《門市收銀系統用戶帳號命名規則修訂管理》
修訂管理講緊乜嘢
命名規則修訂管理講嘅係一套規則本身點樣改先算數，唔係邊個帳號要改名。規則一改，成間店之後開戶、認人、交接嘅依據都會跟住變，所以改規則同改一個名係兩回事，管理方法亦要分開睇。
呢篇只處理修訂嗰個過程：邊啲事值得拎出嚟檢討、邊個可以提議、邊個有權批、改完點編版本、幾時生效、舊安排點過渡、改壞咗點停。至於規則入面寫乜嘢先啱、一個名點樣先算合格，嗰啲屬於 post-620 嗰篇嘅範圍，呢度唔會再定一次。
分開處理有實際好處：前線同事唔使估今日用邊套講法，店長亦唔使憑印象話事。每一次改動都有人提議、有人批核、有版本留底，日後有人問點解會變成咁，翻查修訂紀錄就搵到來龍去脈，唔使靠口頭回憶。
收銀系統喺呢套安排入面只負責記低付款方式、歸類交易同埋核對帳目，錢本身經店外獨立渠道入帳。顧客用八達通付款嗰陣，收款由八達通機處理。命名規則修訂講嘅係帳號點樣稱呼同辨認，唔會因為改咗稱呼就改變收款渠道或者對數方法，兩邊各行各路先唔會混淆。
邊啲情況值得觸發修訂
規則唔應該無端端改，改之前要講得出觸發原因。常見觸發包括門市架構出現變化，例如新分店開張或者職能分工調整，舊有稱呼已經唔夠分清楚邊個崗位負責邊類工作，繼續沿用就會越嚟越含糊。
另一類觸發嚟自日常使用嘅回饋：前線同事成日要額外解釋某個稱呼指邊個人或者邊個崗位，或者交接嗰陣成日要停低確認身份，呢啲都係訊號，話畀店長知現行講法已經唔夠清晰，需要檢討係咪規則本身要修訂，唔係個別同事記性問題。
系統或者流程變動亦可以成為觸發，例如門市引入新嘅工作流程，舊有稱呼覆蓋唔到新崗位，或者兩個崗位嘅稱呼喺新流程入面好容易撈亂。呢個時候要檢討嘅係規則層面，唔係即刻幫某幾個人改名就算。
觸發原因要寫低，唔好只係口頭講一句覺得唔順就改。寫低觸發原因，批核嘅人先判斷到值唔值得改，日後檢討嗰陣亦對得返當初點解要改，唔會將一次修訂誤會成無原因嘅改動。
修訂提案要寫乜嘢
有觸發原因之後，下一步係由負責人寫一份修訂提案，提案要講清楚想改邊部分、點解要改、改完之後嘅講法係點。提案唔好只寫一句想改，批核嘅人睇完都唔知改動影響邊啲崗位同邊啲日常環節，咁就無辦法判斷。
提案入面要有新舊對照，將現行講法同建議講法並排寫出嚟，等批核嘅人一眼睇到邊度變咗、邊度無變。對照寫得越清楚，批核嗰陣越少誤會，亦方便之後向全店解釋，唔使逐個人口頭補充。
提案仲要交代影響範圍：邊啲崗位會受影響、邊啲表格或者內部名冊要跟住更新、員工需要幾多時間適應新講法。影響範圍寫得唔齊，生效嗰陣先發現有環節漏咗更新，前線就會出現新舊講法並存、各自表述嘅局面。
提案人同批核人要分開，提議嘅人唔好自己批自己。分開角色唔係唔信任，而係畀多一雙眼檢查提案有無諗漏影響、有無同現行其他安排撞咗，批核先至有把關作用。
批核點分層、點留紀錄
批核要睇提案嘅影響大細嚟決定由邊個批：只係字眼澄清、唔影響辨認方式嘅改動，可以由店長批；牽涉成個稱呼結構、影響多個崗位嘅改動，就要交由更高層嘅負責人批，唔好一律用同一個批核層級處理晒所有改動。
批核嗰陣要睇幾樣嘢：改動係咪真係由觸發原因引起、對照係咪寫得清楚、過渡安排係咪諗好。任何一樣未交代清楚，批核人都可以打回提案要求補充，唔好為咗趕時間而批一份未諗清嘅提案，趕出嚟嘅修訂日後多數要再改。
批核結果要留低文字紀錄：邊個批、幾時批、批咗邊個版本、附帶有無條件。口頭批准唔算數，因為口頭批准無辦法畀其他同事核對，生效日嗰陣有人質疑點解會改，店長都搵唔返當初邊個批過。
批核通過唔等於即刻生效，批核同生效係兩個步驟，中間要留時間做準備。呢個分界好重要：批咗只係代表新講法已經定案，幾時全店轉用新講法，要由生效日嗰節另外定，唔好將批核日當成生效日。
版本代號點編、點保留
每一次批核通過嘅修訂都要有一個獨立版本代號，代號要跟住修訂次序一路排落去，唔好重用舊代號，亦唔好跳號。版本代號嘅作用係畀全店講到明而家用緊邊一套講法，溝通嗰陣講代號就知係邊個版本，唔使靠形容。
版本紀錄要寫低幾樣嘢：代號、批核人、批核日期同埋改動摘要。改動摘要唔使抄成份提案，只要寫到邊部分變咗、點解變就夠，日後有人想知某個講法幾時出現，翻版本紀錄就搵到。
舊版本唔好刪除或者覆蓋，新版本生效之後，舊版本要原樣保留，方便對返舊帳號係按邊套講法建立。保留舊版本唔係留戀舊嘢，而係畀店長喺有爭議嗰陣可以證明某個稱呼喺當時係合乎當時規則，唔係有人亂咁改。
版本清單要放喺全店搵得到嘅地方，唔好只係放喺某一個人嘅電腦入面。清單本身唔使寫晒成套規則，只要列出每個版本嘅代號同生效日，邊個想睇詳細內容再按代號去搵完整版本就得。
生效日點定先穩陣
生效日要喺批核嗰陣一併定好，唔好留到生效前夕先臨時決定。定生效日嗰陣要睇門市嘅更表同工作節奏，避開最忙嘅時段，等前線有時間消化新講法，唔好喺最趕嘅時候逼全店即刻轉口。
生效日之前要預留通知時間，將新版本講法話畀所有受影響同事知，仲要講清楚舊講法幾時停用。通知唔好只係貼一張告示就算，要確保每個受影響同事都收到並且明白，唔明嘅地方喺生效之前問清楚，唔好留到生效之後先嚟混亂。
生效日嗰日要做一次切換確認：內部名冊、表格同日常用開嘅稱呼清單係咪已經更新到新版本，仲有無邊個環節漏咗。切換確認唔係要逐個帳號去改名，個別帳號點改係 post-620 嗰篇講嘅程序，呢度只確認規則層面嘅文件同清單已經轉到新版本。
生效日之後，舊版本就唔再係現行講法，但舊版本紀錄仍然要保留。呢個安排畀新入職同事分得清而家用緊邊套，亦畀店長喺之後檢討嗰陣分得清邊段時間用過邊套講法，時間線唔會撈亂。
過渡原則點定
過渡原則嘅核心係新舊講法唔好喺同一段時間內無秩序咁並存。生效日之前用舊講法，生效日之後用新講法，中間如果需要一段適應期，就要事先講明適應期去到邊日為止，適應期完結之後全店只用新講法，唔好無限期拖落去。
已經按舊規則建立嘅帳號，過渡期間點處理要按批核嗰陣定好嘅原則行事，唔好由前線同事各自決定。原則上可以分階段處理，但每一個帳號實際點改、舊稱呼幾時停用、新舊對應點記，執行步驟以 post-620 嗰篇為準，呢篇只定過渡嘅大原則，唔會將執行步驟再寫一次。
過渡期間，店內唔同崗位之間講到帳號稱呼嗰陣，盡量用新講法，如果有人仲講緊舊講法，就要溫和咁提醒而家已經轉用新講法，避免大家以為係兩個人或者兩個崗位。過渡期嘅溝通目標係減少誤會，唔係要對方即刻背熟成套新規則。
過渡期間收款安排本身唔使跟住改，經 KPay 入帳嘅交易照舊經原有渠道入帳同對數，命名規則修訂唔會改變錢點樣入帳。將稱呼過渡同收款渠道分開睇，前線先唔會因為改稱呼而懷疑對數方法係咪都變埋。
壞修訂點煞停
修訂生效之後要留意前線反應，如果新講法推出之後，成日有人問同一個稱呼指邊個，或者交接嗰陣成日要停低澄清，呢啲就係修訂可能出問題嘅訊號。訊號本身唔等於修訂一定錯，但店長唔可以當睇唔到，要即刻去了解係講法本身唔清晰，定係通知做得唔夠。
煞停嘅決定要有明確負責人，通常由批核修訂嘅人或者店長負責，唔好等全店各自停用新講法先至算煞停。各自停用只會令新舊講法更加混亂，正式煞停係要由負責人公開講明暫停使用新版本，等全店有一致嘅做法。
煞停之後要即刻回復到上一個版本嘅講法，並且通知所有受影響同事，講清楚回復生效嘅時間同原因。回復舊版本唔係認輸，而係防止一個有問題嘅講法繼續喺店內擴散，拖得越耐，之後要糾正嘅範圍就越大。
煞停原因同處理過程要寫入版本紀錄，連同被煞停版本嘅代號一齊保留。經 YedPay 入帳嘅交易喺煞停期間照舊經原有渠道處理，唔會因為稱呼規則煞停而影響收款或者對數。日後再提議類似修訂嗰陣，翻查呢段紀錄就知上次邊度出問題，唔會喺同一個位再跌一次。
落地檢查清單同聯絡
落實之前逐項對一次：觸發原因有無寫低、提案有無新舊對照同影響範圍、批核人同提案人有無分開、版本代號有無排好、生效日同通知安排有無定好、過渡原則同煞停負責人有無講明。邊項未齊就補返邊項，唔好等生效之後先發現。
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規則修訂要按過程分開睇：觸發同提案講點解要改，批核同版本講邊個話事同改完點認，生效日、過渡同煞停講幾時轉用、點樣轉用同改壞點停；個別帳號點改就留返 post-620 嗰篇。
