門市收銀備用機管理：備用收銀機、打印機、掃碼槍輪換、試機、存放

一、備用機唔係買多部擺埋一邊就叫有準備

你間舖收銀枱上面嗰套設備，每日開足十幾個鐘，總有一日會輪到其中一件出問題。好多門市以為買多一部收銀機、打印機或者掃碼槍返嚟擺喺倉，就等於有後備，到真正要用嗰陣先發現條線唔啱、插頭唔見咗、部機開極都開唔著。備用機管理講嘅就係呢啲平日功夫：部機係咪齊件、係咪開得著、邊個知佢擺喺邊。

要分清楚三樣嘢。第一係正機，即係你每日開舖用緊嗰套。第二係備機，即係正機頂唔順嗰陣即刻頂上嗰套。第三係壞機，即係已經出咗問題、等緊維修嗰套。呢三個身份要分得清清楚楚，唔可以將壞機同備機擺埋同一個櫃，更加唔可以將備機當成日常後備貨，邊個順手就拎去用，用完又唔放返原位。

備用機嘅作用好單一，就係喺正機用唔到嗰段時間頂住收銀，等你有時間慢慢處理正機。至於正機即場點樣應變、點樣轉用手工方式記數，屬於另一套做法，詳見《收銀機故障應急：死機、打印機壞、掃碼槍失靈嗰陣點即場應變＋手工開單對數》（post-114），嗰度講嘅步驟唔會喺度重複。備機管理只負責一樣嘢：等到你要頂替嗰一刻，部備機係齊件、開得著、即刻用得。

二、邊部做備機先啱：同款優先，配件齊先算數

揀備機第一個原則，係盡量同正機同款同型號。型號一樣，線材、插頭、紙卷、設定先至可以直接對調，換機嗰陣唔使重新摸索點接線、點設定。型號唔同唔係一定唔得，但你要預先試過，確認備機接得上你間舖嘅錢箱、網絡同電源，唔好等到頂替嗰日先發現接頭唔啱。

第二個原則，係備機要成套齊件先算數。收銀機一部、打印機一部、掃碼槍一支，仲有各自嘅電源線、連接線同埋固定架，缺一樣都等於未準備好。你可以為每套備機準備一個專用袋或者專用箱，入面放齊成套嘢，箱面貼一張清單，寫明入面有邊幾件。每次拎出嚟用完，都要對返清單放返齊，唔好逐件散收。

好多門市會用退役嘅舊機做備機，呢個做法本身冇問題，但有個前提：舊機退役之前要試過仲用得，唔係因為壞咗先退落嚟。如果部舊機本身已經有毛病，退落嚟做備機只係將問題由正機位搬去備機位。退役嗰陣就要試清楚，試得過先至可以掛上備機個名，試唔過就應該標明待維修，唔好混入備機隊伍。

仲有一點要記住：收銀系統嘅角色，係幫你記低每單交易用咗邊種付款方式、將交易分好類、之後幫你對返數。真正收到錢嗰一步，係由八達通、KPay、YedPay呢啲獨立收款渠道各自去做，唔係收銀系統本身直接收錢。所以揀備機嗰陣，你要確認嘅係備機上面嘅記錄同分類功能正常，唔好誤以為換咗部收銀機就等於換咗收款渠道。

三、備機擺邊度先拎得快：固定位置，邊個都搵到

備機擺邊度，決定咗頂替要花幾耐。最理想嘅位置，係收銀枱附近一個固定嘅櫃或者架，行幾步就拎到，唔使行入倉、開鎖、搬開成堆貨先搵到。如果你間舖有兩個收銀位，備機就應該擺喺兩個位中間都拎到嘅地方，唔好偏埋一邊，搞到另一個位嘅同事要跨過成間舖先拎到。

存放環境方面，記住幾個大原則就夠：陰涼乾爽、唔好曬到太陽、唔好擺喺近水位、唔好俾重物壓住。打印機同掃碼槍都怕撞怕壓，上面壓住成箱貨，箱底嗰部機好容易俾人壓壞都唔知。備機箱上面唔好再疊其他嘢，箱面寫明係備機專用，咁先至唔會俾人當成雜物箱，隨手塞嘢入去。

位置定咗之後就要寫低，貼喺收銀枱附近當眼處，或者寫入開舖檢查表入面。新同事入職嗰陣，帶佢行一次，話佢知備機擺邊、點樣拎、拎完要放返邊。備機管理最常見嘅失敗，唔係冇買備機，而係得店長一個人知備機擺邊，店長一放假，全間舖就冇人搵到部機。

如果你間舖地方實在細，收銀枱附近擺唔落成套備機，可以將掃碼槍同打印機分開放，但分開放就要分開寫低位置，唔好靠口頭傳話。邊件擺邊個櫃、邊個櫃用邊條鎖匙，都要寫清楚。分開放嘅代價係頂替嗰陣要行多兩個位，所以平日試機嗰陣就要順便行一次拎機路線，確認條路冇俾貨物塞住。

四、幾耐試機一次：定個節奏，試到開得著先算

備機最怕長期擺埋一邊冇人掂，擺到電池冇電、接頭氧化、設定走樣，到要用嗰陣先發現問題。所以試機一定要有固定節奏，唔可以諗起先試。以下講嘅節奏屬於商戶自訂實務建議，唔係廠商規定，亦唔係法例要求，你可以按自己間舖嘅生意量同設備數量再調整，但調整完就要寫低，之後跟足自己定嘅節奏做。

一個穩陣嘅做法，係每個月固定一日試晒成套備機，日子可以定喺每月第一個星期一，或者配合你間舖本身嘅盤點日一齊做。試機嗰陣唔使做齊成套保養，重點係確認部機仲用得：收銀機開唔開得著、入唔入到系統、打印機印唔印得出收據、掃碼槍掃唔掃到條碼。每一樣試過冇問題，先至算試機通過。

試機結果要寫低，唔好試完就算。寫低試機日期、邊套備機、邊樣試過、邊樣有問題、邊個負責試。如果試嗰陣發現打印出嚟嘅字淡咗、掃碼要掃幾次先讀到，呢啲就係要跟進嘅訊號，應該記低並安排處理，唔好等到頂替嗰日先嚟煩。至於點樣清潔同保養部機本身，屬於日常保養同預防性保養嘅範圍，詳見《收銀機日常保養與清潔實務》（post-357）同《門市收據打印機預防性保養日程：打印頭、切紙刀、走紙膠輆嘅保養週期、耗損徵兆同更換決策》（post-448），嗰兩篇講嘅保養步驟唔會喺度重複。

試機嗰陣仲要順便試埋條拎機路線：由備機櫃行去收銀枱，睇下條路通唔通，線材夠唔夠長，插座夠唔夠位。好多門市試機只係喺櫃入面開一開，冇試過搬去收銀枱接線，到真正頂替嗰陣先發現條線短咗一截。試機要試到成套嘢喺收銀枱位正常運作，先至叫真正試過。

五、輪換點做：正機備機輪流用，唔好一部用到殘

輪換嘅意思，係等備機間中都有機會上場，唔好長期擺喺櫃入面放到出問題。你可以定一個簡單嘅輪換做法，例如每季將備機同正機對調一次，等兩部機都有機會喺真實交易環境行一段時間。對調之後，之前嘅正機就變成新嘅備機，同樣要入返備機櫃、貼返標籤、寫返紀錄。

輪換有兩個好處。第一，兩部機嘅狀態都會有人留意到，邊部開始慢、邊部打印開始唔穩定，平日就睇得到，唔使等到頂替嗰日先知。第二，同事對兩部機都會用，唔會出現得一個人識用正機、冇人識用備機嘅情況。輪換嗰日順便教埋新同事點樣換機，咁先至係真正嘅後備。

輪換嗰陣要留意一樣嘢：對調之前，兩部機嘅設定要先對返齊，包括貨品資料、付款方式分類同埋打印格式，唔好換咗機先發現印出嚟嘅收據格式唔同、分類對唔返。對調之後嘅第一日，負責人要睇實收銀情況，確認新上場嗰部機交易記錄正常，先至算輪換完成。

如果你間舖得一套備機，輪換唔等於要成日換嚟換去，搞到同事混亂。輪換嘅頻率可以定得疏啲，重點係有輪換呢個動作，唔係日日換。幾耐輪換一次，同試機節奏一樣，屬於你間舖自己定嘅實務安排，寫低之後跟足就得，最怕係冇定過、冇人記得、最後變成冇輪換過。

六、盤點點做：一張表記晒，邊個簽名邊個負責

備機盤點唔係數下有幾多部機就叫完成，而係要對返每部機嘅狀態。盤點表上面最少要有呢幾欄：設備名稱、機身編號、係正機定備機、存放位置、上次試機日期、試機結果、配件齊唔齊、負責人簽名。盤點嗰陣逐項對，發現配件唔見咗、試機過期未做，即刻寫低跟進，唔好拖到下次盤點先處理。

盤點可以配合試機一齊做，每個月試機嗰日順便盤點一次，咁就唔使另外抽時間。盤點嗰陣要開箱逐件點，唔好只係望住個箱外面就當點過。電源線、連接線呢啲最容易唔見嘅配件，尤其要逐條對，線材唔見咗，部機幾新都用唔到。

盤點表要放喺邊個都搵到嘅地方，例如收銀枱附近嘅文件夾，或者店長枱面嘅固定位置，唔好收埋喺某個人嘅私人櫃桶。盤點表亦要留底，舊表唔好一盤完就掉，留返幾個月，咁先至睇到邊部機成日出問題、邊件配件成日唔見，之後買新機或者改存放方法嗰陣就有根據。

人手方面，盤點最好由兩個人分工：一個點數，一個核對，點完互相簽名。一個人自己點自己簽，好容易睇漏眼。舖頭細、得一個人當值嗰陣，可以改為盤點完影張相留底，或者第二日由另一位同事覆核一次。方法可以變通，但「有人覆核」呢個原則唔好慳。

七、故障頂替交接：邊個決定換機，換完點交代

正機用唔到嗰陣，第一個要決定嘅問題係邊個有權決定換備機。呢個決定權要預先講明，唔好等到出事嗰陣先至逐個問。好多門市嘅做法，係當值負責人可以直接決定換機，換完再通知店長，咁就唔會因為等一個電話而拖慢成個收銀流程。決定權定咗之後，要話埋俾全部同事知，唔好得店長一個人知。

換機嗰陣要有一張簡單嘅交接清單：幾點換機、邊套備機頂上、邊部正機出問題、出問題嗰陣有咩徵狀、正機擺咗去邊、邊個負責跟進維修。交接清單寫完，頂替嗰位同事同下一更同事都要睇過，咁下一更先知而家用緊備機、正機去咗邊，唔會誤將壞機當成備機拎去用。

最重要嘅一項交接規矩，係壞機絕對唔可以放返去備機位。壞機要另外擺，上面貼一張紙寫明故障徵狀同埋日期，等維修嗰陣可以直接睇到。壞機同備機擺埋一齊，係備機管理最常見嘅出錯原因：下一位同事急起上嚟，隨手拎起一部壞機就當備機用，結果頂替失敗，仲要再換多次。

頂替期間嘅交易記錄亦要交代清楚。邊段時間用備機做交易、邊段時間用返正機，交接嗰陣要講明，等到收舖對數嗰陣，負責對數嘅同事知道要對返兩部機嘅記錄，唔會漏咗其中一段。至於停電嗰陣點樣靠備電頂住收銀，屬於備電保護嘅範圍，詳見《門市 UPS 備電保護：停電、電壓突波、收銀不斷電》（post-456），嗰篇講嘅備電做法唔會喺度重複。

八、備機買定租定用舊機：三個做法點揀

決定備機來源之前，先數清楚你間舖有幾多個收銀位、邊個位最唔可以停、邊個位停一陣都仲頂得住。得一個收銀位嘅細舖，備機嘅重要性最高，因為一停就等於成間舖停。有幾個收銀位嘅大舖，可以先為最繁忙嗰個位準備成套備機，其他位共用一套流動備機，咁樣安排會實際啲。

三個常見做法各有取捨。第一係買多一套新機做備機，優點係同正機一樣新、設定最容易對齊，缺點係要預先使一筆錢。第二係用退役舊機做備機，優點係唔使額外使錢，缺點係舊機本身已經用過一段時間，試機同輪換要做得更加密。第三係問供應商有冇備機支援服務，簽約之前問清楚有冇得借機、借機要幾耐先送到、借機期間有咩條件，呢啲全部要睇返你自己份合約點寫，唔好憑口頭承諾當成有保障。

揀邊個做法，唔好只睇價錢，要睇埋頂替速度。買返嚟擺喺舖頭嘅備機，幾分鐘就拎得出；要等供應商送機嘅做法，就算合約寫明會送，送到之前嗰段時間收銀點算，你都要有另一套安排。兩個做法可以一齊用：舖頭擺一套即拎即用嘅備機，再加供應商嘅借機安排做第二重保障，咁就唔會將全部希望押喺單一做法上面。

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九、開舖一頁清單：備機管理每日睇一次就夠

將成套備機管理濃縮做一頁清單，貼喺收銀枱附近，每日開舖嗰陣睇一次。清單上面寫明：備機係邊套、擺喺邊個櫃、箱入面有邊幾件、上次試機係幾時、下次試機係幾時、盤點表擺喺邊、邊個有權決定換機、壞機要擺去邊。每日睇一次，唔係要每日做晒全部嘢，而係等每個當值同事都知備機嘅最新狀態。

清單上面嘅日期一過期就要跟進。試機日期過咗未做、盤點日期過咗未點，都應該即刻安排，唔好等到下個月先一次過補做。補做嗰陣更加要寫明實際試機日期，唔好寫返原本應該做嗰日，紀錄要反映真實情況，先至對之後嘅跟進有用。

最後要提多一次分工：備機管理唔係店長一個人嘅事。邊個負責試機、邊個負責盤點、邊個負責換機決定、邊個負責跟進維修，全部都要寫明人名，唔好只寫職位。寫明人名，先至到嗰個人放假嗰陣，你會記得要搵邊個頂上佢嘅工作，而唔係到出事嗰陣先發現負責嗰個人唔喺度。

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