《門市貨品陳列價錢牌列印紀錄異常跟進紀錄管理》
一、呢本冊係乜：跟進紀錄冊嘅身份
門市貨品陳列價錢牌列印出現異常之後，店舖需要一個固定地方，記低之後每一次有關呢件事嘅紀錄。呢本跟進紀錄冊就係嗰個地方，佢記嘅係紀錄本身點樣產生、點樣累積同點樣保存，而唔係代替其他文件去講事情點樣處理。
冊嘅身份要喺封面同首頁寫清楚，包括冊名、所屬店舖、開始使用日期同負責保管嘅崗位。身份寫得清楚，日後有人翻開本冊，即刻知道佢對應邊間店、邊段時間同邊類異常，而唔使靠估或者靠人逐個問。
呢本冊同列印紀錄本身係兩樣嘢。列印紀錄記低列印當刻發生過乜事，跟進紀錄冊記低之後圍繞嗰次異常所留下嘅紀錄。兩本冊各有用途，唔好將跟進紀錄寫返入列印紀錄度，亦唔好將列印當刻嘅內容照抄過嚟當做跟進紀錄。
權限變更紀錄覆核、電子化覆核紀錄同托盤覆核異常跟進各自屬於其他題目，呢篇唔會展開，讀者只需要知道，呢篇集中講價錢牌列印異常嘅跟進紀錄冊本身。
二、冊嘅格式：紙本同電子檔點樣定
開冊之前，店舖要先定格式。紙本冊可以用釘裝簿，每頁有固定行數同頁碼；電子檔可以用固定版式嘅表格檔案，每個檔案對應一本冊。格式一旦定落嚟，成間店就用同一種，唔好今日用紙、聽日用另一個版式，令翻查嗰陣要跨幾種格式去對。
格式要預留足夠書寫空間，俾記錄人寫得完整，唔好因為格仔太窄而被迫縮寫到連自己都睇唔返。電子檔嘅欄位闊度同換行設定亦要事先定好，避免字句俾欄位截斷，或者打印出嚟之後缺頭缺尾。
每本冊要有獨立識別，例如冊編號同起用日期，寫喺封面當眼位置。冊編號唔好重用，舊冊封存之後，新冊用新編號，咁樣先至唔會出現兩本唔同時間嘅冊共用同一個名，令人分唔清邊本先係最新。
格式定好之後，最好寫成一頁簡短嘅冊面說明，夾喺冊頭或者放喺電子檔首頁。說明只講格式本身，例如頁碼點樣編、欄位點樣填、檔案點樣命名，令新加入嘅同事照住做都唔會走樣。
三、單號編排：每一次紀錄點樣對返原異常
跟進紀錄冊入面每一次紀錄，都要有自己嘅編號，方便日後逐條搵返。編號可以由冊編號加流水號組成，例如同一本冊入面由第一條開始順序落去，唔跳號、唔重號，寫錯編號就要用留痕方式處理，而唔係直接抹走。
除咗本身嘅編號，每條紀錄亦要寫明對應邊一次列印異常。對應方法可以用原異常嘅編號，或者原列印紀錄嘅日期同貨品資料，總之要做到由跟進紀錄可以一路追返去原事件，而唔係只寫一句含糊嘅描述就當交代咗。
編號編排要全店一致，唔好每個同事用自己一套。例如有人用日期開頭，有人用貨品名開頭，結果同一本冊入面出現幾種編號邏輯，翻查嗰陣就要逐條估，浪費時間之餘亦容易對錯單。
新冊開始嗰陣，編號應該由頭開始定清楚，定係沿用舊冊嘅流水繼續落去，店舖要事先決定並寫入冊面說明。決定本身無絕對對錯，最緊要係全冊一致，而且換冊嗰陣交代清楚，唔好令編號出現斷層而無人知點解。
四、統一寫法：用字、簡稱同內容次序
統一寫法嘅第一步，係定用字。貨品名稱、陳列位置同異常類別，要用店舖日常已經用開嘅叫法，唔好同一個貨品喺唔同紀錄入面出現幾個唔同名。如果貨品有正式名稱同俗稱，冊面說明要寫明以邊個為準。
簡稱都要統一。店舖常用嘅簡稱可以列成一張對照表，夾喺冊頭，令記錄人唔使每次諗點縮寫。無列入對照表嘅簡稱，寧願寫全稱，寫全稱雖然長少少，但日後翻查嗰陣唔會因為估唔到簡稱意思而卡住。
內容次序亦要固定。建議每條紀錄都依照同一順序落筆，例如先寫對應異常編號，再寫紀錄內容，最後寫記錄人。次序固定之後，翻查者可以一眼掃到想要嘅資料，唔使逐段由頭睇到尾先搵到重點。
寫法統一唔等於內容千篇一律。事實部分要按實際情況寫清楚，唔好為咗慳字而省略關鍵資料，例如邊個陳列位置、邊款貨品、邊張價錢牌。統一嘅係格式同用字，內容本身仍然要忠於當刻嘅實際情況。
五、時間標示：日期、時刻同先後次序
每條跟進紀錄都要有明確時間標示，至少包括日期同時刻。日期寫法要全冊一致，例如一律用年月日順序，唔好有時寫日月年、有時寫月日年，否則跨月份翻查嗰陣好容易睇錯日子。
時刻標示同樣要一致，建議用二十四小時制，減少上午下午寫漏或者寫錯嘅機會。時刻唔單止係紀錄寫成嗰刻，亦要同紀錄內容嘅先後次序互相配合，令讀者可以按時間一路睇返成件事嘅紀錄脈絡。
如果一條紀錄係補寫較早時間發生嘅事，時間標示要分清楚兩樣：事件本身嘅時間，同紀錄寫入冊嘅時間。兩者都寫低，先至唔會令人誤會補寫嘅時間就係事件發生嘅時間。
電子檔嘅時間標示要留意系統時間設定，確保檔案入面顯示嘅時間同店舖實際時間一致。紙本冊就要注意字跡清晰，數字唔好寫到令人分唔清係幾號定幾點，含糊嘅時間標示等於無標示。
六、留痕更正：寫錯點樣改先算數
紀錄寫錯係正常事，重點係點樣改。正確做法係保留原本字句，在旁邊或者下一行寫低更正後嘅內容，並由更正人簽名同標示更正日期。原本字句仍然睇得到，讀者先至知道邊度改過、點解要改。
直接塗改、貼紙遮蓋或者用修正液掩蓋原字，喺紀錄冊入面並不合適。呢類做法會令原本內容消失，日後有人質疑紀錄真確性嗰陣，店舖就攞唔出原本寫過乜嘢去解釋，冊面嘅可信程度亦會大打折扣。
電子檔更正同樣要留痕，唔好直接覆蓋舊內容就算。可以用修訂紀錄或者版本備註，寫明邊一條紀錄改過、改咗邊部分、邊個改同幾時改。舊版本檔案要保留，唔好因為已經出咗新版本就將舊檔刪除。
更正原因值得用一句簡短說話寫低，例如寫錯貨品名、寫錯日期或者寫錯編號。原因寫得簡短已經足夠，重點係令人知道更正並非無故改動，而係針對一個具體錯誤作出嘅修正。
七、存放同檢索：放邊度、點樣搵返
跟進紀錄冊要有固定存放位置，紙本冊放喺店舖指定嘅文件櫃，電子檔放喺指定嘅資料夾，唔好隨意放喺個人枱面或者個人電腦桌面。位置固定，先至唔會出現要用嗰陣全店周圍搵嘅情況。
存放位置要喺冊面說明寫清楚，同時讓需要翻查嘅同事知道點樣攞到本冊。紙本冊可以喺櫃面貼上冊編號標籤，電子檔可以用冊編號做檔案名，令存放同檢索用同一套識別，搵起嚟直接對號入座。
檢索方法要簡單直接。翻查者通常會由日期、貨品或者原異常編號入手，所以冊入面嘅編號同日期標示必須清晰，電子檔亦應該支援按呢啲條件去篩選或者搜尋，唔好逼人逐頁逐行慢慢對。
借閱同歸還都要有紀錄，寫明邊個攞走本冊、幾時攞、幾時還返。紙本冊離開存放位置之後，店舖要知道佢喺邊個手上；電子檔如果俾人下載或者複製，都應該喺冊面備註留低相關紀錄，避免版本散落各處。
八、保存期銜接：舊冊封存、新冊接續
保存期安排要同店舖現有文件保存安排銜接，唔好為跟進紀錄冊另起一套無人跟到嘅期限。店舖應該喺冊面說明寫明呢本冊屬於邊類文件、保存安排點樣對照現有安排，到期之後點樣處理，令保管人有章可循。
冊寫滿或者到咗換冊時間，就要封存舊冊，開新冊接續。封存之前要檢查頁碼有無缺頁、編號有無斷號、更正留痕有無齊全，檢查完成先至封存，唔好將有明顯缺漏嘅冊直接封存了事。
新舊冊交接嗰陣，要喺新冊首頁寫明承接邊本舊冊、舊冊編號係乜、交接日期係幾時。交接資料寫得清楚，日後由新冊追返舊冊就有一條明確線索，唔會因為換冊而斷咗成條紀錄鏈。
保存期屆滿之後點樣處理，要按店舖既定安排執行，執行過程本身亦值得喺冊面備註留低一句紀錄，例如處理日期同經手人。咁樣做，冊嘅生命周期由開冊到封存再到屆滿處理，都有跡可尋。
九、缺漏補記：遲寫、漏寫點樣補返
缺漏通常有兩種：遲寫同漏寫。遲寫即係事情已經發生，紀錄隔咗一段時間先至寫入冊；漏寫即係成條紀錄本身無寫到，到後來先至發現。兩種情況嘅補記方法要分開寫清楚，唔好用同一句含糊說話帶過。
補記嗰陣，要標明呢條係補記，寫低補記日期、補記原因同資料來源。資料來源可以係當事人回憶、其他文件或者現場痕跡，總之要寫明補記內容係根據乜嘢而寫，唔好寫到好似當刻即時記錄咁，令人分唔清邊句係事後補返。
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跟進紀錄冊嘅價值在於冊面本身完整可查：身份清楚、編號連貫、寫法統一、更正留痕、存放固定、缺漏有補記安排。
