商戶員工考勤管理實務：468 規則、扣薪比例同出糧對數一次講清

引言：考勤紀錄係出糧同法定權益的依據

考勤管理唔係只係睇員工有冇準時返工。考勤紀錄同時係計算工資、最低工資驗算、缺勤扣減同強積金供款的起點，紀錄做得唔好，出糧嗰陣就逐項追，爭議亦容易出現。

本篇集中講四件事：連續性合約 468 規則點判斷、考勤記錄點做先至齊全、遲到早退扣薪點計先至符合比例原則、考勤數據點同出糧同強積金對數。商戶可以直接按紀錄要求同對數順序落實。

一、連續性合約 468 規則：四星期同工時門檻點判斷

根據 1823 政府資訊頁（查閱日期：2026-10-19），新連續性合約要求（468 規則）由 2026 年 1 月 18 日起適用。

根據 1823 政府資訊頁（查閱日期：2026-10-19），468 規則要求僱員受僱於同一僱主連續四星期或以上，並且符合以下其中一項工時要求：每星期工作最少 17 小時；或（如在任何一星期工作少於 17 小時）在該星期連同之前三星期組成的四星期期間內，為該僱主工作合共 68 小時或以上。僱員在該四星期期間一直受僱於該僱主。

根據 1823 政府資訊頁（查閱日期：2026-10-19），判斷係逐星期進行：68 小時肢只在某星期少於 17 小時時觸發，該星期連同之前三星期滾動計算；僱員須先受僱於同一僱主四星期或以上，首三星期未滿四星期，不作 468 判斷。68 小時肢不適用於入職首三個星期；首三星期每星期須工作不少於 17 小時，直至第四個星期或以後，某星期少於 17 小時時，先可用 68 小時肢。

根據 1823 政府資訊頁的 468 規則口徑，例子工時依次為 18、18、18、14 小時：在入職第四星期判斷時，第四星期 14 小時少於 17 小時，觸發 68 小時肢，該星期連同之前三星期合計 68 小時，剛好滿 68 小時，符合連續性合約要求。算式：18 + 18 + 18 + 14 = 68，68 剛好滿 68 小時。20、20、20、10 例子見《商戶員工入職培訓計劃設計：結構、課程、導師、記錄與跟進》（post-344）。

根據 1823 政府資訊頁的 468 規則口徑，另一例子工時依次為 20、20、20、5 小時：在入職第四星期判斷時，第四星期 5 小時少於 17 小時，觸發 68 小時肢，該星期連同之前三星期合計 65 小時，未滿 68 小時，在該判斷點不成立。該判斷只說明在第四星期判斷點未滿 68 小時，之後星期要重新滾動判斷。

根據 1823 政府資訊頁的 468 規則口徑，連續四星期每星期各 17 小時，符合每星期最少 17 小時要求，經 17 小時肢成立，無須用 68 小時肢。

根據 1823 政府資訊頁（查閱日期：2026-10-19），舊制 418 規則在 2026 年 1 月 18 日之前適用，要求受僱於同一僱主連續四星期或以上，並且每星期工作最少 18 小時。舊制數字只用於交代轉制前情況，現行要求以 468 規則為準。

二、考勤記錄方法：法例無規定格式，重點係準確齊全

根據勞工處《最低工資條例》工時記錄常見問題（查閱日期：2026-10-19），法例無規定僱主記錄僱員工作時數的方式，亦無規定記錄格式。僱主同僱員可按行業特性、行政措施、監察需要、工作性質等因素，訂立合理切實可行的記錄方式。

紙本簽到、打卡、系統記錄都只係可選方式，重點係記錄要準確、齊全、可供查核。商戶唔需要追求複雜的記錄形式，反而要確保每次出勤、假期同工時都有紀錄，日後計算法定權益嗰陣有據可依。

根據社區法網（查閱日期：2026-10-19），所有僱主無論何時均須存放每一位僱員在過去 12 個月內的工資及僱傭紀錄。

根據社區法網（查閱日期：2026-10-19），工資及僱傭紀錄須包括以下項目：僱員姓名及身份證號碼、開始受僱日期、職位、每個工資期所得工資、每個工資期總工作時數（如根據法定最低工資規定有此需要）、工資期、可享有及已放取的有薪年假、病假、產假、侍產假和假日連同有關款項細則、年終酬金款額及酬金期（如有）、終止合約所需通知期、終止僱傭日期（如有）。

根據社區法網（查閱日期：2026-10-19），工資及僱傭紀錄必須存放在僱主營業地點或僱員受僱地點，並須在僱員離職後 6 個月內繼續保存。僱主須妥善保存僱員出勤、假期及工資等紀錄，以計算僱員法定權益。

根據社區法網（查閱日期：2026-10-19），僱主如未有保存工資及僱傭紀錄，可被檢控，一經定罪可被罰款 HK$10,000。

三、遲到早退處理：扣薪只按缺勤時間比例

根據社區法網（查閱日期：2026-10-19），如僱傭合約規定了上班時間，僱主可以扣除工資，但只能扣除的金額必定要與僱員實際缺勤時間成正確比例。

遲到一次扣全日薪或者固定罰款額的做法，並唔符合比例原則，商戶應避免採用。扣薪須遵守《僱傭條例》及勞工處指引，按缺勤時間比例計算。

根據社區法網（查閱日期：2026-10-19），僱主扣除工資須有法律依據，因僱員缺席而作出的扣除，扣除金額應按缺勤時間比例計算。根據社區法網（查閱日期：2026-10-19），非法扣除工資可被檢控，一經定罪最高可被罰款 HK$100,000 及監禁 1 年。

根據社區法網的比例原則，以時薪 HK$60、遲到 30 分鐘為算式示範，扣減為 HK$30。算式：60 × 0.5 = 30。時薪按僱員合約工資率計算，固定罰款額並唔符合比例原則。

實務上，考勤紀錄要寫明遲到或者早退的分鐘數，糧單要分開列明缺勤扣減金額同計算基礎，等僱員睇得明，商戶亦有紀錄可查。

四、考勤系統選擇：先對檢查點，唔好只睇品牌

法例無規定考勤記錄方式，商戶選系統嗰陣，重點唔係品牌或者型號，而係系統輸出嘅紀錄能唔能夠支援出糧同法定權益計算。

選購檢查點包括：能否輸出每人工資期總工作時數、能否對應公司糧期、能否保存出勤及假期紀錄、能否按權限查閱、能否匯出紀錄以供出糧對數。商戶在選購之前，可以逐項對照，確認系統輸出能夠配合公司糧期同出糧流程。

POS 系統唔係考勤系統。POS 只負責付款方式記錄、分類及對數，實際收款經八達通機、KPay、YedPay 等獨立渠道進行。考勤紀錄同收銀紀錄係兩套紀錄，前者支援出糧計算，後者支援收銀對數，商戶要分開管理，唔好將兩套紀錄撈埋一齊。

根據本系列既定實價（查閱日期：2026-10-19），POSKing「POS 系統＋收銀鏡頭套裝」HK$4,950 一次性買斷免月費年費。

五、考勤數據同出糧對數：由總時數到強積金的一條鏈

考勤同出糧對數順序為考勤總時數、工資期工資、最低工資驗算、缺勤扣減（如有）、強積金有關入息及供款。每一步都要有紀錄支持，考勤紀錄、糧單、強積金付款結算書三者數字要互相對得上。

根據勞工處《最低工資條例》頁面（查閱日期：2026-10-19），法定最低工資水平由 2026 年 5 月 1 日起為每小時 HK$43.1。

根據勞工處《最低工資條例》工時記錄常見問題（查閱日期：2026-10-19），某工資期應付工資不得少於該工資期總工作時數乘以 HK$43.1。以工資期總工作時數 200 小時作算式示範，應付工資不得少於 HK$8,620。算式：200 × 43.1 = 8,620。此為最低工資下限，實際工資按合約而定；工資期如跨越 2026 年 5 月 1 日，須按生效前後時數分開計算。

根據勞工處《最低工資條例》工時記錄常見問題（查閱日期：2026-10-19），由 2026 年 5 月 1 日起，每月金額上限為 HK$17,600。若僱員在某工資期應得工資少於該上限，僱主須在工資及僱傭紀錄內包括該工資期的總工作時數；若達到或高於該上限，則無須包括。HK$17,600 只係決定是否須記錄總工時的分界，唔係每月最低工資額。工資期並非公曆月時，上限按比例計算。

根據社區法網（查閱日期：2026-10-19），僱主必須盡快支付所有工資給僱員，在任何情況下不得遲於工資期屆滿後 7 天。

根據社區法網（查閱日期：2026-10-19），除遣散費外，僱主必須在合約終止或屆滿日起計不多於 7 日內繳付所有終止合約款項。

對數嗰陣，先核對考勤總時數同糧單工資是否一致，再做最低工資驗算，再核對缺勤扣減有冇按比例計算，最後核對強積金有關入息同供款。任何一步數字對唔上，都要先搵出原因，唔好直接出糧。

六、強積金供款時限：供款日不受發薪日影響

根據積金局僱主常見問題（查閱日期：2026-10-19），供款期一般指糧期。就每月支薪的一般僱員而言，僱主須於翌月第 10 日或之前供款，該日即為供款日。

根據積金局僱主常見問題（查閱日期：2026-10-19），無論僱主在該月結束當日、之前或之後向僱員支付薪金，均與供款日無關。供款日不受發薪日影響。

根據積金局僱主常見問題（查閱日期：2026-10-19），如供款日是星期六、公眾假日或烈風／黑色暴雨警告日，供款日將順延至該日之後第一個並非星期六、公眾假日或烈風／黑色暴雨警告日的日子。

根據積金局僱主常見問題（查閱日期：2026-10-19），僱員每月有關入息如在最低及最高有關入息水平之間，強制性供款款額為有關入息的 5%，僱主必須準確計算僱員的有關入息和強制性供款款額。最低及最高有關入息水平以積金局最新公布為準。

根據積金局僱主常見問題（查閱日期：2026-10-19），以某月有關入息 HK$20,000 作 5% 算式示範，僱主強制性供款為 HK$1,000，僱員強制性供款為 HK$1,000。算式：20,000 × 5% = 1,000。此例只係 5% 算式示範，唔代表所有人工都係咁計。

根據積金局僱主常見問題（查閱日期：2026-10-19），僱主如未有準時作出強制性供款，便須繳交相等於拖欠供款款額 5% 的附加費，附加費會全數撥入有關僱員的強積金帳戶。

根據積金局僱主常見問題（查閱日期：2026-10-19），僱主必須在作出強制性供款後的七個工作日內向僱員提供每月供款紀錄，包括僱員有關入息、僱主及僱員供款款額（包括強制性及自願性供款）、向受託人支付供款的日期。

結語：考勤做得穩，出糧先至唔會亂

考勤管理的核心，係用準確齊全的紀錄，支援 468 判斷、最低工資驗算、缺勤扣減同強積金供款。紀錄齊全，出糧對數先至有據可依；紀錄唔齊，出糧嗰陣先至逐項追，費時失事。

商戶可以定期覆核考勤紀錄同糧單數字是否一致，發現差異嗰陣，先查紀錄，再修正流程，令下一期出糧更加順暢。

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