門市收銀系統報表列印管理

報表列印係咩，唔係咩

報表列印係將系統已經生成嘅日報表、交班報表輸出成紙本，方便簽收、留底同日後查閱。列印本身唔會改變數字，唔會解釋數字背後嘅意思，亦唔會將資料變成另一種分析格式，佢只係負責將一份已經定稿嘅報表變成可以簽收同入檔嘅紙本。

要分清楚四樣嘢：列印管輸出，解讀管點睇欄目，導出管拎資料去做分析，收據列印管每張交易單據。四樣嘢分開處理，流程先唔會亂，邊個環節出問題都搵得返邊度跟進。收據紙同收據打印機嘅安排另有舊文講，報表列印唔使喺度重講一次。

邊啲報表要印

日結報表同交班報表係必印嘅兩種。日結報表總結成日營業情況，交班報表記錄交接嗰更嘅情況，兩種報表都係交收同留底嘅依據，收舖同交班嗰陣無紙本喺手，之後要追返當日情況就會好被動。

週結同月結報表就按店內安排決定印唔印、印畀邊個、放喺邊度。店內安排要寫低，唔好只靠口頭約定，否則換咗人就無人知邊張要印、邊張淨係留電子版。

印之前先睇下報表欄目齊唔齊：銷售總額同交易宗數要齊，付款方式分拆、退款同折扣欄目亦要齊。缺咗欄目就唔好急住印，先處理好先再輸出，印咗一張唔齊全嘅報表入檔，日後查閱嗰陣先發現缺欄目，補救起嚟更加麻煩。

日結報表列印程序

日結報表喺收舖對數完成之後先印，印之前先按 post-389 對清，確認數字無問題先輸出。順序調轉就好容易印咗一張未對清嘅報表，之後又要補印，留底嗰張同最終數字對唔上，邊張先係準都分唔清。

邊個印要由店內定明，一般由負責收舖對數嘅同事印，印完即場檢查頁面齊唔齊、欄目有無截斷，簽名確認先入檔。簽名唔係形式，係話畀下一個人知呢張報表已經對過、可以留底。

報表入面嘅付款分類只係記錄用途，錢本身經獨立收款渠道入帳，列印嗰陣唔使亦唔應該將兩樣嘢混為一談。列印程序講嘅係輸出同簽收，數字點解讀、差異點跟進就留返解讀同對數嗰部分處理。

交班報表列印程序

交班嗰陣印交班報表，交出嗰位同接手嗰位一齊睇住印出嚟，確認報表屬於呢更，唔係上一更或者下一更嘅資料。印之前認清楚更次，印錯更次嘅報表入咗檔，之後對返交班紀錄就會對錯更。

交接雙方點收好重要：接手嗰位要即場睇欄目齊唔齊、頁面有無缺漏，先簽收；有疑問嗰陣即場提出，唔好等到收舖先追。簽收之後報表就入交班檔案，交接班現金交收同檢查清單本身見 post-385 同 post-381，報表列印只負責報表呢部分。

列印設定

列印設定要喺系統入面一次過定好：份數按店內安排決定、格式要睇得清楚、指定邊部打印機出報表，唔好每次印都即場揀。每次即場揀就好容易揀錯機，印咗去收據機或者其他枱頭，報表去向唔明，仲要重新再印。

報表紙同收據紙要分開管理：兩種紙用途唔同、放嘅位置唔同、補貨安排亦分開，唔好共用同一個紙卷或者同一個存放格。收據紙規格同收據紙卷更換見 post-109 同 post-378，報表紙規格就按店內定嘅報表格式去配，兩邊各有各嘅安排。

設定改咗之後要試印一張，睇下格式有無走位、欄目有無截斷，確認無問題先正式用。試印嗰張唔好當正式報表入檔，要另外處理，免得檔案入面多咗張測試紙，日後搵返正式報表嗰陣混淆。

報表紙與耗材管理

報表紙庫存要有人跟，見到就快用完先補貨，唔好等到收舖要印日結嗰陣先發現無紙。庫存安排係店內政策，幾時點貨、邊個負責、放喺邊度，都要寫低，唔好淨係得一個人知。

報表紙要放喺乾爽地方，潮濕會令紙張變軟、走紙唔順，印出嚟嘅字亦可能唔清楚。開封之後嘅紙要妥善存放，唔好隨便放喺近水位或者門口容易受潮嘅位置，紙張狀態差，列印失敗嘅機會亦跟住高。

更換報表紙嗰陣要留意紙張方向同規格係咪配合報表格式，換完試印睇下走紙順唔順。收據打印機保養見 post-448，報表打印機嘅日常留意點同樣寫入店內安排，兩部機各有各嘅跟進方法，唔好混埋一齊講。

列印失敗與補印

列印失敗常見情況包括卡紙、缺紙同印錯內容，遇上嗰陣先停低，睇清楚係邊個環節出問題，唔好連續㩒多次列印，否則會印出一疊重複報表，邊張先係正式留底嗰張都分唔清。收據打印機故障處理見 post-373，報表列印失敗只按店內補印安排處理。

補印之前要先確認原本嗰張係咪已經作廢、係咪已經入檔，補印嗰張要標明係補印，寫低補印原因同補印時間，畀日後查閱嗰陣分得出邊張係原印、邊張係補印。無標明嘅補印報表同原印報表一齊入檔，檔案入面就會出現兩張似樣又唔同嘅報表。

補印紀錄要同報表一齊留底，唔好只係口頭交代。報表補印同收據重印係兩回事，收據作廢同重印見 post-372，唔好將收據重印嘅安排套落報表補印度，兩種紀錄各有各嘅寫法。

電子存檔

紙本印完之後，同一份報表要另外存電子版，常用做法係存成 PDF，方便日後搵返同查閱。電子版存檔唔等於導出試算表做分析，導出分析見 post-472，存檔只係留底，目的係日後搵得返、睇得明。

命名規則要由店內定好，檔案名要睇得出係邊日、邊更、邊種報表，唔好用一堆無意思嘅預設檔名，否則搵返嗰陣要逐個開嚟睇。查閱權限亦要定明，邊啲同事可以睇、邊啲可以改，改動要有紀錄，檔案改過都無人知就等於無留底。

保存期方面，根據《稅務條例》第 51C 條，經營業務要留低足夠嘅入息同開支紀錄，中文或者英文都得，等應評稅利潤容易確定，最少留七年，無合理辯解又唔跟，最高可以罰 HK$100,000。電子版存好唔代表可以即刻銷毀紙本，銷毀之前要確保電子版齊全同睇得清楚，夠唔夠留底要以呢條條文嘅要求為準。列印設定、庫存、補印紀錄、命名規則同查閱權限本身都係店內安排，唯一同法例掛鈎嘅係呢個七年保存期。

落地檢查清單＋查詢與聯絡

收舖同交班之前逐項對一次：日結報表對清先印，交班報表交接雙方即場簽收，列印設定同指定打印機已經寫低，報表紙同收據紙分開存放，補印標明原因同時間，電子版按命名規則存檔並留七年。逐項做齊，報表列印先算完整，缺咗邊項都要即場補返，唔好留到之後先算。

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