500 / iX1400》（查閱日期：2026-10-18）載有，滾軸組包括制動滾軸及拾取滾軸；建議更換週期為每掃描200,000張，或每使用一年，兩者任一達到建議更換週期即更換。ScanSnap同上更換耗材指引（查閱日期：2026-10-18）載有，更換耗材前必須關掉ScanSnap並拔掉電源線，否則可能引致火警或觸電；不應將制動滾軸及拾取滾軸等內部零件放在小童可觸及的地方；ScanSnap底部在使用時可能變熱，但不影響操作亦不會造成身體傷害；更換後須重設滾軸組計數器，數值設為0。（本篇歸納）200,000除以5,000等於40，即ScanSnap滾軸組更換週期為Epson內部清潔週期的40倍；兩者屬於不同品牌、不同機型的週期，不應混為同一個週期。純屬舉例：如每日掃描100張，200,000除以100等於2,000日，2,000除以365約等於5.48，即約5.48年，此時一年期限會先達到，須按一年更換；如每日掃描1,000張，200,000除以1,000等於200日，此時張數會先達到，須按張數更換。例子純屬舉例，不代表任何真實店舖或真實個案。
四、故障：卡紙、條紋、歪斜、檔案過大、邊緣裁切
Epson《Paper Jams in the Automatic Document Feeder》（查閱日期：2026-10-18）載有，不應在未打開蓋的情況下移除卡在ADF內的紙張，否則可能損壞ADF；不應將ADF裝載超過其紙張尺寸的容量；確保裝載的正本無彎曲、摺疊或捲曲，亦無膠紙、釘書釘或其他可能阻塞送紙器的物料。（本篇歸納）掃描卡紙卡住的係顧客正本，處理時必須避免撕爛或損壞正本；職員不應硬扯卡紙。
Epson《Scanned Image Quality Problems》（搜尋摘要核實，查閱日期：2026-10-18）載有，影像歪斜或模糊時，檢查正本是否皺起或翹曲、掃描期間有否移動正本或產品、掃描玻璃及ADF是否清潔、正本上有否塵垢、是否用太大力按壓文件蓋或正本、產品是否放在平坦穩固的表面。Epson《Quality Problems》（搜尋摘要核實，查閱日期：2026-10-18）載有，直線歪斜時，確保文件在文件台上完全放正，將垂直及水平線對齊文件台頂部及側邊的刻度；文件邊緣最多1.5毫米範圍唔會被掃描；文件應遠離文件台邊緣擺放。
Canon清潔指引（查閱日期：2026-10-18）載有，掃描影像出現條紋，玻璃或滾軸可能需要清潔；玻璃刮痕可引致斑點、條紋或送紙錯誤。（本篇歸納）條紋、斑點、送紙錯誤三者可能同源於玻璃污垢或刮痕，職員應先清潔再判斷是否需要維修或更換玻璃。
Canon《Sending Scanned Data to an E-mail Address》（搜尋摘要核實，查閱日期：2026-10-18）載有，按下傳送後，附有掃描影像的電郵會傳送到顧客在登記時提供的電郵地址；如掃描影像超過20 MB，不可以附加到電郵，屆時會經電郵傳送附有下載連結的錯誤訊息。（本篇歸納）20 MB屬於該Canon例子的上限，並非全部掃描機的通用上限；檔案過大屬於掃描特有的情況，顧客須改用USB或其他方式。按實務建議，檔案過大時職員可建議顧客降低解像度或拆分檔案，並在機身張貼電郵傳送有檔案大小上限的提示。
五、私隱：掃描檔案殘留、USB／電郵傳輸、掃描後正本遺留
Konica Minolta《FAQ Scan》（查閱日期：2026-10-18）載有，可以為掃描資料設定密碼，當檔案類型為PDF並結合頁面設定為合併或分割時；掃描目的地包括Scan to HDD。Canon《Saving Scanned Data on the Memory Card / USB Flash Drive》（搜尋摘要核實，查閱日期：2026-10-18）載有，可用操作面板將掃描資料儲存到記憶卡或USB手指；掃描進行中、儲存掃描資料前，不應移除記憶卡或USB手指；不可以同時使用記憶卡及USB手指；建議定期將掃描資料備份到其他媒體。Canon《Sending Scanned Data to an E-mail Address》（搜尋摘要核實，查閱日期：2026-10-18）載有，附有掃描影像的電郵會傳送到登記的電郵地址；超大檔案會改為下載連結。（本篇歸納）部分機型提供掃描到機器硬碟及加密PDF密碼功能；掃描檔案可能殘留喺機器硬碟，直到被刪除或覆寫；是否儲存全部掃描影像、關機是否清除硬碟資料，視乎機型及設定。
個人資料私隱條例第486章附表1第2原則及第26條（查閱日期：2026-10-18）載有，DPP2(2)規定，須採取所有切實可行的步驟，以確保個人資料的保存時間不超過將其保存以貫徹該資料被使用於或會被使用於的目的（包括任何直接有關的目的）所需的時間；第26(1)條規定，凡個人資料已不再為該等目的而屬有需要，資料使用者須採取所有切實可行的步驟刪除該資料，除非刪除被法律禁止或不刪除符合公眾利益。個人資料私隱條例第486章附表1第4原則（查閱日期：2026-10-18）載有，DPP4規定，須採取所有切實可行的步驟，保障個人資料免受未獲准許或意外的查閱、處理、刪除、喪失或使用。個人資料私隱條例第486章附表1第1原則及第3原則（查閱日期：2026-10-18）載有，DPP1規定，收集須為合法目的、必需或直接有關、足夠但不超乎適度，以合法及公平方法收集；DPP3規定，如無訂明同意，個人資料不得用於新目的，新目的指收集時擬用目的以外的任何目的，或與該目的直接有關的目的以外的任何目的。
個人資料私隱條例第486章第19條及附表1第6原則（查閱日期：2026-10-18）載有，第19(1)條規定，資料使用者須在收到查閱資料要求後的40個曆日內依從該項要求；第19(2)條規定，如不能在期間內依從，須在該期間屆滿前以書面通知告知提出要求者不能依從及理由，並在他能依從的範圍內依從，以及在期間屆滿後，在切實可行的範圍內盡快依從；DPP6規定，資料當事人有權：(a)確定資料使用者是否持有他屬其資料當事人的個人資料；(b)要求在合理時間內、在支付並非超乎適度的費用下、以合理方式、採用清楚易明的形式查閱個人資料；(c)在(b)段所提述的要求被拒絕時獲提供理由；(d)反對(c)段所提述的拒絕；(e)要求改正個人資料；(f)在(e)段所提述的要求被拒絕時獲提供理由；(g)反對(f)段所提述的拒絕。
按實務建議，掃描區應避免屏幕向外展示掃描內容，掃描完成後提醒顧客即時取回正本及USB；職員發現遺留正本應按已公布程序保管及記錄，不公開傳閱；職員不應開啟、複製或傳閱顧客的掃描檔案；顧客應核對電郵地址，不應傳送身份證、銀行資料等高度敏感文件。純屬舉例：顧客掃描一份載有個人資料的文件後將正本遺留在掃描機旁，職員發現後按店內已公布程序保管及記錄，例子純屬舉例，不代表任何真實顧客或真實個案。
六、版權：掃描即複製，公平處理須符合訂明目的同四項因素
社區法網《Are there any permitted acts？》（查閱日期：2026-10-18）載有，版權條例第37至88條列出若干允許的作為，不構成版權侵犯；界定允許的作為的條文普遍詳細及針對細微事項，須仔細閱讀有關條文及留意須符合哪些條件先至不會被視為侵權。社區法網同上（查閱日期：2026-10-18）載有，公平處理涉及兩個要素：有關處理必須要公平；處理版權作品的用途局限於特定目的，包括研究或私人研習（第38條）、批評、評論、引用及報道和評論時事但須附有足夠的確認聲明（第39條）、戲仿、諷刺、營造滑稽及模仿（第39A條）、教學（第41A條）或公共行政（第54A條）；為其他目的而作出的行為，包括為私人使用或慈善目的而進行的行為，都不算是公平處理。
社區法網同上（查閱日期：2026-10-18）載有，決定處理是否公平時，法庭會考慮四項因素：處理的目的和性質；作品的性質；就該作品的整項而言，所處理的部分所佔的數量及實質程度；該項處理如何影響該作品的潛在市場價值或價值；最基本的考慮因素係，有關處理不應該與版權擁有人正常利用作品時有所衝突，亦不應該不合理地損害版權擁有人的合法利益（第37(3)條）。社區法網同上（查閱日期：2026-10-18）載有，一般而言，如處理涉及複製作品中為其中一個訂明目的而必需的部分，而並非代替購買作品的複本，則較可能獲允許為公平處理；反之，如處理並非為任何訂明目的，或涉及複製作品的過多部分，或實質上代替購買作品的複本，則較不可能被視為公平處理。
社區法網《報告中引用網上資料是否侵犯版權？》（查閱日期：2026-10-18）載有，將作品張貼在互聯網上，只可視為版權擁有人容許公眾觀看或聆聽作品，並不代表版權擁有人已授權公眾複製作品，除根據版權條例第65條獲准的為觀看或聆聽作品而在技術上需要的短暫及附帶複製外。香港科技大學圖書館《Get Started：Print, Scan, Copy》（查閱日期：2026-10-18）載有，合理影印的一般經驗法則為少於全書10%或期刊1篇文章。（本篇歸納）10%屬於科大圖書館的一般經驗法則，並非法例規定的數量上限；掃描整本書以代替購買，較不可能被視為公平處理。
（本篇歸納）掃描書本、文件、相片成數碼檔案，屬於複製行為；操作掃描機的人自行承擔版權責任。按實務建議，商戶在機身張貼版權提示及提醒顧客自行負責，但張貼提示並不等同自動免除一切法律責任。純屬舉例：顧客掃描一本書的全部內容以代替購買，是否屬於公平處理視乎訂明目的及四項因素，例子純屬舉例，不代表任何真實顧客或真實個案。
七、擺放、衞生、收銀同記錄
消防處《不要阻塞逃生途徑》（搜尋摘要核實，查閱日期：2026-10-18）載有，不要阻塞任何逃生途徑或鎖上任何出口；如需在辦公時間以外作出緊急查詢或有關火警危險的投訴，請致電24小時熱線2723 8787與消防通訊中心聯絡。（本篇歸納）掃描機擺放前先排除阻塞火警出口、走廊或樓梯的選項。按實務建議，掃描機擺放時預留足夠操作空間，避免機身緊貼牆身或遮擋通風口，並確保顧客取回正本及USB時有足夠活動位置。
Epson清潔指引及Canon清潔指引（查閱日期：2026-10-18）載有，清潔前關掉電源並拔去插頭或電源線；不應用硬刷、酒精、油漆稀釋劑、揮發性液體；不應將清潔劑直接噴到玻璃或掃描表面。按實務建議，掃描區檯面及玻璃應保持清潔，及時清理遺留紙張；清潔安排按設備供應商手冊處理；商戶自訂檢查表，記低檢查結果。
POSKing HK產品資料（查閱日期：2026-10-18）載有，POS系統＋收銀鏡頭套裝HK$4,950一次性買斷免月費；POS只負責付款方式記錄、分類及對數，實際收款經獨立渠道。按實務建議，掃描收費如有，記錄在收銀系統分開歸類，方便日後對數；掃描機的故障、耗材更換同遺留正本處理，同收銀對數記錄一樣，屬於日常營運記錄的一部分。
按實務建議，掃描機的故障、耗材更換同遺留正本處理，應記低日期、處理人同跟進結果，方便日後翻查。掃描機設備本身的價格，需報價。本篇只供一般營運參考，並非法律意見，具體個案請諮詢專業人士。
自助掃描機管理的核心係三條界線：收費由商戶自訂並在使用前明碼標示，耗材係滾軸、玻璃同清潔用品而並非碳粉或墨水，掃描檔案殘留、USB／電郵傳輸同掃描後正本遺留分開處理，版權責任由操作掃描的人自行承擔。
