門市存貨預警：低存貨、補貨、缺貨處理
存貨預警係咩，點解門市需要佢
存貨預警嘅本質，係系統喺某樣貨嘅存量跌到商戶預先設定嘅水平時，主動出提醒，等負責嘅人提早處理，而唔係等到客人嚟到先發現貨架已經空晒。提醒本身只係一個訊號，作用係將「記住睇貨」變成「系統提你睇邊樣」，等門市唔使靠記性去追住每一樣貨。
人手巡貨好容易出現盲點，特別係忙碌時段，收銀排住隊，根本無人有空慢慢行貨架；交接班嗰陣如果只係口頭講一句，下一更好容易漏咗跟進；暢銷貨賣得快，朝早仲有貨，晏晝已經斷貨，靠感覺估係追唔切嘅。香港好多細舖人手少，一個人要兼顧收銀同睇貨，預警就可以幫手將注意力集中喺真正需要處理嘅貨品度。
有一點要分清楚：預警唔等於自動落單。系統提醒之後，仍然要人核實實際情況再作決定，系統提醒同人手決定係兩回事，唔好撈埋一齊。如果將提醒當成落單指令，數錯嗰陣就會買多咗；如果收到提醒又無人理，預警設得幾完善都無用。
邊啲貨要設預警，點樣分級
唔係全部貨都應該用同一個標準。分級嘅原則，係按缺貨帶嚟嘅影響去排先後：暢銷必需品一旦缺貨，客人即刻買唔到，影響最直接，處理要最優先；慢流貨缺貨嗰陣，客人未必即時需要，處理可以排後少少。先後次序定好，員工先唔會喺一堆提醒入面唔知跟邊樣先。
補貨難度都係分組嘅考慮。供應商送貨期較長、要預訂先有貨、季節性先返貨嘅貨品，預警要設得較早，等門市有足夠時間等貨到；本地可以較快補到嘅貨，預警可以設得較貼近賣晒線。補貨期長短唔同，提醒嘅時機自然唔應該一樣。
貴價貨同平價消耗品嘅目標亦唔同。貴價貨重在避免積壓，入得多會壓住資金同倉位；平價快流貨重在避免斷貨，斷貨就即刻無得賣。兩種目標唔好混為一談，否則貴價貨會越入越多，平價貨又成日斷貨。新貨、試賣貨同即將停售嘅貨要另行標示，新貨無銷售歷史，起步設定只可以先設較寬鬆提醒，再按實際銷情調整。
預警閾值點定，唔好一刀切
閾值即係觸發提醒嘅存量水平，定閾值可以諗三個因素：補貨要幾耐先到貨、補貨期內大概賣幾多、要留幾多安全量應付波動。三者相加嘅思路就係預警水平嘅基礎，具體數字由商戶按自己銷情同供應商交期自訂，唔係行業標準，亦唔係法例要求，唔好照抄人哋嘅設定。
暢銷貨同慢流貨嘅閾值應該唔同，旺季同淡季嘅閾值亦可以唔同。開業初期、換季、做推廣前，都係需要覆檢閾值嘅時機：開業初期未摸清銷情，設定要留彈性；換季嗰陣貨品需求會變；做推廣前如果唔覆檢，推廣一開始就可能斷貨。定期覆檢，先至唔會令舊設定拖住新情況。
同一貨品唔同分店、唔同包裝規格要分開設，唔好用一個總數代表全部。組合裝、散裝、贈品裝要分開編碼，先至預警準確，否則系統話有貨，實際係另一種包裝有貨，客人要嗰款依然無貨。常見錯誤有兩個方向：閾值設得太低等於無預警，等到提醒嗰陣已經賣晒；設得太高就會成日誤報，員工被提醒轟炸得多，最後會忽略提醒。誤報同漏報之間要取平衡，寧願定性檢討邊啲提醒成日出現但其實唔缺，都唔好憑感覺亂改數字。
警示方式點揀，邊個睇得到先有用
門市可用嘅警示方式有幾種：POS 畫面提示、低存貨清單、顏色分級。顏色定義由商戶自訂並全店統一，例如紅色代表已缺貨、黃色代表即將缺貨，顏色嘅意思全店要一致，唔好每個員工有自己一套解讀。警示方式揀得啱，員工一眼就知邊樣最急。
警示最緊要去到負責跟進嘅人面前，唔好只停留喺後台報表。收銀位、倉位、店長手機或者訊息群組，邊個渠道最快見到，就用邊個。後台報表無人開嚟睇，就等於無警示；收銀位即時彈提示，收銀員先有機會即刻話畀負責人知。渠道要配合門市實際工作流程，唔好為咗用新工具而加多一層無人睇嘅位置。
警示內容要齊全先跟得到：貨品名、規格、現時系統存量、預警閾值、供應商聯絡資料缺一不可，缺資料嘅警示等於無警示，因為跟進嘅人收到之後仲要周圍搵資料，先至可以聯絡供應商。警示頻率亦要定好：每日開店一次總覽、營業中即時提示、收店前一次覆核，避免同一警示全日重複彈出，令員工出現疲勞，之後連真正緊急嘅提醒都忽略埋。
通知流程：邊個收到、幾時跟、點確認
通知流程可以分開幾個步驟：系統出警示、指定負責人確認收到、負責人回報跟進結果。每一步都要留紀錄，口頭交代唔算完成，因為口頭講完無人記得邊個應承咗跟，之後追問嗰陣就各執一詞。紀錄唔使寫得好複雜，寫明邊樣貨、邊個收到、跟進到邊個階段，已經足夠交代。
職責分工要寫明：邊個負責睇警示、邊個負責聯絡供應商、邊個負責批核落單，唔同角色可以由唔同人擔任。細舖人手少，角色可以由同一個人兼任，但兼任都要寫明係邊個兼任，唔好寫成「大家一齊睇」，結果變成無人睇。分工寫得越清楚，警示先越唔會喺交接位跌咗。
交接班安排好重要。早更未處理完嘅警示要寫入交接清單，夜更接手嗰陣先對一次未完成項目，唔好只靠口頭講一句。假期、病假、繁忙時段都要有後備安排：指定後備跟進人，警示唔好只綁定一個人，否則負責人一放假，成個預警系統就停擺。後備人選平時都要識睇警示，臨時先教就太遲。
低存貨跟進：先核實，先至落單
收到低存貨警示，第一步係核實該貨品嘅實際情況：系統數同貨架、倉位實物係咪一致，有無貨品未入系統、有無擺錯位、有無損壞未扣數。核實嘅目的，係確認警示講嘅缺貨係咪真實，唔好一見到提醒就即刻落單，否則實物明明仲有貨，都會買多一批返嚟。
真缺同數錯要分開處理：真缺就進入補貨程序，數錯就修正該貨品嘅系統紀錄並記低原因，唔好將兩種情況混成一個數字。原因記低先有價值，下次再出現同類數差，門市先知係入數漏咗、擺錯位，定係損壞無扣數，唔使每次都由頭查過。
核實只針對出警示嘅貨品做重點核對，唔係成店重新點一次。重點核對慳時間，亦令員工願意認真做；如果每次警示都要成店點貨，員工好快就會跳過核實步驟，直接落單，預警就失去把關作用。全面對數方法，可以參考《門市盤點管理實務：全盤、循環盤點、差異處理與系統對數》。
補貨觸發之後，系統要做啲咩
核實確認真缺之後，系統層面嘅後續動作，係將已核實嘅缺貨項目轉成待落單清單，附上供應商聯絡資料，標示期望到貨日由商戶填寫。期望到貨日唔好寫成未確定嘅承諾，填寫嗰陣要按供應商回覆去寫，寫咗未確定嘅日子，之後客人問起就會變成失信。
到貨之後嘅系統動作同樣關鍵：入貨數量要即日入 POS 更新存量，警示先至會解除。入數拖延會令警示繼續誤報，員工見到明明已經返咗貨、系統仲話缺貨，幾次之後就會唔信警示。入數即日做，係維持預警可信度最簡單嘅方法。
已缺貨嘅貨品要在 POS 標示停售或者缺貨，避免收銀繼續開單之後先發現無貨。收銀開單嗰陣如果系統無標示，員工好容易照常收錢，到執貨嗰陣先發現無貨交，客人體驗會好差。貨架補貨實務，可以參考《門市貨架補貨與缺貨管理實務》。
缺貨應對：點同客人講，點留住生意
店內即時講法要直接：講明暫時缺貨、講明有無替代品、講明可否預留或者留電話通知。唔好講出未確定嘅到貨日期，講咗一個估算日子，客人就會按嗰個日子返嚟，到時無貨就會更加失望。直接講清楚現況，客人反而容易接受，亦方便員工跟住落嚟講替代方案。
替代品推介有原則：推介功能相近、價錢相若嘅貨品，並講清差異，唔好為咗清貨而推介不合用嘅貨品。客人買返去發現唔啱用，退貨同投訴嘅成本，遠高過一次缺貨嘅損失。講清差異亦係畀客人自己決定，員工唔好幫客人硬銷。
預訂同留貨安排要做得實在：客人願意等，就記低聯絡方式、貨品規格、數量，貨到之後主動通知；唔願意等嘅客人，記低需求作日後補貨參考。網上同門市資訊要一致，門市缺貨而網店仍然顯示有貨，會造成客人白行一趟，兩邊資訊要同步更新，做法只可以按門市實際操作去寫，唔好假設平台有某種功能。缺貨紀錄都要留低：邊日缺、缺邊樣、缺幾耐、有幾多客人問過，留紀錄先至可以日後調整閾值。
定期檢討預警設定，兼查詢指引
檢討時機有幾個：換季前、做大型推廣前、轉供應商後、成日誤報或者漏報嗰陣。檢討方法只可以定性：睇邊啲貨成日彈警示但其實唔缺、邊啲貨無警示卻突然斷貨，兩類清單就係要調整嘅對象。唔好用未經核實嘅準確率數字去評分，定性睇清單已經足夠搵出設定問題。
權限同紀錄都要寫明：邊個可以改閾值要講清楚，改動要留低改咗邊樣、幾時改、點解改，避免多人各自改數令設定混亂。常見錯誤收尾要逐項點出：閾值多年不改、全部貨同一個閾值、警示只得店長見到、核實步驟跳過直接落單。呢幾項任何一項出現，預警系統都會慢慢失效。想再用報表睇銷情，可以參考《門市 POS 數據分析工具：報表導出、試算表、圖表入門》。
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預警嘅價值在於提早發現同有人跟進：分級定先後、自訂閾值、警示內容齊全、跟進留紀錄、缺貨先核實後落單，定期覆檢先至唔會變成誤報或者漏報。
