門市員工入職文件核對

一、入職文件核對係咩，唔係咩

入職文件核對，講的是收到文件之後點驗證。核對人要確認每份文件屬於邊個僱員、資料互相吻合、仍然有效、符合開工要求，之後將核對結果寫低留底。文件交齊，唔等於已經核對好；核對好，先至算完成入職文件嗰一關。

核對同清單點名係兩回事。清單只係話畀新人聽要帶邊幾樣文件，核對就係逐樣睇、逐樣對、逐樣記。文件要帶齊邊幾樣，見《商戶招聘面試與入職安排：面試、背景查核、入職文件、試用期實務》入面嘅清單，呢篇只講收到文件之後點驗，唔再逐樣點名。

核對亦都唔係入職培訓。培訓教新人點做嘢、點跟店內規矩，核對就係確認身份、合約、供款、稅務、戶口同保險呢啲書面資料無錯漏。兩樣嘢順序可以銜接，但唔好用培訓簽到當做文件已經核對好，亦都唔好因為文件齊晒就跳過培訓。

二、核對原則：邊個核、邊個覆核

核對分兩層，店內安排最好寫明。第一層由直屬主管或者負責人做，逐份文件睇原件、對資料、記結果。第二層由另一位同事或者店長覆核，重點睇第一層有冇漏項、有冇資料唔一致、有冇過期文件。同一份文件由兩個人先後睇過，出錯機會先至細。

原件對副本係基本動作。核對人要喺新人面前或者即場睇原件，將副本上面嘅姓名、證件編號、日期同簽名逐項同原件對一次，確認副本無改動、無遮蓋、無缺頁。對完先至收副本入檔，副本上面寫低核對日期同核對人，方便之後有人覆查。

核對要喺開工之前完成，核對紀錄要留底。紀錄寫低文件名稱、核對人、覆核人、核對日期、結果係通過、待補交定係有問題。紀錄本身唔使寫晒文件內容，但要寫得清楚到之後任何人睇返，都知道邊一份文件當時點解通過，邊一份文件當時欠咗邊樣。

三、身份證同可合法受僱資格點核對

身份核對先睇求職者係咪持有香港永久性居民身份證。有嘅話，核對人要對照證件上面嘅姓名同相片，確認持證人就係求職者本人。無香港永久性居民身份證嘅求職者，核對人要查閱有效旅行證件，睇埋簽證上面嘅逗留條件，確認求職者可以喺香港受僱。

睇證件之外，僱主仲有責任向求職者查詢，確保答案唔會引起對可合法受僱資格嘅合理懷疑。如果答案含糊、證件同講法對唔上，或者逗留條件寫得唔清楚，核對人要停低，先問清楚、先查清楚，唔好憑感覺放行。呢一步做漏，之後先發現問題，店舖要承擔嘅風險會大好多。

罰則方面要分清楚兩種情況。僱主無查閱身份證或者旅行證件，最高可以罰款 HK$150,000 同監禁 1 年。僱用唔可以合法受僱嘅人，包括非法入境者、受遣送離境令或者遞解離境令規限嘅人、逾期逗留或者被拒入境人士，最高可以罰款 HK$500,000 同監禁 10 年。至於外勞申請程序本身，見《請外勞點樣先合法？香港商戶補充勞工優化計劃申請＋配額＋工資實務》，呢篇只講入職嗰陣點核對資格，唔講申請步驟。

四、僱傭合約逐項點核對

合約核對要逐項睇，唔好只睇簽名頁。核對項目包括工資率、超時工資率同津貼，計算方式可能係按件、按工、按日、按星期、按時或者其他方式；仲要睇工資期、終止合約所需通知期、年終酬金如果有嘅話，連同比例同支付期一齊睇。每一項都要同面試嗰陣講好嘅條件對一次，有出入即刻改，改完先至簽。

工資率嗰一項要另外對一次法定最低工資。合約寫嘅工資率，唔可以低過法定最低工資；由2026年5月1號起，呢個水平係每小時 HK$43.1。核對人計數嗰陣，要用合約寫明嘅工時同計算方式一齊睇，唔好只睇月薪總數就當做符合要求。

工時安排嗰一項，如果涉及連續性合約判斷，記住一個口徑：逐個星期獨立判斷；如果某個星期嘅工時跌穿 17 小時，68 小時嗰一肢先至會啟動；呢個安排喺2026年1月18號開始實施。詳細判斷方法見《商戶員工考勤管理實務：468 規則、扣薪比例同出糧對數一次講清》，呢篇唔展開講。

書面合約核對完，要畀僱員一份副本留底。副本內容要同僱主留底嗰份完全一致，簽名同日期齊全。核對人要喺紀錄寫低已經交咗副本畀僱員，唔好只係口頭話交咗就算。

五、強積金登記點核對

強積金登記核對先睇年齡同受僱日數。年齡 18 到 64 歲之間、受僱日子滿 60 日嘅僱員，僱主就要喺受僱之後首 60 日內幫佢哋辦好登記。60 日計法係僱傭關係維持嘅期間，包括星期六、日同公眾假期，唔係實際返工日數。試用期對呢個 60 日規則無影響，唔好因為仲喺試用期就拖住唔登記。

供款安排要分開僱主同僱員兩邊睇。僱主嗰份供款由受僱第一日就開始計；僱員嗰邊，頭 30 日連同之後第一個未完整嘅糧期，都唔使供款。首次供款要喺受僱滿 60 日嗰個月完結之後嘅下一個供款日完成，供款日係每月 10 號或者之前。核對人要將受僱日期、滿 60 日日期同首次供款日三個日期寫低，逐個對。

供款金額方面，僱主同僱員各自按有關入息供 5%。僱員月入低過 HK$7,100 嗰陣，僱員嗰份可以唔使供，但僱主嗰份仍然要供 5%。有關入息嘅上限係 HK$30,000，即係每邊每月最多供 HK$1,500。核對人要對照合約工資率同工時，睇下供款基數有冇計錯。

有兩種情況要另外標記。如果喺受僱之後 60 日之內就完咗份工，僱主就唔使幫佢安排強積金。來港工作少過 13 個月、持有工作簽證嘅海外僱員可以獲豁免。呢兩種情況都要喺核對紀錄寫明原因，唔好只係留空，否則之後覆查嗰陣會以為登記做漏咗。

六、稅務文件點核對

稅務核對第一樣係 IR56E。新入職嘅僱員如果有機會要交薪俸稅，僱主就要喺佢返工之後 3 個月之內用 IR56E 通知稅務局。核對人要由受僱日期起計，寫低 3 個月限期嗰一日，之後睇下表格上面嘅僱員姓名、受僱日期同薪酬資料有冇填錯，填完先至交出。

每年申報嗰部分都要預先留位。每年嗰份申報有兩份表要交：BIR56A 同 IR56B。僱員走嗰陣，僱主就要喺佢離職前一個月用 IR56F 通知稅務局。入職核對嗰陣，核對人未必即刻要填呢啲表格，但要確認僱員資料檔案已經開好，之後填表嗰陣唔使再由零開始搵資料。

薪酬紀錄保存期要寫入核對紀錄。僱主須將僱員薪酬紀錄保存最少 7 年，核對人要確認紀錄存放位置同負責人已經定好。已經填妥嘅 IR56 表格副本要交畀僱員，交副本嗰陣寫低日期，唔好只係留喺僱主手上。

七、銀行戶口資料點核對

銀行戶口核對第一原則係戶口名要同僱員名一致。核對人要睇月結單、提款卡或者銀行信上面嘅戶口持有人姓名，同僱員姓名逐字對一次。戶口號碼都要逐位對，數字錯一位，筆錢就可能入錯戶口。

核對方法要睇實物或者銀行發出嘅文件，唔好只憑僱員口頭講個戶口號碼就入檔。月結單要睇姓名同戶口號碼嗰部分，提款卡要睇卡面姓名，銀行信要睇銀行寫明嘅戶口持有人同戶口號碼。三種文件任何一種齊資料都可以用嚟核對，但核對人要寫低用咗邊種文件。

戶口資料有錯，處理方法要分兩步。第一步即刻停低，唔好用有疑問嘅戶口出糧。第二步請僱員向銀行確認正確戶口資料，攞返更新嘅文件再核對一次，確認無誤先至入檔。出糧之前，負責人要再覆核一次戶口名同戶口號碼，覆核通過先至放行。

八、僱員補償保險同影印本保存點核對

僱員補償保險核對先睇涵蓋範圍。僱主須為所有僱員投保，不論全職、兼職定係臨時工。核對人要睇保單入面嘅受保僱員範圍同保額，確認新入職僱員已經喺保障之內，唔好假設舊保單自動包晒所有新人。

保額方面要對人數。僱員人數喺 200 人或者以下，每宗事故嘅最低保額係一億港元；人數多過 200 人，最低保額就係兩億港元。核對人要將當時僱員總數同保額一齊睇，人數一過 200 人嗰條界，就要留意保額係咪要相應提高。如果完全無買保險，罰則最高係 HK$100,000 罰款，加監禁 2 年。

影印本保存要跟私隱原則做。收集僱員個人資料，目的要合法而且同職能直接有關，收集嘅份量要必要、足夠但不過多。收集嗰陣要講明提供資料屬於強制定係自願、收集目的、資料可能轉交邊類人士、同埋查閱同更正資料嘅權利。資料只可以用喺收集嗰陣嘅目的，或者同嗰個目的直接有關嘅用途，唔可以保留超過達致目的所需嘅時間。

僱員要求睇返自己嘅資料嗰陣起計，僱主必須喺 40 個曆日內回應。核對人收影印本嗰陣就要諗定存放位置同查閱安排：邊個可以睇、點樣記錄查閱、過期文件點樣銷毀。影印本收得少、留得短，先至符合呢套原則。

九、缺件處理同開工安排

缺件處理要先分邊啲文件欠咗就唔開得工。身份同可合法受僱資格未核實、僱傭合約未簽妥、僱員補償保險未確認涵蓋，呢三樣未齊，安排開工嘅風險最大，應該先處理好先至開工。其他文件如果只係差一份副本或者差一個簽名，可以由負責人定一個補交限期，寫低跟進負責人同補交日期，限期到未交就再跟進。

跟進安排要寫入核對清單。清單上面每一項寫低文件名稱、核對人、覆核人、核對日期、結果同補交限期。負責人每日睇一次未補交項目，限期前提醒僱員一次，限期過咗仍然未交，就要由店長決定係咪繼續等，定係暫停排班。所有決定都要寫低，唔好只靠口頭交代。

核對清單用完唔好即刻丟棄，要同核對紀錄一齊留底，之後覆查嗰陣先至有得對。開工安排本身都要同核對結果掛鈎：核對通過先至排班，待補交項目未過限期可以排班但要標記，未齊關鍵文件就唔排班。咁樣安排，店舖先至唔會因為趕住開工而放鬆核對。

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