門市團體預約：接單、安排、取消
一、團體預約即係多人一單，唔好當成普通預約咁接
團體預約即係一班人以同一單預約同一個時段到店，由同一位聯絡人負責對接，門市要一次過安排晒成班人嘅位置、流程同付款。同一班人入面有人早到、有人遲到、有人臨時唔嚟，全部都會影響成單安排，呢個就係團體預約同一個人約一個時間最大嘅分別。
多人一單唔等於一對一預約放大幾倍。一對一預約只要約好時間同服務就得，團體預約仲要處理人數變動、分組、邊個負責帶隊、成團到齊先開始定分批開始，呢啲問題一個人預約根本唔會出現。接單嗰陣如果只記低時間同聯絡電話，冇問清楚成團有幾多人、點分組，到店嗰日就會手忙腳亂。
團體預約亦唔係預購，亦唔係團購取貨。預購係顧客先落訂等貨到店再攞貨，詳見《門市預購服務：訂金、取貨、取消》；團購取貨係顧客喺平台拼好單之後到店攞貨，詳見《門市團購取貨：訂單核對、取貨碼、代領與過期未取》。兩者處理嘅對象都係貨，團體預約處理嘅對象係人，到店流程同訂金計法都唔同，唔好撈埋一齊用同一套做法。
一般預約流程、提醒寫法、改期取消一般程序、紀錄保存同私隱處理，見《非餐飲門市預約服務管理：美容、維修、補習預約流程、提醒、改期與個人資料處理》。
二、接單先問人數：報數、最終人數同聯絡人要講定
團體接單第一句要問嘅唔係約邊日，而係成團大概有幾多人。門市要預留幾多位置、安排幾多同事招呼、預備幾多份量，全部都由人數決定。人數講得含糊，門市預留得太少會坐唔晒，預留得太多又會阻住其他顧客，兩邊都唔好受。
報數之後仲要講定一個最終確認人數嘅時間點。團體人數好少一開始就定死，成日都會有人中途加入或者退出，門市如果冇一個截數時間點，就會一路改一路亂。截數時間點講定之後，門市先可以按最終人數去排位置同預備人手，之後再有人數變動就按部分取消嘅做法處理，唔好再成單推倒重嚟。
聯絡人要得一個，而且要講明邊個先係可以改人數、改時間、決定取消嘅人。團體入面人人都可以打電話嚟改嘢，門市就會收到幾個唔同版本嘅安排，唔知跟邊個先啱。單一聯絡人制之下，所有變動都經聯絡人確認，門市只認聯絡人講嘅最終版本，其他成員嘅個別要求都要經聯絡人整合先至作實。
接單嗰陣仲要問清楚有冇名額上限嘅問題。門市每個時段可以容納嘅團體人數有實際限制，位置、通道同同事數目都係上限嘅一部分。人數超出上限嗰陣，門市要即刻講明可以點拆，例如分開兩個時段，或者分開兩個區域，唔好應承咗先至到店嗰日先話坐唔晒。
三、分組安排：成團點拆細，先至坐得落、顧得到
人數一多，成團好少可以當成一個整體去招呼，分組就係團體安排入面最實際嘅一步。分組可以按活動內容拆，例如邊組先做邊樣、邊組後做邊樣；亦可以按座位區域拆，例如邊組坐邊個區域、邊組用邊個入口。分法冇固定標準，重點係分完之後每一組都有明確嘅位置同負責同事，唔好成團企喺門口等安排。
每組最好有一個組內聯絡人，負責點齊自己嗰組嘅人。門市同事對住成團逐個點名，費時又容易漏人；組內聯絡人點齊自己嗰組，再向門市同事報齊，成個流程會快好多。組內聯絡人亦係門市傳話嘅對口，組內有人要改動，經組內聯絡人整合先至交畀團體聯絡人，訊息先唔會亂。
分組安排要喺到店之前就講定，唔好等成團到齊先至即場分。接單嗰陣講定分組方式同每組人數，到店嗰日同事可以直接帶每組去相應位置，團體聯絡人亦可以提早通知各組集合地點。即場分組除咗慢，仲好容易因為現場嘈雜而分錯人，到時又要重新調位，成團嘅體驗就會打折扣。
分組之後仲要諗埋組與組之間嘅銜接。邊組先開始、邊組後開始、邊組完成之後去邊度等埋其他組，呢啲銜接位如果冇講定，各組完成之後就會各自散開，成團最後要集合嗰陣又要周圍搵人。門市可以喺接單嗰陣講定集合點同集合方式，等各組完成之後識得自己行返去集合點。
四、到齊先入座定分批入座：兩種做法要預先揀定
團體到店最容易出亂子嘅位，就係人未到齊嗰陣點算。做法大體有兩種：成團到齊先一齊入座，或者人到一批就先入座一批。兩種做法各有代價，門市一定要喺接單嗰陣同聯絡人講定用邊種，唔好到店嗰日先至即場拗。
成團到齊先入座嘅好處係成團可以一齊開始，座位同流程都完整，唔會有部分人坐低、部分人仲喺門口等嘅尷尬情況。代價係只要有幾個人遲到，成團就要一齊等，準時到嘅人會覺得唔公平，門市預留嘅位置亦會空置一段時間，影響之後嘅時段安排。
分批入座嘅好處係準時到嘅人唔使等，可以先開始，門市位置亦可以分批流轉，唔使成段時間空置。代價係成團會被拆散，後到嘅人入座嗰陣可能會打斷已經開始嘅流程，座位安排亦要預留彈性，唔可以將所有位置一次過派晒畀第一批人。
無論揀邊種做法，都要講定遲到嘅處理。遲到嘅人到店之後係直接加入自己嗰組，定係要等下一批先至入座，門市要預先講明。遲到處理冇講定，遲到嘅人到店嗰陣就會即場要求插隊，已經入座嘅人又會覺得被打斷，門市同事夾喺中間最難做。
五、按人頭訂金：團體訂金點計先至講得清
團體訂金同普通訂金最大嘅分別，係計法要按人頭。普通預約訂金通常係一單一個數，團體訂金如果只收一個總數，人數一變，訂金應該點跟住變就講唔清。按人頭計訂金嘅做法，係每位成員一個訂金數額，成團訂金總數等於人頭數乘以每人數額，人數增減嗰陣，訂金增減就有得計。
按人頭訂金仲要講定由邊個一次過畀。常見做法係聯絡人一次過畀晒成團嘅訂金，門市只對聯絡人一個付款人，之後人數變動嘅訂金調整都係同聯絡人結算。另一種做法係每位成員各自畀自己嗰份，門市就要逐個對數，工作量大好多，仲容易出現有人畀咗、有人未畀嘅混亂情況。門市接單嗰陣就要揀定一種做法，唔好兩種混住用。
訂金收據要寫明人頭數同每人數額，唔好只寫一個總數。收據寫得清楚，人數變動嗰陣雙方先有得對：原本幾多人、每人幾多、總數幾多，減咗幾多人之後應該退返幾多，全部都可以按收據計返出嚟。收據只寫總數，人數一變，雙方就會為退幾多而拗，門市亦冇憑據講得清。
訂金條款方面，門市要講明訂金係按人頭計，唔係按貨件計，同預購訂金嘅性質唔同。預購訂金對應嘅係貨品，團體訂金對應嘅係位置同人手預留，兩者取消之後嘅處理邏輯唔一樣。接單嗰陣講明呢一點，顧客先唔會將預購嘅諗法套落團體預約度。
六、團體改期：成團一齊改，同一個人改期完全唔同
團體改期最麻煩嘅位，係成團要一齊改，唔係一個人改就得。一個人改期只需要搵一個新時間，團體改期要成團所有人嘅新時間都啱得上，仲要門市新時段有足夠位置容納成團人數。改期難度會隨住人數增加而上升，門市接單嗰陣就要講明團體改期嘅限制，等聯絡人有心理準備。
團體改期仲要處理原時段釋放嘅問題。原時段預留咗嘅位置同人手，改期之後要即刻釋放返出嚟，先至可以畀其他顧客使用。如果改期之後原時段仲掛住成團嘅名，門市就會白白空置一個時段，其他顧客又約唔到，兩邊都蝕。改期確認嗰刻，門市就要同時做兩件事：新時段留位，原時段釋放。
改期之後嘅分組同入座方式亦要重新確認。新時段嘅位置佈局可能同原時段唔同，分組方式、集合點、入座方式都要按新時段嘅實際情況再對一次，唔好假設原時段講定嘅安排可以直接搬去新時段。門市改期嗰陣同聯絡人逐項再對一次，先至唔會到店嗰日先發現安排對唔上。
按人頭訂金喺改期嗰陣點處理，都要一併講明。改期唔等於取消，訂金一般會轉去新時段，但如果改期之後人數有變，訂金總數就要按新嘅人頭數重新計。呢個調整要喺改期確認嗰陣一齊講清，唔好拖到到店嗰日先至計，否則到店嗰陣又要為訂金差額拗一次。
七、部分取消同全團取消：人數減少同成團唔嚟要分開處理
團體取消有兩種，處理方法完全唔同。部分取消即係成團入面有部分人唔嚟，其餘人照常到店；全團取消即係成團所有人都唔嚟，原時段成個取消。門市接單嗰陣就要將兩種情況分開講，唔好用同一句取消條款去包晒兩種情況，否則部分取消嗰陣雙方就會拗究竟應該按邊種計。
部分取消嘅關鍵係訂金點計。按人頭訂金嘅好處喺呢度就顯現出嚟：減少幾多人，就按減少嘅人頭數去調整訂金，剩低嘅人嘅訂金唔受影響。調整之後嘅訂金總數同新嘅人頭數都要寫明，等聯絡人可以向成團交代。部分取消之後釋放出嚟嘅位置，門市亦可以重新安排畀其他顧客，唔使成段時間空置。
部分取消仲要講定一個截止改人數嘅時間點。截數之後再有人退出，門市可能已經按最終人數排好位置同預備好人手，臨時減少人數會令預留嘅位置空置。截止時間點之前改人數，按部分取消計；截止時間點之後先改，門市就要按接單嗰陣講定嘅安排處理，呢個界線一定要預先講明，唔好到店嗰日先至即場定。
全團取消嘅處理重點係時段釋放同訂金結算。成團唔嚟，原時段要即刻釋放，訂金就按接單嗰陣講定嘅團體取消安排結算。門市要同聯絡人確認全團取消係成團決定，唔係個別成員嘅個別決定，避免個別成員打電話嚟話取消，門市誤以為成團取消而將時段放走，結果其餘人照常到店嗰陣冇位。
八、團體訊息發畀邊個：聯絡人定全團要講定
團體預約嘅訊息傳遞同一個人預約好唔同，關鍵問題係訊息應該發畀聯絡人，定係發畀全團每個人。發畀聯絡人嘅做法，門市只需要對接一個人，訊息一致，工作量細；代價係聯絡人要負責將訊息傳畀全團，如果聯絡人漏傳或者傳錯，成團就會有人收唔到正確安排。
發畀全團每個人嘅做法，每個人都直接收到門市嘅安排，唔使經聯絡人轉述，出錯機會細；代價係門市要收集全團每個人嘅聯絡方式，訊息發送同回覆整理嘅工作量大好多，仲會出現有人回覆、有人冇回覆，門市唔知應該跟邊個版本嘅情況。
門市接單嗰陣就要同聯絡人揀定用邊種做法，而且要講明邊種做法之下，邊個版本先係最終版本。發畀聯絡人嘅做法，最終版本以聯絡人確認嘅為準；發畀全團嘅做法，最終版本以門市發出嘅為準，個別成員嘅個別回覆唔會改變整體安排。最終版本嘅定義講定，訊息先唔會越傳越亂。
無論用邊種做法，訊息內容都要圍繞團體安排本身：最終人數、分組方式、入座方式、集合點、集合時間、訂金調整。呢啲團體獨有嘅安排先係成團最需要知道嘅嘢，訊息寫得齊，成團到店嗰日先唔使再逐樣問。
九、團體預約落實清單：接單嗰陣逐項對齊先至穩
團體預約接單嗰陣，門市可以按團體獨有嘅項目逐項對齊：最終人數同截數時間點、單一聯絡人邊個、分組方式同每組聯絡人、到齊先入座定分批入座、遲到點處理、按人頭訂金數額同付款人、部分取消同全團取消點分開計、訊息發畀聯絡人定全團。呢幾項對齊晒，成團到店嗰日嘅變數就會少好多。
對齊之後仲要將團體安排寫成一份成團紀錄，列明人數、分組、入座方式、訂金數額同取消安排，聯絡人同門市各執一份。人數變動、改期、部分取消嗰陣，雙方都按同一份紀錄去調整，唔使憑記憶拗。紀錄有更新嗰陣，舊版本要即刻換走，唔好新舊版本一齊留喺度，否則跟邊個版本都會出錯。
付款對數方面，POS 只負責付款方式記錄、分類及對數；實際收款經八達通機、KPay、YedPay 等獨立渠道。團體訂金同到店結算嗰陣，門市按付款方式分類記低，之後對數嗰陣先可以分得清邊筆係訂金、邊筆係到店付款，唔會將團體同其他顧客嘅交易撈埋一齊。POSKing「POS 系統＋收銀鏡頭套裝」HK$4,950 一次性買斷免月費，免月費年費（來源：根據本系列既定實價，查閱日期：2026-10-21）。其他產品價格未確認，需報價。
團體預約做得穩，關鍵唔在於約到幾多團，而在於每一團嘅人數、分組、入座方式同訂金安排都預先講定。查詢請用下列方式聯絡 POSKing 團隊。電話／WhatsApp：+852 2186 8010；地址：新界沙田石門安麗街18號達利廣場1209室；營業時間：每日 12:00–19:00。
團體預約同一個人預約最大分別在於人數會變：接單嗰陣講定最終人數同截數時間點、單一聯絡人、分組方式、到齊先入座定分批入座、按人頭訂金數額同付款人，部分取消按減少人頭調整訂金，全團取消即刻釋放時段，團體改期要重新確認分組同入座安排，訊息發畀聯絡人定全團預先揀定。
