《門市貨品陳列價錢牌列印紀錄保存管理》
保存期分級先由店方白紙黑字定好
價錢牌列印紀錄留幾耐，唔係靠邊個記得就留幾耐，店方要喺開始用呢套保存方法之前，先將唔同紀錄分開等級，再為每個等級寫低一個自己定嘅保存期，咁先至唔會今日留得長、聽日留得短。
分級可以跟紀錄同門市運作嘅關係嚟分，日常更換後留低嘅紀錄可以歸入較短一級，同價錢調整有關嘅紀錄可以歸入較長一級，牽涉顧客查詢或者內部跟進嘅紀錄可以歸入最需要留耐一級，等保存期同實際需要掛鈎。
每個等級嘅保存期長短，完全由店方按自己嘅營運需要同存放空間去定，唔好當成法例定出嚟嘅統一期限，亦都唔好將交易憑證嗰套較長保留安排直接搬過嚟套用，因為列印紀錄本身並無一個適用晒所有門市嘅法定保留期。
定好之後要將分級同保存期寫成店內共用嘅一份說明，放喺負責保存嘅同事搵得到嘅地方，並且喺改動嗰陣同步更新舊版本，咁新入職嘅同事都唔使靠口頭問先知邊類紀錄要留幾耐。
紙本紀錄點樣存放先唔會亂
紙本列印紀錄一收到就要即刻歸位，唔好先放喺收銀枱面或者貨架邊等有空先處理，因為一拖就會同其他單據撈埋，之後要搵返某段時間嘅紀錄就會變得好花時間。
歸檔嗰陣可以按紀錄日期同等級分開文件夾，每個文件夾面頭寫低涵蓋嘅日期範圍同等級，等同事一打開櫃就知邊個文件夾裝住邊段時間嘅紀錄，唔使逐個文件夾揭開嚟對。
紙本要放喺乾燥同唔會俾陽光長期直射嘅室內位置，文件夾要企直或者平放得整齊，唔好壓住其他文件夾令到邊角摺曲，亦都唔好放喺成日要搬動貨品嘅通道旁邊。
紙本拎出嚟用完要即刻放返原位，並且喺文件夾面頭做返記號話俾下一位同事知已經歸位，咁就算中途換人跟進，保存中嘅紙本都唔會因為無人記得放返而失蹤。
電子檔案點樣歸檔先唔會散
電子檔案要有一套固定嘅資料夾結構，例如按年份月份同等級分開資料夾，檔案名要包含紀錄日期同等級，等同事喺電腦入面搵檔案嗰陣，唔使逐個檔案開嚟睇內容先知係邊段時間嘅紀錄。
存檔嗰陣要將正式保存嘅版本同日常工作用嘅草稿分開，正式版本入咗保存資料夾之後就唔好再直接改佢，有需要改動就要另存一個新版本並且寫低改動原因，咁先至保留到原本嘅樣。
電子檔案嘅格式要揀門市電腦普遍開得到嘅通用格式，唔好用得嗰部機先開得到嘅特殊格式，否則換咗電腦或者換咗同事，舊檔案就可能開唔到，保存得幾耐都等於無保存。
每段時間存好之後，負責保存嘅同事要隨機開返幾個檔案驗下，睇下打唔打得開、內容齊唔齊全，發現開唔到或者內容缺失就要即刻由原本來源再存一次，唔好等到要搵嗰陣先發現檔案已經壞咗。
備份點樣分開放先有後路
備份嘅意思係正式保存之外再留多一份相同內容，咁就算正式保存嗰份因為意外而損壞或者遺失，門市都仲有另一份可以頂上，唔使由頭再去追返已經過去嘅紀錄。
備份要放喺同正式保存唔同嘅位置，例如正式保存喺店內電腦，備份就放喺另一部裝置或者店外可以取用嘅空間，咁同一個意外就唔會同時影響晒兩份。
備份唔係做一次就一世受用，店方要定一個定期更新嘅節奏，每次正式保存有新增或者改動，備份嗰邊都要跟住更新，否則備份內容會愈嚟愈舊，真正要用到嗰陣先發現對唔上。
備份做好之後都要試下還原，隨機抽一個舊檔案嚟睇下係咪開得到、內容係咪同正式保存嗰份一致，試過先知備份係真係用得，唔係只係擺咗喺度當做咗。
保存位置點樣分區先一睇就明
保存位置要按紙本同電子分開管理，紙本有固定嘅櫃同文件夾位置，電子有固定嘅資料夾路徑，兩個位置都要寫入店內嘅保存說明，咁同事唔使靠估就知應該去邊度搵。
位置安排要考慮日常運作會唔會成日郁到佢，成日要搬貨或者搬動物品嘅區域就唔啱放紙本，成日要共用又成日換人用嘅電腦資料夾亦都唔啱做唯一正式保存位置，愈少無謂郁動，紀錄就愈穩陣。
唔同等級嘅紀錄可以放喺唔同區域，較短一級放喺就手啲嘅位置方便到期處理，較長一級放喺較少人行過嘅位置減少被誤動嘅機會，位置分得愈清楚，搵同處理嗰陣就愈少出錯。
保存位置有改動就要即刻更新保存說明同埋通知相關同事，舊位置嘅紀錄要一次過搬晒去新位置並且點算一次，唔好留低一部分喺舊位置，否則之後就會出現兩個位置都有、兩個位置都唔齊嘅局面。
邊個掂得保存中嘅紀錄要劃清楚
保存中嘅紀錄唔係邊個經過都可以隨意拎走或者改動，店方要先劃分邊啲崗位可以接觸保存位置、邊啲崗位只可以喺有人陪同之下接觸、邊啲崗位完全唔可以接觸，咁先至唔會出現無人負責嘅灰色地帶。
取用權限要跟同事嘅日常職責掛鈎，負責保存嘅同事可以整理同歸位，店長可以批准搬位同到期處理，其他同事如果只係工作上需要睇某段紀錄，就要經負責保存嘅同事協助，唔好自己直接入保存位置拎。
權限有變動嗰陣要即刻更新，例如同事轉崗或者離職，佢原本嘅取用安排就要同步取消或者轉交，唔好等到下次大執位先一次過處理，因為中間呢段空窗期最容易出現無人知邊個仲掂得到紀錄嘅情況。
每次有人為咗搬位、延長保存或者到期處理而接觸保存中嘅紀錄，都要由負責寫低嘅同事記低邊個接觸過、為咗乜嘢事、處理咗邊批紀錄，咁日後追返嗰陣就有跡可尋，權限劃分亦都唔會得個講字。
到期紀錄點樣處理先唔會錯手
紀錄到期唔等於可以即刻掉，店方要先對照保存清單，確認嗰批紀錄真係已經過咗自己定嘅保存期，而且唔係正喺跟進中嘅個案相關紀錄，先至可以進入到期處理程序，跳過確認就好容易錯手處理咗仲要留嘅紀錄。
到期處理要有人批准，批准嘅同事要同負責保存嘅同事分開，兩個人各自確認一次批號同涵蓋範圍，確認無誤先可以動手，咁就算其中一個人睇漏眼，另一個人都有機會截住。
處理完之後要寫低處理日期、批准人、處理咗邊批紀錄同埋用咗乜嘢方式，等日後有人問起嗰批紀錄去咗邊度，門市都可以即刻講得出一個交代，而唔係得返一句已經無咗。
如果處理嗰陣發現某批紀錄雖然到期但仲有未完嘅跟進，就要即刻停手並且將嗰批紀錄轉去較長一級繼續保存，同時更新清單嗰項嘅到期安排，唔好為咗趕住清位而將仲有用嘅紀錄一併處理晒。
保存清單點樣寫先對得返實物
保存清單係成套保存制度嘅地圖，入面要寫低每批紀錄嘅涵蓋日期、等級、保存位置、正式保存形式同埋店方定嘅到期安排，等同事唔使打開每個文件夾或者資料夾都知成批紀錄嘅去向。
清單要由負責保存嘅同事統一寫低同更新，唔好由唔同同事各自寫各自嘅版本，否則就會出現同一批紀錄喺唔同版本入面寫住唔同位置，搵嗰陣就會各說各話。
每新增一批紀錄入保存，清單就要即刻加返一項，每搬一次位或者改一次等級，清單入面嗰項就要即刻改返，養成即刻更新嘅習慣，先至唔會積存一堆等到月尾先一次過補寫嘅欠帳。
清單本身都要保存埋，唔好只係擺喺某位同事嘅個人電腦或者個人記事本入面，店方要為清單定一個共用位置同備份安排，咁就算負責保存嘅同事放假，另一位同事都可以跟住清單去搵紀錄。
稽核點樣做同埋點樣收尾
稽核唔係等到出事先做，店方可以定期抽取保存清單入面嘅項目，對照實物文件夾或者電子資料夾逐項點算，睇下位置、等級同到期安排係咪同清單寫嘅一致，發現唔一致就要即刻記低並且跟進。
稽核發現缺失嗰陣，第一步係先睇下係咪放錯位置或者清單未更新，而唔係即刻當成已經遺失，搵得返就要即刻歸位同更新清單，真係搵唔返就要由店長決定點樣補救並且寫低成個經過。
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保存期由店方自己分級定立，紙本同電子各有固定位置同備份，權限、到期處理同保存清單齊全，稽核定期對照實物，舊紀錄先至搵得返又處理得有交代。
