《門市收銀系統用戶帳號命名與編號管理》
先劃界：呢篇只講名同號，唔講其他帳號管理
收銀系統入面，每個同事要有一個登入用嘅名，同一個對應嘅編號，先至分得出邊個做過邊件事。名係平日登入嗰陣打嘅識別，號係系統入面排位同歸檔用嘅次序記認，兩樣嘢配合先至完整，淨係得一樣，之後搵人搵紀錄都會亂。
名同號定得好，日常運作會順好多：交更嗰陣講個名就知係邊個，搵紀錄嗰陣憑編號就對得返人，唔使靠估。定得差，成日撞名、編號亂跳、舊號新號撈埋一齊，店長想理順都要花額外時間，仲容易認錯人。
呢篇集中講五樣嘢：名點樣定格式，號點樣定規則，點樣保證名同號各自唯一，改名嗰陣要行邊幾個步驟，編號幾時可以回收再派。五樣嘢都圍繞名同號本身，講完讀者就可以直接按住去定店內寫法。
其餘帳號管理環節唔喺呢篇範圍：故障日誌點記、登入紀錄點管、權限點樣定期覆核、覆核結果點樣寫成紀錄同報告、覆核之後點樣跟進、操作紀錄點樣覆核，呢啲各自有專篇處理，呢篇唔會展開講，免得將名同號嘅寫法同其他流程撈埋一齊。
命名格式點定：先定骨架，後填內容
命名格式第一步，係先定一個全店通用嘅骨架，唔好畀每個同事各自諗一個寫法。骨架即係名入面有邊幾截、每截代表乜、次序點排，骨架定死之後，之後開幾多個名都跟同一個模，睇落去一式一樣，認人都快。
常見骨架可以分三截：開頭寫分店或者收銀位嘅簡稱，中間寫崗位簡稱，尾段寫流水序號或者姓名簡稱。三截之間用連字符分隔，咁樣一眼就分得出邊間店、邊個崗位、邊個序號，唔使打開詳細資料先知個名屬於邊度。
骨架入面每截嘅寫法都要講明：分店簡稱用店內已經用開嘅代號，崗位簡稱用全店同一張對照寫法，姓名簡稱就按店內講好嘅取法，例如取姓氏加名字其中一個字嘅拼音首字母，唔好有啲人用全名、有啲人用花名。對照寫法寫低之後，新同事開名嗰陣照跟就得。
骨架定好之後，最好即場試幾個名，睇下讀出嚟順唔順、打起上嚟容唔容易錯、印出嚟會唔會太長。試嗰陣特別留意會唔會同現有名撞聲撞形，撞到就要調整骨架，唔好等到成店都用緊先發現有兩個名好易撈亂。
命名細節：字元、長短、大小寫點樣先穩陣
名入面用邊啲字元，越簡單越穩陣。建議只用英文字母同數字，加連字符做分隔，唔好加入空格或者符號，因為空格同符號喺唔同系統之間好容易走樣，複製貼上嗰陣又容易漏咗，之後對名嗰陣就會無端端對唔上。
大小寫要全店統一，例如一律用細階英文字母，或者一律用大階，定咗就唔好混用。混用嘅麻煩在於，有啲系統當大小寫係唔同名，有啲系統當成同一個名，兩邊標準唔一致，登入嗰陣就可能出現明明打啱都入唔到嘅情況。
長度亦要設一個上限，名太長，打起上嚟慢，睇起上嚟亦辛苦；名太短，又好難分得出邊個係邊個。店方可以按骨架三截嘅長度加埋，定一個全店都做到嘅上限，開名嗰陣超咗上限就要縮短其中一截，唔好將成個名拉長去就。
有幾類字形要預先避開：外形好相似嘅字母同數字，例如大階英文字母 O 同數字 0，細階英文字母 l 同數字 1，呢啲字擺埋一齊，口頭講或者手寫抄低嗰陣最易抄錯。骨架定嗰陣已經避開呢啲組合，之後認名嗰陣就少好多誤會。
編號規則點定：位數、起點、前綴一次講清
編號同名一樣，都要有一個全店通用嘅規則，唔好開到邊就編到邊。編號規則要講明四樣嘢：編號有幾多位、由邊個數字開始、前面使唔使加分店或者年份前綴、編號之間點樣排先後，四樣講齊，之後開號嗰陣先至唔會各編各。
位數方面，建議全店用固定位數，不足位數嗰陣前面補零，例如三位編號就由 001 開始排。固定位數嘅好處係排起上嚟整齊，搵起上嚟亦容易對齊，唔會出現 9 號排喺 100 號後面嗰類次序混亂。
前綴方面，分店多過一間嘅門市，可以喺編號前面加分店代號，咁樣就算兩間店各自排號，都唔會撞號。分店得一間嘅門市，前綴可以慳返，編號本身保持簡短就夠，前綴唔係越多越好，夠分就得。
編號排法要跟開立次序順序行，唔好跳住編，亦唔好為咗好意頭特登揀號或者跳過某啲號碼。順序編號先至睇得出邊個號開得早、邊個號開得遲，跳號或者揀號會令成個次序出現無解釋嘅空位，日後對返開立次序嗰陣就會多咗疑問。
唯一性點守：一個名只對一個人，一個號只對一個人
唯一性即係好簡單一條原則：同一個時間入面，一個名只可以屬於一個人，一個編號亦只可以屬於一個人。呢條原則守得住，講名或者講號嗰陣，大家都知道講緊邊個，唔會出現兩個同事共用同一個識別，事後分唔清邊個做過邊件事嘅情況。
開新名之前，一定要先查一次現有名冊，睇下想用嘅名同號係咪已經有人用緊。查嗰陣唔好只查啱啱打落去嗰個寫法，仲要查埋大小寫唔同、連字符位置唔同嘅相近寫法，因為呢啲相近寫法喺日常講嘢嗰陣好易被當成同一個名，查漏咗就等於留低撞名嘅種子。
撞名嗰陣，處理方法係改新名，唔好改舊名。舊名已經有人用緊，改咗佢會令舊同事嘅登入同紀錄一齊亂埋。新名方面，可以喺尾段加流水序號去分開，例如同一個姓名簡稱後面加唔同序號，咁樣兩個名睇落相近但系統入面仍然係兩個獨立識別。
唯一性仲要包括一種情況：同一個人唔好同時持有兩個現用嘅名同號。一個人有兩個識別，交更或者搵紀錄嗰陣就會出現邊個識別先算數嘅疑問。店方開名嗰陣要確認呢個人係咪已經有現用識別，有嘅話就用返原有嗰個，唔好為咗方便再開多一個。
開立嗰陣點核對：名、號、持有人一次過對齊
開立新帳號嗰陣，核對工作應該一次過做齊，唔好開完先慢慢補。核對清單可以分三行：第一行對名，睇下格式係咪跟足骨架、字元係咪合規、長度係咪超標；第二行對號，睇下編號係咪按次序、位數係咪啱、前綴係咪啱分店；第三行對持有人，睇下名同號係咪配返啱嗰個人。
核對最好由兩個人分開做：一個負責按骨架開名編號，另一個負責照清單逐項對。兩個人分開，開嗰個人打錯字或者編錯號，對嗰個人都仲有機會捉到；同一個人又開又對，好容易因為自己睇自己而睇漏眼。
核對通過之後，負責寫低嘅同事要將名、號、持有人、開立日期一齊記入店內名冊，名冊就係全店名同號嘅總表。名冊寫法要同系統入面嘅寫法一字不差，名冊同系統兩邊唔一致，日後邊邊先算準就會拗唔清。
名冊記好之後，仲要即場試一次登入，確認新名真係入得到系統，編號亦顯示正確。試登入唔係多餘步驟，佢可以即時捉到名冊寫啱但系統入錯、或者系統入啱但名冊寫錯呢類兩邊唔一致嘅問題，及早發現，及早修正。
改名程序：邊啲情況改、邊個批、舊名點處理
改名唔係隨時想改就改，店方要先講明邊啲情況先至改得。常見情況包括：開名嗰陣串錯字、崗位調動令崗位簡稱已經唔啱、持有人姓名有正式更改。情況講明之後，唔喺清單入面嘅改名要求，就唔好隨意批准，否則成店嘅名會越改越亂。
改名要行申請同批核兩步：持有人或者店長提出改名，講明舊名、新名同改名原因，再由店內指定嘅負責人批核。批核嗰陣要同時檢查新名係咪跟足骨架、同現有名冊有冇撞名，撞名嘅新名就算批咗都開唔到，批核嗰陣就要先擋返。
批核通過之後，舊名嘅處理要一次講清：舊名即刻停用，唔好留一個過渡期畀兩邊同時登入，因為兩邊同時用得，唯一性原則就會破功。舊名停用之後，系統入面要將舊名指向新名嘅對應關係留低，咁樣舊紀錄先至仲搵得返新持有人。
改名完成之後，要通知相關同事，話畀大家知舊名已經改成新名，交更、搵紀錄嗰陣要改用新名。通知唔使寫到好詳細，講明邊個舊名改成邊個新名、由邊日開始用新名就夠，通知發出之後，店內名冊亦要同步更新，唔好出現名冊仲寫舊名嘅情況。
編號回收規則：幾時回收得、幾時唔回收得
編號回收即係將一個已經無人用嘅編號，再派畀新同事。回收本身唔係壞事，編號位數有限，唔回收嘅話，開得多新帳號，編號就會越排越長。但回收之前一定要先講明規則，唔好憑感覺話收就收。
有幾類編號唔好回收：仍然有人用緊嘅編號一定唔回收；持有人啱啱離開、交接仲未完成嘅編號亦暫時唔回收；曾經出現過爭議或者要留底對照嘅編號，店方亦應該保留，唔好急住再派。呢幾類情況排除晒，剩低嘅先至係可以考慮回收嘅範圍。
可以回收嘅編號，回收之前要留一段空窗期，即係編號停用之後隔一段時間先至再派，期間任何人都唔可以用呢個編號。空窗期嘅作用係等舊紀錄、舊交接、舊通知全部塵埃落定，唔會出現舊同事嘅事仲未完、新同事已經用緊同一個號嘅尷尬場面。空窗期長短由店方自己決定，決定咗之後全店跟同一個做法。
真正再派嗰陣，要喺名冊入面寫明呢個編號曾經屬於邊個、停用咗幾耐、宜家再派畀邊個，令成個回收過程有跡可尋。再派之後，新持有人嘅紀錄要同舊持有人嘅紀錄分開睇，唔好因為編號相同就將兩個人嘅事撈埋一齊。編號回收規則寫低之後，店方每次回收都按同一套規則行，唔好逐次諗過。
落地檢查清單同聯絡
落地之前對住清單逐項剔：骨架係咪全店統一，字元同大小寫係咪講明，長度上限係咪定咗，編號位數同起點係咪講清，前綴係咪夠分就好，唯一性係咪開名之前查過，撞名係咪改新名唔改舊名，開立嗰陣係咪兩個人分開核對，名冊同系統寫法係咪一字不差，改名係咪有申請有批核、舊名即刻停用，編號回收係咪留咗空窗期、再派嗰陣寫明新舊持有人。逐項剔完，先至算呢套名同號嘅寫法可以全店用。
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名同號要全店用同一套寫法：名跟定好嘅骨架同字元規則，編號固定位數順序排，一個名同一個號只對一個人，撞名改新名，改名要申請批核兼即刻停用舊名，編號回收要留空窗期兼寫明新舊持有人。
