商戶店內顧客自助影印機管理：擺放、收費、卡紙、耗材、私隱同版權實務指南

一、擺放先排除阻塞逃生路徑

本篇引述的條文內容來自社區法網、個人資料（私隱）條例來源文件及各機構來源頁面，未直接讀取 e-Legislation 原文，核對條文時請以 e-Legislation 刊載的版本為準。

消防處不要阻塞火警出口（查閱日期：2026-10-18）載有，在火警出口、走廊或樓梯擺放傢具等物件，不但增加火警危險，亦會阻塞火警時的逃生路徑；此舉屬違法，可被檢控，最高罰款為 25,000 港元；舉報阻塞火警出口可致電消防處投訴熱線 2723 8787。

影印機屬於店內大型設備，擺放前先排除阻塞火警出口、走廊或樓梯的選項。（本篇歸納）

按實務建議，影印機擺放時預留足夠操作及散熱空間，避免機身緊貼牆身或遮擋通風口，並確保取紙及更換耗材時有足夠活動位置。

按實務建議，影印機不宜擺放在顧客通道正中央或收銀排隊人龍旁邊，避免人流堵塞及顧客輪候時碰撞機身。

二、收費明碼標示：圖書館收費屬於參考價

香港公共圖書館收費表（查閱日期：2026-10-18）載有，自助影印收費為每張 A4 黑白影印 0.5 港元、每張 A3 黑白影印 0.6 港元、每張 A4 彩色影印 3 港元、每張 A3 彩色影印 4.5 港元，彩色影印收費適用地點為香港中央圖書館。

香港科技大學圖書館 Copying, Printing and Scanning（查閱日期：2026-10-18）載有，八達通操作打印機的影印及列印收費為單面或雙面同價：A4 黑白每張 0.4 港元、A4 彩色每張 1.2 港元、A3 黑白每張 0.8 港元、A3 彩色每張 2.4 港元。

（本篇歸納）香港科技大學圖書館 A3 黑白每張 0.8 港元，0.4 乘以 2 等於 0.8，即 A3 黑白收費為 A4 黑白收費的 2 倍；A4 彩色每張 1.2 港元，0.4 乘以 3 等於 1.2，即 A4 彩色收費為 A4 黑白收費的 3 倍；A3 彩色每張 2.4 港元，1.2 乘以 2 等於 2.4，即 A3 彩色收費為 A4 彩色收費的 2 倍。

（本篇歸納）香港公共圖書館 A4 黑白影印每張 0.5 港元，10 乘以 0.5 等於 5，即 10 張 A4 黑白影印共 5 港元；A4 彩色影印每張 3 港元，10 乘以 3 等於 30，即 10 張 A4 彩色影印共 30 港元。

圖書館收費屬於公共機構參考價，不等同商戶收費。（本篇歸納）

按實務建議，收費在機身當眼處以書面明碼標示黑白及彩色、A4 及 A3 的每張收費，以及是否包紙、雙面如何計費、付款方式及故障時如何退款或重印。

影印機租金、保養合約及耗材單價等商戶成本，需報價。

三、耗材更換：碳粉安全按供應商手冊處理

Ricoh 補充其他耗材（查閱日期：2026-10-18）載有，請勿焚燒新的或廢棄的碳粉或碳粉盒，碳粉接觸明火會燃燒；請勿在明火附近儲存碳粉或碳粉盒；請勿使用吸塵機吸起灑落的碳粉，吸起的碳粉可能因接觸吸塵機內的電火花而導致火災或爆炸，但可以使用專為粉塵防爆目的而設計的吸塵機；如碳粉灑落在地板上，應慢慢打掃乾淨，並用乾淨的濕布擦除殘留碳粉；請勿碾碎或擠壓碳粉盒；應將碳粉及已接觸碳粉的組件存放在兒童無法觸及的地方。

Ricoh 補充其他耗材（查閱日期：2026-10-18）載有，如吸入碳粉，應以大量水漱口，並進入有新鮮空氣的環境中，必要時就醫；如碳粉進入眼睛，應立即以大量水沖洗，必要時就醫；如誤食碳粉，應飲用大量水稀釋，必要時就醫；清除卡紙或更換碳粉時，應避免碳粉弄到衣服或皮膚，如弄到衣服，應以冷水清洗，熱水會使碳粉進入織物內部並可能使污點無法清除，如弄到皮膚，應以肥皂和水徹底清洗。

Ricoh 補充其他耗材（查閱日期：2026-10-18）載有，定影單元溫度可能很高，更換前應切斷打印機電源且電源切斷至少 1 小時後才開始更換，否則可能導致灼傷。

按實務建議，耗材更換由受訓職員負責，並記低更換日期同耗材批次，方便跟進重複故障。

按實務建議，更換耗材前先閱讀機型手冊的相關章節，備妥乾淨濕布同手套，換完即時清理灑落碳粉，避免顧客接觸到碳粉污跡。

四、故障同卡紙：按機型手冊處理

Ricoh Removing Paper Jams（查閱日期：2026-10-18）載有，卡住的紙張可能沾有碳粉，須小心避免碳粉沾到手或衣服；清除卡紙後立即印製的印張上的碳粉可能未充分定影並可能弄髒，應試印直至不再出現污跡；不得用力拉出卡住的紙張，因為紙張可能撕裂，殘留在機器內的碎紙會導致進一步卡紙並可能損壞機器。

Ricoh Removing Paper Jams（查閱日期：2026-10-18）載有，機器內部部分零件非常熱，清除卡紙時須小心避免燙傷；清除卡紙時不得觸摸手冊所示的感應器、接頭、LED 燈或其他易損零件，否則可能導致故障；拉出紙張時應雙手握住紙張左右兩端並均勻拉出；清除紙張時不得關閉機器電源，因為關機後指定的設定及數值會被取消；卡紙可能導致頁面遺失，應檢查列印工作有否缺頁並重印未印出的頁面。

按實務建議，職員在未受訓的情況下不應拆開機身深處部件，應按機型手冊處理或聯絡供應商維修。

按實務建議，卡紙或故障引致印壞的頁數，應按店內已公布的退款或重印安排處理，並記低故障時間同處理結果。

五、影印內容私隱：遺留文件同硬碟資料分開處理

純屬舉例：顧客影印身分證副本後把正本遺留在玻璃板上，職員發現後應按店內已公布的遺留文件程序處理，例子純屬舉例，不代表任何真實顧客或真實個案。

遺留文件屬於肉眼可見的紙本遺留物，硬碟或記憶體屬於機器內部的數碼保留，兩者應分開處理。（本篇歸納）

按實務建議，遺留文件不公開傳閱、不作與原來目的無關的用途、按已公布程序保管及記錄，並在不再需要時按第 26 條刪除或銷毀。若文件載有個人資料，應以 DPP4 的保安要求處理。

個人資料（私隱）條例第 486 章附表 1 第 4 原則（查閱日期：2026-10-18）載有，DPP4(1) 規定，須採取所有切實可行的步驟，以確保由資料使用者持有的個人資料受保障而不受未獲准許的或意外的查閱、處理、刪除、喪失或使用所影響。

個人資料（私隱）條例第 486 章附表 1 第 2 原則及第 26 條（查閱日期：2026-10-18）載有，DPP2(2) 規定，須採取所有切實可行的步驟，以確保個人資料的保存時間不超過將其保存以貫徹該資料被使用於或會被使用於的目的（包括任何直接有關的目的）所需的時間；第 26(1) 條規定，凡個人資料已不再為該等目的而屬有需要的，資料使用者須採取所有切實可行的步驟刪除該資料，除非刪除被法律禁止或不刪除符合公眾利益。

個人資料（私隱）條例第 486 章附表 1 第 1 及第 3 原則（查閱日期：2026-10-18）載有，DPP1(1) 規定，除非個人資料是為了直接與將會使用該資料的資料使用者的職能或活動有關的合法目的而收集；資料的收集對該目的是必需的或直接與該目的有關的；就該目的而言，資料屬足夠但不超乎適度，否則不得收集資料；DPP3 規定，如無有關的資料當事人的訂明同意，個人資料不得用於新目的。

個人資料（私隱）條例第 486 章附表 1 第 6 原則（查閱日期：2026-10-18）載有，DPP6 規定，資料當事人有權：(a) 確定資料使用者是否持有他屬其資料當事人的個人資料；(b) 要求在合理時間內、在支付並非超乎適度的費用下、以合理方式、採用清楚易明的形式查閱個人資料；(c) 在 (b) 段所提述的要求被拒絕時獲提供理由；(d) 反對 (c) 段所提述的拒絕；(e) 要求改正個人資料；(f) 在 (e) 段所提述的要求被拒絕時獲提供理由；(g) 反對 (f) 段所提述的拒絕。

個人資料（私隱）條例第 486 章第 19 條（查閱日期：2026-10-18）載有，第 19(1) 條規定，資料使用者須在收到查閱資料要求後的 40 個曆日內依從該項要求；第 19(2) 條規定，凡資料使用者不能在期間內依從查閱資料要求，他須在該期間屆滿前以書面通知告知提出要求者他不能如此依從該項要求，以及理由；並在他能依從的範圍內依從；及須在期間屆滿後，在切實可行的範圍內盡快依從或盡快完全依從。

Computerworld《FTC Examines Privacy Risks of Photocopiers》（查閱日期：2026-10-18）載有，美國聯邦貿易委員會曾關注數碼影印機硬碟的私隱風險；報道引述 CBS 調查指，幾乎每部自 2002 年起製造的影印機都儲存經機器處理的文件影像；聯邦貿易委員會當時表示，正了解影印機製造商及轉售商有否警告顧客有關私隱風險、提供教育資料及提供安全影印選項；Xerox 表示向顧客提供在棄置或租約期滿交還影印機前移除硬碟的選項，以及在多個型號提供免費影像覆寫選項。此為海外報道，不屬於香港法例。

Faegre Drinker《Photocopiers A Recurring Data Security Risk》（查閱日期：2026-10-18）載有，現代影印機是會儲存資料並無限期保留資料的專門電腦，因此對處理或持有可識別個人資料或專有資料的機構構成保安風險；在購入影印機時，應考慮透過加密或覆寫保護機器處理的資料；在影印機交還供應商或作其他處置前，應事先安排移除硬碟及作安全處置，令硬碟上的資料不能被第三方使用。此為海外報道，不屬於香港法例。

並非所有影印機都必然儲存全部影像，關機亦不代表自動清除硬碟資料。（本篇歸納）

按實務建議，影印機硬碟或記憶體的安排在租約或維修合約內預先寫明，包括是否開啟加密或覆寫功能、退租或維修前由哪一方負責清除資料、清除後如何確認。

若顧客就遺留文件或影印紀錄提出查閱或改正要求，商戶應按第 19 條及 DPP6 的框架處理。（本篇歸納）

六、版權責任邊界：直接同間接侵犯分開說明

社區法網知識產權侵犯版權及允許的作為（查閱日期：2026-10-18）載有，根據版權條例，版權擁有人擁有將作品複製至有形媒介等獨有權利；一個人在未經版權擁有人同意下親自進行上述行為，或導致另一方或要求另一方進行上述行為，便侵犯有關作品的版權，此種方式視為直接侵犯版權，控方不需要證明侵權者是否有犯罪意圖，即使侵權者不知道自己的行為已侵犯版權，仍要負上法律責任。

社區法網知識產權侵犯版權及允許的作為（查閱日期：2026-10-18）載有，根據版權條例，要構成侵犯版權，有關行為只須涉及作品的實質部分便可；實質部分的測試標準在於質化而非量化；除題目、姓名、短句及一些瑣碎項目外，其餘所有意圖複製或處置的作品部分皆當作為實質部分，較為穩妥。

社區法網知識產權侵犯版權及允許的作為（查閱日期：2026-10-18）載有，根據版權條例，一個人在未經版權擁有人同意下，將侵犯版權複製品輸入或輸出香港而非作私人或家居用途，或為貿易或生意目的而管有、出售、分發或以其他方式處理有關複製品，或在貿易或生意目的以外分發該複製品並達到損害版權擁有人的程度，便屬於間接侵犯版權並可能招致民事責任；侵權者須在進行有關行為時，已經知道或有理由相信自己正在處理侵犯版權複製品，才需要為間接侵犯版權而負上法律責任。

社區法網知識產權侵犯版權及允許的作為（查閱日期：2026-10-18）載有，根據版權條例，一個人在未經版權擁有人同意下，提供專門為製造侵犯版權複製品而設計或改裝的物品，或透過電訊系統將作品傳送開去，令到在任何地方可接收有關傳送的人都能夠製造侵犯版權複製品，或提供器具或提供處所擺放器具以用作侵犯版權的表演，均可能因間接侵犯版權而招致民事法律責任。

社區法網公平處理允許的作為（查閱日期：2026-10-18）載有，根據版權條例第 37 至 88 條，有一些使用版權作品的行為會被法例允許，而不會構成侵犯版權；界定允許的作為的條文普遍詳細及針對細微事項，須仔細閱讀有關條文及留意須符合哪些條件才不會被視為侵權。

社區法網公平處理允許的作為（查閱日期：2026-10-18）載有，根據版權條例，公平處理涉及兩個要素：有關處理必須要公平；處理版權作品的用途局限於特定目的，包括研究或私人研習（第 38 條）、批評、評論、引用及報道和評論時事但須附有足夠的確認聲明（第 39 條）、戲仿、諷刺、營造滑稽及模仿（第 39A 條）、教學（第 41A 條）或公共行政（第 54A 條）。為其他目的而作出的行為，包括為私人使用或慈善目的而進行的行為，都不算是公平處理。

社區法網公平處理允許的作為（查閱日期：2026-10-18）載有，決定處理版權作品是否公平時，法庭會考慮四項因素：處理的目的和性質；作品的性質；就該作品的整項而言，所處理的部分所佔的數量及實質程度；該項處理如何影響該作品的潛在市場價值或價值。最基本的考慮因素是，有關處理不應該與版權擁有人正常利用作品時有所衝突，亦不應該不合理地損害版權擁有人的合法利益（第 37(3) 條）。

香港大學 Regulations Governing University Libraries（查閱日期：2026-10-18）載有，在使用圖書館內的影印及列印機器和掃描器時，須小心避免任何違反版權的行為；使用者獲警告，使用者須對因使用圖書館自助影印及列印機器和掃描器而產生的有關版權的任何法律後果負上全部責任。

香港大學 Copyright and Plagiarism（查閱日期：2026-10-18）載有，學生在校內自助影印機上影印版權材料，須保持在為研究或私人研習目的的公平處理範圍內；影印須為學生自己的研究或私人研習目的；影印範圍須保持在為上述目的所需的最低限度；影印不得多於同一作品的一份複本。指引同時建議學生避免影印多於一份期刊或報章文章、避免影印多於書本的一章、避免任何形式的多次影印。

香港大學指引的最低限度、一份複本、避免多於一篇文章或一章、避免多次影印屬於該校指引建議，不屬於法例規定的數量上限。（本篇歸納）

操作影印機的人自行影印，屬於直接侵犯版權的討論範圍，是否侵權視乎有否未經同意複製實質部分及有否符合公平處理等允許的作為。（本篇歸納）

商戶提供影印機本身，並不等同自動構成間接侵犯版權。間接侵犯版權須符合相關條文的條件，包括知道或有理由相信等要素。（本篇歸納）

按實務建議，商戶在機身張貼版權提示及提醒顧客自行負責，但張貼提示不等同自動免除一切法律責任。

七、衞生同日常檢查

按實務建議，衞生安排包括保持影印區檯面及取件盤清潔、及時清理遺留紙張及碳粉污跡，並為職員提供基本的手部清潔安排。

按實務建議，清潔時按設備供應商手冊處理，碳粉污跡以乾淨濕布擦除，清理後檢查玻璃板及取件盤有否殘留紙張。

按實務建議，商戶自訂檢查表，記低檢查結果，檢查範圍包括機身外觀、紙盤紙量、碳粉存量、屏幕顯示及取件盤有否遺留文件。

八、收銀同記錄安排

POS 系統＋收銀鏡頭套裝 HK$4,950 一次性買斷免月費，來源：根據本系列既定實價，查閱日期：2026-10-18。POS 只負責付款方式記錄、分類及對數，實際收款經獨立渠道。

按實務建議，影印收費記錄在收銀系統分開歸類，方便日後對數；故障退款或重印亦記入當日記錄。

按實務建議，影印機的故障、卡紙、耗材更換同遺留文件處理，同收銀對數記錄一樣，屬於日常營運記錄的一部分，記錄留存方便日後翻查。