門市收銀系統用戶登入紀錄管理
登入紀錄嘅作用同範圍
門市每日開店之後，員工會用各自嘅識別登入收銀系統，開始處理收銀工作，收工或者交更嗰陣又會登出系統。呢一連串登入同登出嘅痕跡集合埋，就係門市嘅用戶登入紀錄，佢哋記低咗邊個喺邊個時間用過收銀系統，係了解當日門市運作次序嘅基本資料。
登入紀錄嘅作用唔係為咗記錄員工嘅一舉一動，而係為門市留低一個可以追溯嘅操作次序。當需要了解某段時間邊部收銀機曾經被使用，或者邊個時段曾經有人登入，登入紀錄就可以提供一個有時間順序嘅參考，令到相關資料唔使靠記憶去拼湊。
登入紀錄嘅範圍應該覆蓋門市入面全部收銀終端機同全部使用者，唔可以只記低其中一部機或者其中幾個人嘅登入情況。如果範圍有選擇性，日後要還原成個門市嘅操作次序嗰陣，就會出現唔完整嘅缺口，影響紀錄本身嘅參考價值。
根據 G3 v10.1 第 14.4 條提及嘅審計追蹤要求，審計追蹤應該包括登入同登出活動、時間同用戶識別。換句話講，一套合格嘅登入紀錄，最少要能夠講得出邊個用戶喺邊個時間做過登入或者登出，呢三樣資料缺一不可。
邊啲登入事件要入紀錄
成功登入係最基本嘅入紀錄事件，每當使用者用自己嘅識別成功進入收銀系統，系統就應該即時產生一條登入紀錄。呢條紀錄標誌住一個操作時段嘅開始，之後喺同一個登入時段入面嘅收銀操作，都可以對應返去呢個登入起點。
登出同樣屬於必須入紀錄嘅事件，包括使用者主動登出，同埋系統因為一段時間冇操作而自動登出。兩種登出方式都要分開記低事件種類，咁樣先至分得清楚一個操作時段係由人手結束，定係由系統按既定安排結束。
登入唔成功嘅嘗試都應該入紀錄，記低嘗試發生嘅時間同所用嘅用戶識別。呢類紀錄嘅目的係完整保留登入事件本身，令到登入紀錄唔會只剩低成功嘅部分，而係反映到當日全部同登入有關嘅事件。
交更或者換人操作嗰陣，前一位使用者登出同下一位使用者登入，應該各自產生獨立嘅紀錄，唔可以將兩個人嘅操作合併喺同一個登入時段入面。只有將每次登入同登出分開記低，門市先至可以清楚分辨唔同時段嘅使用者。
每條紀錄應該有嘅欄位
時間係每條登入紀錄最重要嘅欄位之一，應該記低事件發生嘅日期同時間，而且要精確到秒。只記低日期而冇時間，或者只記低大概時段，都唔足夠還原事件嘅先後次序，特別係同一日入面有多人輪流使用同一部收銀機嘅時候。
用戶識別係另一項必要欄位，應該記低登入者嘅識別資料，例如員工編號或者系統入面嘅用戶名稱。用戶識別嘅作用係將每條紀錄對應到一個具體使用者，唔可以用含糊嘅稱呼代替，否則日後就算搵到紀錄，都未必講得出係邊個登入過。
裝置識別都應該一併記低，例如收銀機編號或者終端機名稱，令到每條紀錄都可以對應到門市入面嘅某一部機。門市如果有多部收銀機，裝置識別就更加重要，因為同一時間唔同機器可能同時有人登入，冇裝置識別就好難分辨事件發生喺邊部機。
事件種類同結果都係必要欄位，事件種類講明嗰次係登入、登出、自動登出定係登入唔成功，結果就講明事件係成功定係唔成功。將事件種類同結果分開記低，可以令到登入紀錄嘅內容更加清晰，閱讀嗰陣唔使靠估去判斷事件性質。
時間點樣先算準確
門市入面全部收銀機應該用同一個時間來源，令到唔同機器產生嘅紀錄可以用同一把時間尺去比較。如果每部機各自用自己嘅時間，同一時間發生嘅事件喺紀錄入面可能會出現先後錯亂，影響成個操作次序嘅可信程度。
時間記錄應該統一用本地時間，全部機器用同一個時區標準，唔好混用唔同時區嘅時間。門市日常運作以本地時間為準，紀錄入面嘅時間同門市實際營業時間對得上，先至方便日後按營業時段去理解紀錄內容。
時間精確度應該去到秒，而唔係只去到分鐘或者小時。同一分鐘入面可能先後發生登入同登出兩件事，如果時間只記到分鐘，就分唔清楚兩件事嘅先後，精確到秒就可以保留到事件之間嘅正確順序。
如果發現某部機嘅時間同其他機器有偏差，應該即時修正嗰部機嘅時間來源，令到之後產生嘅紀錄回復準確。已經產生嘅舊紀錄唔應該返去改時間，因為改動原始時間會破壞紀錄嘅原貌，有偏差嘅部分應該用補記方式另外說明。
紀錄點存放同點取用
登入紀錄應該集中存放喺收銀系統或者商戶指定嘅儲存位置，唔好散落喺各部收銀機入面各自為政。集中存放嘅好處係需要搵返某段時間嘅紀錄嗰陣，可以一次過喺同一個位置搵到，唔使逐部機逐部機去翻查。
集中存放之後，商戶亦應該為登入紀錄安排定期備份，令到就算主要儲存位置出現問題，仍然有另一份完整嘅紀錄可以取用。備份嘅內容應該同原始紀錄一致，包括時間、用戶識別、裝置識別、事件種類同結果，唔好因為備份而刪走部分欄位。
需要取用登入紀錄嗰陣，應該按商戶既定嘅程序去取用，取用嘅範圍要講明係邊段時間同邊部機器。取用之後如果要將紀錄交畀其他人參考，應該用完整匯出嘅方式處理，匯出內容要保留全部必要欄位，唔好只匯出其中幾欄。
匯出或者列印出嚟嘅紀錄副本，應該標明副本嘅來源同匯出日期，同原始紀錄分開存放。咁樣做可以避免副本同原始紀錄混淆，日後如果有人問起某份副本係幾時由邊度匯出，都可以有清楚嘅交代。
點樣防止紀錄被事後竄改
登入紀錄寫入之後，應該設定為唔可以再直接修改嘅狀態，令到原始紀錄保持原貌。唯讀嘅安排可以減少紀錄被人無意或者有意改動嘅機會，亦都令到紀錄本身更加值得信任，因為大家都知道睇到嘅就係當時寫入嘅內容。
原始紀錄入面嘅各項欄位，寫入之後都唔應該直接修改。就算之後發現某個欄位有錯，都唔應該喺原始紀錄度直接改寫，因為直接改寫會令到人分唔清楚邊部分係原始內容，邊部分係事後改過嘅內容。
防止竄改嘅另一層安排，係將原始紀錄同任何事後補充資料分開存放。事後補充資料應該用獨立嘅補記形式出現，並且標明係事後補充，原始紀錄本身就原封不動咁保留，兩者並排存放但唔互相覆蓋。
備份同匯出嘅副本都應該保留原始內容，副本上面就算要加標註，都應該將標註寫喺副本嘅附加說明位置，而唔係改寫副本入面嘅原始欄位。咁樣先至可以保證無論睇原始紀錄定係睇副本，核心內容都係一致嘅。
保存期應該點樣自訂
門市登入紀錄嘅保存期由商戶自己訂立，現時並冇一個劃一適用於全部門市嘅固定年期。商戶可以按自己門市嘅規模、儲存空間同日常運作需要，去訂一個合理而且可以長期執行嘅保存期，並且將呢個安排寫低，令到店內上下都用同一個標準。
訂保存期嗰陣，商戶可以考慮紀錄嘅使用需要，例如門市希望保留幾耐嘅操作次序參考，同埋儲存空間可以負擔幾多紀錄。保存期訂得太短，之後需要參考較早時間嘅紀錄嗰陣可能已經搵唔返；訂得太長，就要確保儲存同備份安排跟得上。
政府系統嘅中央日誌要求保存唔少於六個月，嗰個係針對政府系統嘅安排，唔能夠直接當成門市嘅保存期。門市商戶喺訂自己嘅保存期嗰陣，應該按門市本身嘅需要去決定，而唔係將政府系統嘅要求照搬過嚟當成門市標準。
稅務相關資料嘅七年保存安排，係針對稅務相關資料而設，唔應該直接套落登入紀錄度。登入紀錄同稅務相關資料屬於唔同性質嘅資料，保存期應該分開考慮，商戶訂好登入紀錄嘅保存期之後，就要一致執行，唔好隨意縮短或者延長。
日常點樣維持紀錄齊全
每日收舖之前，門市可以確認當日各部收銀機都有持續產生登入紀錄，睇下有冇邊部機成日都冇新紀錄。呢個確認動作嘅目的係及早發現紀錄產生有冇中斷，屬於日常運作層面嘅留意，重點在於紀錄有冇持續產生，而唔係逐條去評論紀錄內容。
儲存空間亦要納入日常留意範圍，商戶可以定期睇下儲存登入紀錄嘅空間仲剩幾多，確保唔會因為空間用盡而令到新紀錄寫入唔到。如果儲存空間接近上限，就要按既定安排去處理，例如清理已經過咗保存期嘅舊紀錄，或者擴充儲存空間。
收銀系統喺收款流程入面，職責只限於記錄低用邊種方法畀錢、將交易分好類，方便日後核對數目，真正收錢嗰下由另外嘅獨立收款裝置負責。POSKing「POS 系統＋收銀鏡頭套裝」HK$4,950 一次性買斷免月費，免月費年費（來源：根據本系列既定實價，查閱日期：2026-10-22）。
工具同儲存安排配合得好，登入紀錄先至可以長期保持齊全。商戶揀收銀系統嗰陣，不妨睇下系統能唔能夠自動產生完整欄位嘅登入紀錄，同埋係咪支援集中存放同備份，咁樣日常維持紀錄齊全嘅工作量就會細好多。
紀錄有缺漏應該點補記
如果發現某段時間冇紀錄，或者某部機嘅紀錄出現空缺，首先要將缺漏嘅範圍寫低，包括缺漏嘅日期同時間範圍，以及涉及邊部收銀機。將缺漏範圍講清楚，係補記嘅第一步，因為連缺咗邊部分都講唔清楚，就好難做之後嘅補充。
補記內容應該包括缺漏嘅日期同時間範圍、涉及嘅裝置識別、發現缺漏嘅日期，以及負責補記嘅人員識別。呢啲資料可以令到補記本身都有完整嘅交代，日後睇返補記嗰陣，都知道補記係幾時由邊個就住邊段缺漏而寫。
補記必須清楚標明係事後補記，內容要同原始紀錄分開存放，唔可以扮成當時即時產生嘅原始紀錄。補記嘅寫法應該如實講明資料來源同埋資料嘅局限，例如邊部分係憑其他可靠資料還原，邊部分仍然未能確定，唔好將推測寫成肯定事實。
查詢請用下列方式聯絡 POSKing 團隊。電話／WhatsApp：+852 2186 8010，地址：新界沙田石門安麗街18號達利廣場1209室，營業時間：每日 12:00–19:00。登入紀錄做得齊全，門市每日嘅操作次序先至有清楚嘅依據。
登入紀錄要記晒全部登入同登出事件，欄位齊全、時間準確、原始紀錄鎖定唔改，保存期由商戶按自身需要自訂，缺漏就用標明事後補記嘅方式另外補充。
