門市收銀系統退役管理

一、退役講嘅係停用之後嘅收尾，唔係點樣搬資料

舊收銀系統唔再用嗰一刻，件事其實未完。收銀枱可能已經換咗新機，但舊機入面嘅交易紀錄、客人資料、員工帳號、保養合約同埋部機本身，全部都仲喺度等緊人處理，呢啲就係退役要做嘅嘢。

呢篇只講停用之後嘅收尾次序：先對數，之後分三層處理資料，再停用帳號，然後處置設備，最後埋合約尾。備份方法同還原測試歸另一篇文，換系統點樣搬資料過去亦歸另一篇文，呢篇唔會重寫嗰兩樣嘢。

備份同還原嘅做法，見《門市 POS 系統資料備份與還原：幾時備份、點樣驗證》；換系統遷移嘅做法，見《換 POS 系統唔使驚斷生意：數據遷移加零停機轉機全攻略》同《POS 保養合約與數據遷移：合約條款、數據備份同換系統遷移指南》。

二、退役由邊度開始：觸發原因同一個停用日

退役通常由四種情況觸發：換咗新系統、成間舖結業、縮減分店數目，或者某部舊系統長期停用。無論係邊種情況，第一步都係定一個停用日，寫低邊日之後舊系統正式唔再收銀，成個收尾流程就圍住呢個日子排。

停用日之前，舊系統要照常運作，唔好因為就快退役而提早停用部分功能。提早郁手，好容易令最後幾日嘅交易紀錄唔完整，到對數嗰陣先發現缺資料，就要花更多時間追返。

定好停用日之後，負責退役嘅人要有一張清單，寫明對數、資料、帳號、設備同合約五樣嘢邊個跟、幾時完成。退役最怕無人跟到尾，開咗頭但無人埋尾，舊機同舊帳號就會一直擺喺度無人理。

三、停用前最後一次對數：兩邊報表分開對

停用之前，一定要做最後一次對數。收銀系統喺對數嗰陣，只係提供交易方式嘅紀錄同分類；錢點入帳，就由顧客付款嗰陣用嘅收款工具各自處理。報表就要分開對，唔好用一邊嘅數目去代替另一邊。

對數嗰陣，將收銀系統嘅付款方式紀錄，同各個獨立渠道各自嘅結算報表逐項對照一次，睇下有無未結算嘅交易，或者兩邊數目對唔上嘅項目。有差額就要喺停用之前查清楚原因，處理好先停機。

差額留到停機之後先處理，難度會大好多，因為舊系統可能已經拆走，相關人員亦可能已經調走。最後一次對數做齊，退役之後先至唔會仲有交易數目懸空無人跟。

四、第一層資料：交易同稅務紀錄，未到期唔好郁

資料處理要分三層講，第一層係交易同稅務紀錄。呢層資料有保存期要求，保存期未到，退役都唔可以刪除，呢個原則要成間舖都清楚。

交易紀錄保存嘅詳細做法，見《門市收銀系統交易紀錄保存管理》，呢篇只講退役嗰陣點樣銜接：退役清單要寫明邊批紀錄仲未到期、由邊個保管、存放喺邊度，等保存期到咗嗰陣有人識得跟進處理。

退役嗰陣最忌為咗清得乾淨而一次過刪晒所有紀錄。未到期嘅紀錄刪咗就攞唔返，日後稅務或者交易爭議要查返嗰陣，就會因為無紀錄而交代唔到。

五、第二層資料：個人資料，目的完結先至處理

第二層係個人資料，包括客人資料同員工資料，處理原則同交易紀錄唔同。個人資料留得幾耐，要睇當初收集佢嘅目的用完未，目的已經完結，又無法例要求要繼續留，先至應該刪除，或者改到認唔出係邊個人。

如果有法例要求要繼續保留，就只保留法例要求嗰部分，唔好因為方便而成批一齊留低，亦唔好因為想清得快而將有保留要求嘅資料一齊刪走。兩種情況要分開判斷，唔可以一刀切。

退役清單入面，客人資料同員工資料要分開列明，邊批資料目的已經完結、邊批仲有保留要求、邊個負責執行刪除或者匿名化，全部寫低。處理完成之後，負責人要喺清單度確認，唔好只憑口頭交代就算數。（個人資料私隱專員公署有關刪除同匿名化嘅指引方向，2026-10-22 查閱）

六、第三層資料：舊系統以外嘅副本，唔好應承即刻全部消失

第三層係舊系統以外嘅副本。好多門市以為將舊系統入面嘅資料刪除，就等於所有資料已經消失，其實唔係咁。副本有自己嘅處理時間表，要等時間表行完，副本先至算處理好。

所以無論對客人定係對員工，都唔好應承退役當日所有副本即刻消失。應承咗但做唔到，日後有人問起，就會變成門市講過但無做到嘅承諾。

退役清單要寫明副本存放喺邊度、由邊個跟進、跟到處理完成為止。清單入面嘅副本項目一日未完成，成個退役項目都未算完成，負責人要一路跟到尾。

七、帳號停用：舊系統停用，帳號要同步停

資料處理好之後，下一步係停用舊系統嘅帳號。帳號停用嘅做法，見《收銀權限點樣作廢先安全：離職、調職、即時停權的 POS 帳號管理》同《門市收銀系統帳號密碼與登入安全管理》，退役嗰陣要按嗰兩篇文嘅程序逐個帳號停用，收回相關權限。

已經離職或者調職嘅人員嘅帳號，要優先核對，確認呢啲帳號已經停用，唔好留低一個無人用但仲入得返舊系統嘅帳號。帳號停用之後，最好實際試一次登入，確認舊帳號已經入唔到，先至算停用完成。

如果舊系統有用過共用密碼，停用嗰陣要一併處理，改咗佢，唔好留低一個大家都知嘅密碼對應一個已經無人負責嘅系統。一人一個帳號嘅原則，去到退役嗰陣同樣適用，邊個帳號做過乜嘢，日後先至追得到。

八、設備處置：按部件分，唔好成部機一概而論

設備處置要按部件分開判斷。電腦、打印機、掃描器、顯示器屬於「四電一腦」受管制電器，一經棄置就按受管制電器廢物嘅途徑處理，貯存同處理要經持牌設施層面安排，唔好當一般垃圾棄置。（環保署「四電一腦」生產者責任計劃資料，2026-10-22 查閱）

成部收銀一體機唔好籠統當成同一類別，要按入面嘅部件分開判斷，有疑問就向環保署或者 WEEE·PARK 查詢確認先至處置。分錯類別，後面嘅回收安排就會跟住錯。

免費上門回收可以打 WEEE·PARK 營辦商回收熱線 2676 8888 預約，呢個途徑係免費上門回收，買新電器嗰陣銷售商亦有責任安排同類舊電器嘅免費除舊服務，門市可以按自己情況選用合適嘅途徑。（政府新聞處「四電一腦」生產者責任計劃介紹，2026-10-22 查閱）

循環再造徵費方面，電腦、打印機、掃描器每件 HK$15，顯示器每件 HK$45，呢筆錢由供應商直接向環保署支付，唔係商戶退役嗰陣要畀嘅處置費。供應商會唔會沿供應鏈分擔，屬於商業決定，門市唔好將徵費數字當成自己嘅處置成本去計數。（2026 年 10 月 22 日查閱：政府新聞處同環保署生產者責任計劃徵費資料）

錢箱、掃碼槍、線材等非受管制部件，就按供應商回收或者一般電子廢物途徑處理。任何有儲存媒體嘅設備，處置之前要先清除入面嘅資料，做到下一手用家讀唔返舊資料先至交出去，清除方法按設備類型同供應商指引做，唔好自行編造一個聽落專業嘅標準名。

賣電器嗰方嘅除舊責任，見《賣電器要包除舊＋收據列明徵費：香港商戶「四電一腦」法定責任實務》，嗰篇講嘅係銷售商角色，同商戶退役處置係唔同角色，兩者唔好撈埋一齊講。店內自助服務機嘅舊機退役屬於另一類設備，見《商戶店內顧客自助服務升級規劃：需求評估、設備選型、試點、全面推廣、舊機退役實務》。

九、合約收尾同退役清單：逐項打勾先算完成

最後一步係合約收尾。保養合約要按合約寫明嘅方式發出終止通知，處理好按金同尾款，仲有供應商取回設備嘅安排，合約檢查點見《POS 保養合約與數據遷移：合約條款、數據備份同換系統遷移指南》，退役嗰陣對住嗰篇文嘅檢查點逐項核對，唔好漏咗取回設備嘅日子同責任。

成個退役項目完成之前，負責人要拎住退役清單逐項打勾：最後對數做咗未、交易紀錄保管安排寫低未、個人資料處理完成未、副本跟進到尾未、帳號全部停用未、設備按部件處置好未、合約尾款同取回安排傾掂未。邊一項未完成，就寫低邊個跟進，唔好憑印象覺得差唔多就當完成。

舊系統退得乾淨，新系統先至接得順。退役做得馬虎，舊帳號、舊資料同舊合約留低嘅手尾，日後隨時返嚟要門市花更多時間處理。

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