《門市貨品陳列價錢牌列印耗材管理》
耗材制度管啲乜，唔管啲乜
耗材制度管嘅係價錢牌列印用嘅物料點樣入貨、存放、取用同補貨，令到印牌需要出現嗰陣，店內有啱規格、狀態良好嘅物料可以用。制度嘅對象係物料本身同埋物料嘅紀錄，唔係印牌嗰下㩒掣嘅動作，亦唔係部列印設備嘅保養安排，兩邊分開，責任先至清楚。
列印篇第三節同第四節已經講過材質耐用同配合同款機器嘅背景，設備篇第二節亦提過庫存安排，呢篇承接嗰啲背景，將重點放喺成套庫存制度點樣日常運作，唔會喺度重新講解材質點揀或者色帶點樣配合機器，背景交畀嗰兩篇，制度就由呢篇負責。
字體大細、更換流程、擺放位置、檢查方法同範本管理各有自己嘅安排，呢篇唔會越界去定嗰啲規則，淨係確保物料齊全同啱用。分工清楚有一個實際好處：物料出問題嗰陣，店員可以即刻由庫存紀錄追到係邊種物料、邊批貨、邊個環節出錯，而唔使同時懷疑埋其他流程。
一套行得通嘅耗材制度唔需要複雜表格，只需要每種物料有獨立紀錄、每個存放位置有明確標示、每次入貨同取用都有人寫低。紀錄齊全，補貨決定就唔使靠估，邊種物料用得快、邊種長期壓倉，一睇紀錄就知，管理人手亦唔會因為換人而斷纜。
耗材點分類先至數得清楚
價錢牌列印耗材主要分做標籤紙、色帶同墨盒三個大類，分類嘅第一步係將呢三類分開記，唔好用一個籠統名稱去統稱全部物料。標籤紙係印牌嘅載體，色帶係配合同類機器使用嘅耗材，墨盒就只適用於本身用墨水列印嘅機種，機種唔同，耗材類別就唔同，分類嗰陣要先認清楚機種。
每一種物料都要有一欄獨立嘅規格紀錄，寫明適用機種、供應商提供嘅規格識別，以及店內用開嘅叫法。規格識別嘅作用係令訂貨嗰陣唔使憑記憶描述，拎出紀錄就可以對照，減少買錯規格嘅機會，紀錄入面亦要註明呢種物料係邊部機用，唔好只寫一個品牌名就當交代。
同一個大類入面，規格唔同就要分開做紀錄，就算外觀睇落相似都唔可以合併。合併紀錄會令庫存數字失真，表面睇落仲有貨，實際上啱用嗰個規格已經用完，唔啱用嗰個規格就一直壓倉，印牌嗰陣先發現問題，已經太遲。
分類完成之後，店內要有一張所有耗材種類嘅總覽，列出每種物料嘅存放位置同負責跟進嘅同事。總覽唔係為咗好睇，而係為咗令任何一位同事需要補貨或者搵物料嗰陣，都可以即刻搵到正確位置同正確紀錄，唔使逐個櫃去搵。
存量點定先至唔會斷貨
存量水平應該按店內自己嘅用量節奏去定，唔好直接抄一個通用數字。門市規模、印牌頻密程度同埋促銷安排唔同，用量自然唔同，抄返嚟嘅數字就算表面合理，落到自己間舖都可能完全唔啱用，定存量一定要由自己嘅取用紀錄出發。
定存量嗰陣要同時考慮送貨所需時間，送貨時間越長，安全存量就要留得越闊，否則補貨單落咗，貨未到之前已經斷貨。送貨時間唔係供應商口頭講嘅最快時間，而係店內實際經驗入面，由落單到貨品可以入庫使用嘅完整時間，計得保守一啲，斷貨風險先至低。
用量快同用量慢嘅物料要分開定存量，用量快嘅物料要密啲去睇，定期檢視係咪需要調高水平，用量慢嘅物料就唔好一次過入太多，避免壓倉同埋存放時間過長。店內安排有變，例如貨品種類增加或者印牌量明顯改變，存量水平就要跟住檢討，唔好定咗一次就永遠唔改。
存量紀錄要做到入貨有數、取用有數、剩餘有數，剩餘數字由紀錄計出嚟，唔係憑印象估。紀錄同實際存貨要定期對一次，發現差異就要搵原因，係寫漏、取用無記低，定係貨品損壞未隔離，原因搵到先至修正紀錄，唔好直接改數字就算。
存放點做先至保得住物料
存放嘅基本原則係按種類同規格分開擺，每種物料有自己嘅固定位置，位置要有標示，標示內容要同紀錄入面嘅叫法一致。分開擺唔單止方便搵貨，更加重要嘅係避免取用嗰陣拎錯規格，尤其係外觀相似嘅物料，位置分開就等於多咗一重防錯。
存放環境要保持乾爽同避免陽光直射，亦要遠離水源同發熱位置，物料受潮或者受熱都會影響之後嘅列印效果。環境安排唔需要特別設備，重點係位置揀得啱，同埋日常唔好因為方便就將物料隨手放喺門口、窗邊或者近水位嘅地方。
未開封嘅物料要保持包裝完整，包裝本身就係保護物料嘅第一層，包裝爛咗嘅物料要另外分開，唔好同完好嘅存貨混埋一齊。已經開封但未用完嘅物料，要放返去所屬種類嘅位置，唔好留喺列印機旁邊或者櫃面，留喺工作檯面嘅物料最容易受潮、壓損或者俾人誤當廢品掉咗。
存放位置要固定，唔好因為一次方便就成個存放安排改晒，位置一改，紀錄入面嘅位置資料就要同步改，否則之後搵貨嗰陣就會對唔上。負責存放嘅同事要清楚邊個位置放邊種物料，新同事入職嗰陣，存放安排亦要成為交代內容之一，唔好只靠老同事嘅記憶。
相容檢查點做先至買得啱
訂貨之前要先確認物料同機器係咪配對，檢查嘅依據係機器本身嘅說明同埋物料嘅規格紀錄，唔好憑外觀或者舊經驗去估。每一部機器適用嘅耗材類別都唔同，有啲機器用色帶，有啲用墨水列印嘅機種先至用墨盒，訂貨嗰陣第一步就係認清楚自己部機屬於邊一類。
檢查嗰陣要將訂單入面嘅物料識別，同店內紀錄入面嘅規格逐項對一次，適用機種、規格識別同埋物料類別三樣都要對得上，先至可以落單。對唔上嘅地方就算只係一個細節，都要停低問清楚供應商，唔好抱住差唔多就得嘅心態去訂，差少少嘅規格落到機器度就可能完全用唔到。
色帶種類同配對細節另有舊文詳細講過，呢篇唔會重複嗰啲分類，淨係要求訂貨同取用之前做到對照呢一步。對照做得好，已經可以擋走大部分買錯貨嘅情況，細節知識留返俾需要深入了解嗰陣先去睇，日常訂貨唔需要每次都重新學一次。
如果檢查嗰陣發現物料同機器唔配對，正確做法係即刻停低，唔好勉強試用，勉強使用唔單止印唔出合格嘅價錢牌，仲可能損壞物料或者影響機器狀態。唔配對嘅物料要分開存放，紀錄入面寫低邊個環節對唔上，退換嗰陣先至有依據，下次訂貨亦唔會重複犯同一個錯誤。
到貨驗收點驗先至入得庫
貨品送到嗰陣，驗收要對照訂單去做，逐項核對物料種類、規格識別同埋數量，送貨單入面嘅資料同訂單對唔上就要即場提出，唔好先簽收再慢慢算。驗收嘅目的係喺貨品入庫之前，確認送嚟嘅就係店內需要嘅物料，入咗庫先發現送錯，處理起嚟就會麻煩好多。
驗收同時要檢查包裝狀態，包裝破損、受潮或者有明顯壓損嘅貨品要分開處理，唔好直接放入可用存貨。包裝檢查唔需要拆開每一件去睇，外觀同埋包裝完整程度已經可以反映大部分問題，懷疑有問題嘅貨品就留低包裝同送貨資料，方便之後同供應商跟進。
驗收通過嘅貨品要即刻寫入庫存紀錄，寫明入貨日期、種類、規格同數量，之後先至按存放安排擺去所屬位置。入庫紀錄即刻寫，係為咗令庫存數字同實際存貨同步，拖到之後先補寫，好容易寫漏或者寫錯，補貨決定就會建基於錯誤數字。
驗收嗰陣發現數量唔啱或者規格送錯，處理方法係將有問題嘅貨品隔離存放，保留送貨單據同包裝，盡快通知供應商安排跟進，店內紀錄亦要寫低呢次差異。隔離存放嘅目的係防止有問題嘅貨品俾人誤當正常存貨取用，差異紀錄就係日後檢討供應商表現同埋訂貨流程嘅依據。
取用次序同補貨節奏點配合
取用次序嘅原則係先入先用，即係最早入庫又狀態良好嘅物料先用，後入庫嘅物料排喺後面。呢個次序嘅作用係避免舊貨長期壓喺底，存放時間越長，物料狀態變化嘅風險就越高，先用舊貨就係最直接嘅風險管理。
要做到先入先用，入庫嗰陣就要將新貨放喺舊貨後面，取用嗰陣自然由最前面拎起，唔使每次都去諗邊批先、邊批後。存放位置嘅安排要配合呢個次序，新貨同舊貨唔好隨意調位，調位嗰陣就要同步留意次序有無亂到，次序一亂，先入先用就等於無做過。
補貨節奏要同補貨點掛鈎，補貨點就係店內定落嚟嘅一個存量水平，剩餘存量跌到呢個水平嗰陣就要即刻落單，唔好等到完全用完先至諗起要訂。補貨點本身按用量節奏同送貨時間去定，定咗之後就要寫入紀錄，邊個負責睇住存量、跌到補貨點點樣通知訂貨，都要寫清楚。
落單數量要按用量節奏去計，考慮埋送貨時間同埋短期內會唔會有較多印牌需要，數量定得太少會成日斷貨，定得太多又會壓倉。補貨唔係一次過買到夠為止，而係一個循環：取用令存量下降，下降觸發補貨，補貨入庫又令存量回升，循環行得順，印牌需要就唔會因為物料問題而停低。
缺貨同劣質耗材點應變
存量跌到補貨點但貨品未到，或者突然發現某種物料已經用完，店內要有一套即時應變安排，例如先檢查其他存放位置有無可用存貨，再睇下可唔可以調整印牌次序，將最急需嘅價錢牌先處理。應變安排嘅重點係唔好因為缺貨就隨便用唔配對嘅物料頂住，唔配對嘅物料印出嚟嘅效果無保證，之後仲要重新再印，反而更加浪費時間。
發現劣質耗材嗰陣，第一步係停用同隔離，將有問題嘅物料同正常存貨分開，標示清楚係待跟進貨品，唔好俾人誤取。隔離嗰陣要保留包裝同埋相關紀錄，寫低邊種物料、邊批貨、發現咗邊種問題，資料越齊全，同供應商跟進嗰陣就越順利。
如果劣質耗材已經用過，而且印出嚟嘅價錢牌有問題，後續處理要按列印錯誤處理嗰篇舊文嘅程序去做，呢篇唔會喺度重複錯誤處理嘅成套流程。耗材制度喺呢個環節嘅責任係停用、隔離同留低紀錄，錯誤價錢牌點樣作廢同補印，就交返俾錯誤處理流程。
每一次缺貨或者劣質耗材事件都應該留低簡單紀錄，寫明發生時間、涉及物料、影響範圍同埋採取過嘅應變措施。紀錄累積落嚟，店內就可以睇到邊種物料最容易出問題、邊個供應環節最薄弱，下次定存量或者揀供應商嗰陣就有實際依據，唔使每次都由零開始判斷。
檢查清單同查詢聯絡
日常檢查可以按呢個次序做一次：每種耗材有無獨立分類同規格紀錄，存量係咪按店內用量節奏定好，存放係咪按種類同規格分開而且包裝完整，訂貨之前有無做過相容檢查，到貨有無即刻驗收同入帳，取用係咪做到先入先用，剩餘跌到補貨點有無即刻落單，劣質貨有無即刻隔離同留紀錄。逐項對完，耗材制度先算完整，邊項未做到就要即場補返。
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收銀系統只負責記低每宗交易用咗邊種付款方式，同埋將分類結果對帳，款項本身經獨立嘅收款裝置處理，系統唔會直接過數。呢個分工要喺店內講清楚，耗材制度同收銀紀錄係兩套安排，前者管物料，後者管交易分類同對帳，唔好將兩者混為一談。
查詢請用下列方式聯絡 POSKing 團隊。電話／WhatsApp：+852 2186 8010；地址：新界沙田石門安麗街18號達利廣場1209室；營業時間：每日 12:00–19:00。
耗材制度嘅核心係四樣嘢一齊做齊：分清楚種類同規格、按店內用量定存量同補貨點、分類存放兼保持包裝完整、取用做到先入先用；訂貨前對清楚適用機種，到貨驗清楚規格同包裝，劣質貨即刻隔離，成套安排先至頂得住日常印牌需要。
