商戶店內顧客自助打印機管理：打印隊列、未領取打印品、檔案傳輸、收費同私隱實務指南

一、打印機同影印機的根本分別：輸入係數碼檔案

本篇引述的條文內容來自社區法網、個人資料（私隱）條例來源文件及各機構來源頁面，未直接讀取 e-Legislation 原文，核對條文時請以 e-Legislation 刊載的版本為準。

（本篇歸納）影印機的輸入係紙本正本：顧客將紙本正本放上玻璃板或送紙器，機器複製紙本內容。打印機的輸入係數碼檔案：顧客透過 USB、電郵、手機應用程式、雲端或店內電腦傳送檔案，機器將檔案印出紙本。兩種設備的私隱風險並不相同：影印機風險集中在玻璃板遺留正本；打印機風險集中在打印隊列保留、未領取打印品同檔案傳輸途徑。

香港科技大學圖書館《Copying, Printing and Scanning》（查閱日期：2026-10-18）載有，該館同時提供影印機及打印機，八達通操作打印機的影印及列印收費為單面或雙面同價：A4 黑白每張 0.4 港元、A4 彩色每張 1.2 港元、A3 黑白每張 0.8 港元、A3 彩色每張 2.4 港元。

（本篇歸納）香港科技大學圖書館收費表（查閱日期：2026-10-18）所載的 A4 黑白收費為每張 0.4 港元，0.4 乘以 2 等於 0.8，即 A3 黑白收費為 A4 黑白收費的 2 倍；0.4 乘以 3 等於 1.2，即 A4 彩色收費為 A4 黑白收費的 3 倍；1.2 乘以 2 等於 2.4，即 A3 彩色收費為 A4 彩色收費的 2 倍；2.4 除以 0.4 等於 6，即 A3 彩色收費為 A4 黑白收費的 6 倍。上述收費屬於大學圖書館參考價，並不等同商戶收費。

《商戶店內顧客自助影印機管理：擺放、收費、卡紙、耗材、私隱同版權實務指南》一文講述影印機的擺放、收費、卡紙、耗材、遺留文件私隱、硬碟資料保留同版權責任邊界，店主可一併參考。影印機篇的玻璃板遺留正本問題並不適用於打印機篇，打印機篇處理的是數碼檔案傳送同打印隊列問題。

純屬舉例：顧客以電郵傳送一份 6 頁文件去店內打印機，打印完成後離開時未取走其中 2 頁，職員在出紙盤發現未領取打印品，應按店內已公布程序保管及記錄，例子純屬舉例，不代表任何真實顧客或真實個案。

二、收費明碼標示：影印收費同打印收費分開說明

香港公共圖書館收費表（查閱日期：2026-10-18）載有，自助影印收費為每張 A4 黑白影印 0.5 港元、每張 A3 黑白影印 0.6 港元、每張 A4 彩色影印 3 港元、每張 A3 彩色影印 4.5 港元，彩色影印收費適用地點為香港中央圖書館。

司法機構圖書館服務頁面（查閱日期：2026-10-18）載有，透過工作站打印服務收費為每張電腦打印 1.5 港元；自助影印服務收費為 A4 黑白每張 0.5 港元、A3 黑白每張 0.6 港元。

（本篇歸納）司法機構圖書館服務頁面（查閱日期：2026-10-18）所載的工作站打印收費為每張 1.5 港元，自助影印 A4 黑白收費為每張 0.5 港元，1.5 除以 0.5 等於 3，即工作站打印收費為其自助影印 A4 黑白收費的 3 倍，但兩者服務並不相同，比較只供參考。影印收費不可直接當作打印收費引用，引用時必須分清影印同打印。

香港城市大學《Frequently Asked Questions for Printing Services》（查閱日期：2026-10-18）載有，收費打印服務收費為 A4、A3 彩色每頁 3.0 港元，A4、A3 黑白每頁 0.3 港元，雙面打印按 2 頁收費；付款方式為在取件站用八達通卡付款，費用按頁逐頁扣除，在打印每頁之前扣除。

香港教育大學《Printing in Central Computer Rooms》（查閱日期：2026-10-18）載有，A4 黑白打印單面每頁 0.3 港元，雙面打印每面 0.2 港元；A3 黑白打印單面每頁 0.6 港元，雙面每面 0.4 港元；A4 彩色打印單面每頁 1.5 港元，雙面每面 1.0 港元；A3 彩色打印單面每頁 3.0 港元，雙面每面 2.0 港元。

（本篇歸納）香港教育大學收費表（查閱日期：2026-10-18）所載的 A4 黑白雙面一張紙等於 0.2 乘以 2 等於 0.4 港元，高於單面一頁 0.3 港元；A4 彩色雙面一張紙等於 1.0 乘以 2 等於 2.0 港元，高於單面一頁 1.5 港元。香港教育大學採用按面收費，香港城市大學採用雙面按 2 頁收費，兩種計法結果並不相同。商戶自訂計費方式時，雙面究竟按張收、按面收、定按 2 頁收，必須在收費告示寫清，不應假設全港統一。

按實務建議，打印收費應在機身當眼處以書面明碼標示黑白及彩色、A4 及 A3 的每頁收費、單面同雙面點計、是否包紙、付款方式、打印失敗或印壞點樣退款或重印。收費必須在顧客傳送檔案前講清，不應在打印完成後先至披露。

在查閱範圍內（查閱日期：2026-10-18），未找到針對店內自助打印機的專門發牌條文，商戶不應編造發牌要求。打印機租金、保養合約及耗材單價等商戶成本，需報價。

三、彩色檔案誤入黑白隊列：打印前核對隊列

香港城市大學《Frequently Asked Questions for Printing Services》（查閱日期：2026-10-18）載有，如檔案包含彩色頁面但打印到黑白打印隊列，彩色頁面會以黑白打印，每頁扣除 0.3 港元；如檔案同時包含彩色及黑白頁面，建議將彩色頁面打印到彩色打印隊列，黑白頁面打印到黑白打印隊列。

（本篇歸納）彩色檔案誤入黑白隊列屬於打印機獨有的收費問題：顧客誤將彩色檔案送入黑白隊列，會印出黑白版本但仍被收費。打印前必須核對隊列、紙張尺寸、單面定雙面，收費按實際送入的隊列計算。

純屬舉例：顧客將一份 10 頁彩色檔案誤入黑白隊列，10 乘以 0.3 等於 3，即收費 3 港元，但顧客攞到的是黑白版本；如正確送入彩色隊列，10 乘以 3 等於 30，即收費 30 港元。上述例子純屬舉例，用香港城市大學收費表數字作算術示範，並非真實店舖收費。

按實務建議，店方應在機身及傳送檔案的位置張貼提醒：傳送前核對彩色定黑白隊列、紙張尺寸、單面定雙面。如顧客在打印完成後先至發現誤入隊列，店方應按已公布的退款或重印安排處理，並記低事件，方便跟進重複發生的隊列混淆。

四、耗材更換：激光碳粉同噴墨墨水分開處理

Ricoh《補充其他耗材》（查閱日期：2026-10-18）載有，請勿焚燒新的或廢棄的碳粉或碳粉盒，碳粉接觸明火會燃燒；請勿在明火附近儲存碳粉或碳粉盒；請勿使用吸塵機吸起灑落的碳粉，吸起的碳粉可能因接觸吸塵機內的電火花而導致火災或爆炸，但可以使用專為粉塵防爆目的而設計的吸塵機；如碳粉灑落在地板上，應慢慢打掃乾淨，並用乾淨的濕布擦除殘留碳粉；請勿碾碎或擠壓碳粉盒；應將碳粉及已接觸碳粉的組件存放在兒童無法觸及的地方。

Ricoh《補充其他耗材》（查閱日期：2026-10-18）載有，如吸入碳粉，應以大量水漱口，並進入有新鮮空氣的環境中，必要時就醫；如碳粉進入眼睛，應立即以大量水沖洗，必要時就醫；如誤食碳粉，應飲用大量水稀釋，必要時就醫；清除卡紙或更換碳粉時，應避免碳粉弄到衣服或皮膚，如弄到衣服，應以冷水清洗，熱水會使碳粉進入織物內部並可能使污點無法清除，如弄到皮膚，應以肥皂和水徹底清洗。

Ricoh《補充其他耗材》（查閱日期：2026-10-18）載有，定影單元溫度可能很高，更換前應切斷打印機電源且電源切斷至少 1 小時後才開始更換，否則可能導致灼傷。

（本篇歸納）Ricoh 碳粉安全內容（查閱日期：2026-10-18）適用於激光打印機碳粉，並非適用於所有打印機。噴墨打印機用墨水而非碳粉，在查閱範圍內（查閱日期：2026-10-18），未找到噴墨墨水同碳粉相同的安全警告來源，碳粉警告不應直接套落墨水，墨水更換應按機型手冊處理。

按實務建議，打印機耗材更換期間應暫停接受新檔案，避免隊列累積；更換後先試印一頁，確認無碳粉污跡或墨水滲漏，先至恢復接受顧客檔案。紙張應按機型手冊選用合適尺寸及克重，不應混用受潮、摺曲或已使用過的紙張，減少卡紙同隊列延誤。更換日期同耗材批次記入耗材記錄，方便跟進重複出現的打印質素問題。碳粉安全詳情可對照《商戶店內顧客自助影印機管理：擺放、收費、卡紙、耗材、私隱同版權實務指南》第三節。

五、故障同卡紙：按機型手冊處理

HP LaserJet 4200tn 使用指南《Clearing jams》（查閱日期：2026-10-18）載有，清除頂蓋及打印碳粉盒位置的卡紙時，先打開頂蓋並取出打印碳粉盒；為防止損壞打印碳粉盒，不應將其暴露於光線超過幾分鐘；用綠色手柄提起送紙通道板；慢慢將卡住的紙張拉出打印機，不應撕裂紙張；如紙張難以取出，嘗試從紙盤位置清除。

HP LaserJet 4200tn 使用指南《Clearing jams》（查閱日期：2026-10-18）載有，應避免灑落散裝碳粉，用乾淨無絨布清潔可能跌入打印機的散裝碳粉；如散裝碳粉跌入打印機，可能暫時影響打印質素，散裝碳粉應在打印幾頁後從紙路清除；如碳粉沾到衣服，應以乾布抹去，並用冷水洗衣服，熱水會令碳粉固定在布料。

HP 支援社群《how do i remove a paper jam》（查閱日期：2026-10-18）載有，清除卡紙前先關掉打印機並拔去電源線；用雙手慢慢拉出卡住的紙張，沿紙張行進方向拉出，避免撕裂紙張；如紙張撕裂，應取出所有碎片；檢查後方出紙門或雙面器，因為好多卡紙發生在打印機後方；用電筒檢查紙路及滾軸有否細小紙碎，即使細小碎片亦可引致重複卡紙錯誤；重新裝紙前先扇開紙疊，確保紙張導板貼近紙張但不應過緊。

（本篇歸納）打印機獨有的卡紙細節包括：碳粉盒不應暴露於光線超過幾分鐘、後方出紙門及雙面器係常見卡紙位置、紙張導板過緊會引致卡紙。HP 支援社群指引屬於設備操作參考，相關步驟應以機型手冊為準。

按實務建議，職員在未受訓的情況下不應拆開機身深處部件，應按機型手冊處理或聯絡供應商維修。卡紙或故障引致印壞的頁數，應按店內已公布的退款或重印安排處理，並記低故障時間同處理結果。打印隊列顯示卡紙錯誤時，應先停用打印機並貼上暫停使用告示，避免顧客繼續傳送檔案而累積未印隊列。

六、私隱：打印隊列、未領取打印品、檔案傳輸、機器記憶體

美國聖約瑟夫大學 HawkPrint 常見問題（查閱日期：2026-10-18）載有，舊式直接打印方法容許機密及敏感資料在打印機上閒置，直至使用者前來領取，視乎邊個可以接觸打印機，可能構成邊個能夠攞到潛在機密文件的重大風險；透過要求使用者刷卡或輸入用戶名稱及密碼，確保打印任務不會無人領取地閒置一段長時間。

美國聖約瑟夫大學 HawkPrint 常見問題（查閱日期：2026-10-18）載有，在電腦按打印後，打印任務會在打印伺服器上安全排隊 24 小時，超過時間後任務會被安全刪除，使用者需要重新打印。

（本篇歸納）美國聖約瑟夫大學 HawkPrint 例子（查閱日期：2026-10-18）屬於大學打印系統例子，並非香港商戶的法定要求，商戶不應將 24 小時刪除寫成商戶必須設定的期限。按實務建議，商戶店內打印機應設定未領取打印品的處理安排：打印完成後顧客應即時取件；職員發現出紙盤有無人領取的打印品，應按店內已公布程序保管及記錄，不應公開傳閱，不應用作與原來目的無關的用途，在不再需要時銷毀。

PaperCut《Hold/release usage scenarios》（查閱日期：2026-10-18）載有，機構內一大浪費紙張來源係從未在打印機領取的文件，部分係意外打印，部分係遺忘，大部分呢啲文件最終被掉入垃圾桶；如文件不會打印，直至使用者走到打印機領取，先至可以大致消除呢種浪費；在安全打印環境，任務只會在使用者到達打印區並確認身分時先至打印，確保使用者在場領取文件，其他使用者不會意外攞走文件。

（本篇歸納）PaperCut 說明（查閱日期：2026-10-18）屬於打印管理軟件說明，並非香港法例，保留及釋放隊列不應寫成商戶必須採用的系統。按實務建議，如店內打印機支援保留隊列功能，應考慮開啟，等顧客到機前先釋放打印，減少未領取打印品被他人攞走的風險；如不支援，應在機身提醒顧客打印後即時取件，不應離開。

加州大學柏克萊分校《Network Printer Security Best Practices》（查閱日期：2026-10-18）載有，打印、複印、傳真或掃描的所有內容都儲存喺打印機硬碟上；當打印機停用或送去場外維修時，必須清除儲存喺設備上的所有數據。此為大學保安指引，並非香港法例。

（本篇歸納）加州大學柏克萊分校指引（查閱日期：2026-10-18）所述的硬碟儲存安排並非適用於所有打印機，部分小型打印機配備揮發性記憶體，關機後數據會消失；是否儲存檔案視乎機型及設定。按實務建議，打印機退租、維修或棄置前，應按機型手冊清除記憶體或硬碟資料，並在租約或維修合約內預先寫明由邊一方負責清除資料、清除後點樣確認。

個人資料（私隱）條例第 486 章附表 1 第 2 原則及第 26 條（查閱日期：2026-10-18）載有，DPP2(2) 規定，須採取所有切實可行的步驟，以確保個人資料的保存時間不超過將其保存以貫徹該資料被使用於或會被使用於的目的（包括任何直接有關的目的）所需的時間；第 26(1) 條規定，凡個人資料已不再為該等目的而屬有需要的，資料使用者須採取所有切實可行的步驟刪除該資料，除非刪除被法律禁止或不刪除符合公眾利益。

個人資料（私隱）條例第 486 章附表 1 第 4 原則（查閱日期：2026-10-18）載有，DPP4(1) 規定，須採取所有切實可行的步驟，以確保由資料使用者持有的個人資料受保障而不受未獲准許的或意外的查閱、處理、刪除、喪失或使用所影響。

個人資料（私隱）條例第 486 章附表 1 第 6 原則（查閱日期：2026-10-18）載有，DPP6 規定，資料當事人有權：(a) 確定資料使用者是否持有他屬其資料當事人的個人資料；(b) 要求在合理時間內、在支付並非超乎適度的費用下、以合理方式、採用清楚易明的形式查閱個人資料；(c) 在 (b) 段所提述的要求被拒絕時獲提供理由；(d) 反對 (c) 段所提述的拒絕；(e) 要求改正個人資料；(f) 在 (e) 段所提述的要求被拒絕時獲提供理由；(g) 反對 (f) 段所提述的拒絕。

個人資料（私隱）條例第 486 章第 19 條（查閱日期：2026-10-18）載有，第 19(1) 條規定，資料使用者須在收到查閱資料要求後的 40 個曆日內依從該項要求；第 19(2) 條規定，凡資料使用者不能在期間內依從查閱資料要求，他須在該期間屆滿前以書面通知告知提出要求者他不能如此依從該項要求，以及理由；並在他能依從的範圍內依從；及須在期間屆滿後，在切實可行的範圍內盡快依從或盡快完全依從。

（本篇歸納）顧客傳送的檔案、打印隊列紀錄、未領取打印品，如載有個人資料，應按上述原則處理：不應保留超過所需時間，不應用作與原來目的無關的用途，不應公開傳閱。USB 檔案傳輸是否保留檔案視乎機型及設定，如店方提供電郵傳送打印服務，應講明電郵檔案的保留及刪除安排。

按實務建議，顧客以 USB 傳送檔案時，應提醒顧客打印完成後即時取回 USB，不應將 USB 留在機身；顧客以電郵傳送檔案時，應提醒顧客不應傳送身份證、銀行資料等高度敏感文件，店方不代為保管顧客檔案。職員不應開啟、複製或傳閱顧客的打印檔案。

七、版權責任邊界：打印數碼檔案

社區法網知識產權侵犯版權及允許的作為（查閱日期：2026-10-18）載有，根據版權條例，版權擁有人擁有將作品複製至有形媒介等獨有權利；一個人在未經版權擁有人同意下親自進行上述行為，或導致另一方或要求另一方進行上述行為，便侵犯有關作品的版權，此種方式視為直接侵犯版權，控方不需要證明侵權者是否有犯罪意圖，即使侵權者不知道自己的行為已侵犯版權，仍要負上法律責任。

（本篇歸納）顧客將數碼檔案傳送去打印機印出紙本，屬於將作品複製至有形媒介的討論範圍，是否侵權視乎有否未經同意複製實質部分及有否符合公平處理等允許的作為。操作打印機的人自行打印，屬於直接侵犯版權的討論範圍。商戶提供打印機本身，並不等同自動構成間接侵犯版權，間接侵犯須符合相關條文的條件，包括知道或有理由相信等要素。

社區法網公平處理允許的作為（查閱日期：2026-10-18）載有，根據版權條例第 37 至 88 條，有一些使用版權作品的行為會被法例允許，而不會構成侵犯版權；界定允許的作為的條文普遍詳細及針對細微事項，須仔細閱讀有關條文及留意須符合哪些條件才不會被視為侵權。

純屬舉例：顧客傳送網上下載的電子書檔案去打印機印出全書，店方不應假設該檔案必然屬於公平處理範圍，是否侵權視乎有否未經同意複製實質部分及有否符合公平處理等允許的作為，例子純屬舉例，不代表任何真實顧客或真實個案。

按實務建議，商戶應在機身張貼版權提示及提醒顧客自行負責，但張貼提示不等同自動免除一切法律責任。

八、擺放、衞生、收銀同記錄

消防處《不要阻塞火警出口》宣傳資料（查閱日期：2026-10-18）載有，在火警出口、走廊或樓梯擺放傢具等物件，不但增加火警危險，亦會阻塞火警時的逃生路徑；此舉屬違法，可被檢控，最高罰款為 25,000 港元；舉報阻塞火警出口可致電消防處投訴熱線 2723 8787。

按實務建議，打印機擺放時預留足夠操作及散熱空間，避免機身緊貼牆身或遮擋通風口，並確保取紙及更換耗材時有足夠活動位置。打印機不宜擺放喺顧客通道正中央或收銀排隊人龍旁邊，避免人流堵塞及顧客輪候時碰撞機身。打印區檯面及取件盤應保持清潔，及時清理遺留紙張及碳粉污跡。

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按實務建議，打印收費記錄在收銀系統分開歸類，方便日後對數；故障退款或重印亦記入當日記錄。打印機的故障、卡紙、耗材更換同未領取打印品處理，同收銀對數記錄一樣，屬於日常營運記錄的一部分，記錄留存方便日後翻查。

如需協助規劃店內自助打印機的擺放、收費告示及收銀對數安排，可聯絡 POSKing 團隊，電話及 WhatsApp +852 2186 8010，地址：新界沙田石門安麗街18號達利廣場1209室，營業時間每日 12:00–19:00。