《門市顧客投訴處理紀錄電子化覆核異常跟進覆核紀錄覆核紀錄管理》
呢篇只記682嗰次覆核點入冊：對象同鏈路先講清
呢本冊嘅主角，係 682 嗰次覆核工作本身，而唔係嗰次覆核睇過嘅嘢。入冊要寫低嘅，係嗰次覆核幾時做、對住邊本冊做、編號點樣對應、邊個寫低、幾時寫低，全部都係關於覆核呢個動作嘅事實。寫法一開始就要企穩呢個位置，寫落去先唔會越寫越偏。
成條鏈只係點名，唔展開講：658 做第一層覆核，662 將第一層結果寫入冊，666 做跟進，670 將跟進寫入冊，674 再覆核嗰批跟進，678 將 674 嗰次覆核寫入冊，682 審視 678 嗰本冊，686 就係將 682 呢次審視寫入冊。每個編號代表一個環節，講到呢度就停，唔使逐環講返佢做過乜。
方向要分清楚：682 係拎起一本已經寫好嘅冊再睇一次，686 係將一次已經做完嘅覆核記落一本新冊，兩者行嘅方向啱啱相反。方向一調轉，入冊嘅內容就會寫錯對象，變成評論嗰本舊冊，或者重講嗰次覆核點樣判斷，兩樣都唔係呢本冊應該載嘅嘢。
有兩樣嘢絕對唔入呢本冊：第一，682 嗰次覆核得出嘅評語同分數，嗰啲屬於 682 自己嘅結論，唔可以抄落嚟扮成呢本冊原有嘅一句；第二，678 嗰本冊入面逐項寫低嘅內容，嗰啲屬於另一本冊，唔係呢度要敘述嘅對象。呢本冊只留事實同對應，寫到呢條線就收手。
投訴電子化682覆核冊面身份點寫先唔拎錯本
開冊第一件事，係將呢本冊嘅身份寫到一眼認得出：主題寫明係顧客投訴處理紀錄電子化，門市寫明邊間店，仲要寫明呢本冊記嘅係 682 嗰次覆核，唔係其他任何一次。身份寫得含糊，日後有人拎起本冊，好易以為佢係另一輪覆核嘅冊，成本冊嘅價值就由第一頁開始打折。
冊面、頭頁同內頁抬頭，三處寫嘅身份要講緊同一本冊。有一處用咗簡稱，有一處用咗全名，翻查嗰陣就會懷疑係咪中途換過本冊，或者店入面有兩本名好接近嘅冊擺埋一齊。寫法開頭定好，全冊跟足同一套，呢種懷疑根本唔使出現。
呢本冊自己要有一個獨立編號，唔好同 682 嗰次覆核嘅編號混為一談，更加唔好同 678 嗰本冊嘅編號撞號。三個編號各有角色：一個講緊邊次覆核，一個講緊邊本舊冊，一個講緊而家手頭呢本新冊。角色分得清，追溯嗰陣先至唔會跟錯線。
落筆寫第一項之前，先對一次手頭嗰本係咪正確嘅冊：主題啱唔啱，門市啱唔啱，記嘅係咪 682 嗰次，編號係咪新冊自己嘅號。對錯本先寫落去，之後就算發現，都要成段搬過去或者成頁作廢，仲要交代點解搬，麻煩程度遠遠大過開頭花嗰一分鐘對清楚。
投訴電子化覆核編號同跟進編號點樣並排記
每一項入冊，都要將覆核編號同跟進編號擺埋同一行，左右並排寫。並排嘅好處好直接：由覆核嗰邊可以搵到跟進嗰邊，由跟進嗰邊又可以搵返覆核嗰邊，兩邊互相扣住，先至叫對應。編號分開兩頁寫，或者只寫一邊，追溯嗰陣就會斷線。
邊個編號擺左，邊個擺右，全冊固定，唔好今日咁擺，聽日又調轉。位置固定，讀冊嘅人先至唔使逐項估邊個係覆核號、邊個係跟進號，翻查速度同準確度都會高好多。格式上面嘅細節，例如字母同數字之間點樣隔開，開冊嗰陣定好，之後全程照跟。
寫編號嗰陣要逐個字對，唔好憑記憶默寫。一個字母寫錯，或者一個數字調位，嗰行對應就已經錯咗，表面睇仲係一行好完整嘅紀錄，實際已經扣唔返原本嗰件事。對完先落筆，落完筆再對一次，呢個習慣慳返嘅時間，遠遠多過事後逐行搵錯號。
如果有編號一時對唔到，就留空嗰格，隔籬寫明未核實，遲啲核實咗再補，唔好為咗令版面齊整而隨手填一個差唔多嘅號碼頂住。估出嚟嘅編號就算好彩撞啱，都係冇根據嘅一行，日後有人跟住佢去搵嘢，只會越搵越亂，仲要懷疑成冊其他行係咪都係咁估返嚟。
投訴電子化覆核做完嗰陣同寫入冊嗰陣要拆開兩行記
覆核完成嗰個時間點，同職員提筆記低嗰個時間點，係兩回事，冊入面要佔兩個唔同位置。分開嚟記，入冊拖得耐先至會現形；合併成一個含糊標示，睇落好似好準時，但中間可能已經過咗好耐，之後有人想追問點解拖咁耐，冊面已經搵唔到任何提示。
兩行嘅標示方法要成冊一致：日期行先定係時間行先，上下晝點樣標示，全部開冊嗰陣定好。標示方法一亂，排先後次序嗰陣就好易出錯，尤其係跨日交接嗰陣，前晚做完嘅覆核，寫到似第二朝先做，成條時間線就會移位，之後按時間搵嘢就會搵錯位。
後補嘅項目要寫低兩個日期：原定要記嗰個日子，同真正落筆嗰個日子，兩者分開標示，讀冊嘅人先至識分邊啲即日記低、邊啲事後先補。千祈唔好將後補內容攝入舊頁扮成一早寫好，咁做會打亂頁面先後，後補本身提人留意嘅作用亦會消失。
中間有段日子完全冇入冊，都值得喺冊面留一句交代。冇入冊未必等於漏咗，可能嗰段日子根本冇覆核工作要記，但冊面一句說話都冇，翻查嗰陣就只可以估。寫明邊段日子空白、原因係乜，後來嘅人就唔使再估一次。
投訴電子化成冊字眼格式要劃一
全冊用同一種筆法寫：每項用短句直白交代，唔好半冊寫得好詳細，半冊又寫得好簡略。筆法中途轉款，同一類事項睇落就似多咗或者少咗嘢，日後翻查就會以為數目唔啱，其實只係寫法唔同，內容根本冇變。
同一樣嘢全冊用同一個講法，唔好今日叫一個名，聽日又換另一個名。名一換，翻查嗰陣就會懷疑係咪講緊兩樣唔同嘅嘢，仲要花時間去確認兩個名其實係指同一樣嘢。開冊嗰陣將常用講法定好，之後照跟，呢啲工夫唔會白費。
簡寫都要有規矩：第一次出現嗰陣寫全名，之後先用簡寫，而且全冊簡寫嘅意思要一致。簡寫冇講明，或者同一個簡寫喺唔同頁代表唔同意思，隔咗一段時間再翻查，連寫冊嗰個人自己都可能唔記得當初指乜。
版面上面，一項事項佔一行，唔好將兩項唔同嘅對應迫埋同一行寫。一行載兩件事，之後想改其中一件，或者想抽其中一件出嚟對，都會牽連埋另一件。行與行之間留返適當空位，寫錯要加註記嗰陣先至有位落筆。
投訴電子化錯漏點改先留低手尾
發現寫錯，就唔好刪走錯處：原本嗰句保持原樣，旁邊開一個細格記低修正資料——邊度出錯、修正後寫成點、邊位同事動手、動手嗰日係幾時、同埋修正原因，用精簡一句講完。舊句在場，先至證明曾經出錯；成句擦走再寫過，睇落整齊，實情係將出錯證據一併清除，令成冊冇咁值得信賴。
漏寫嗰陣唔好塞返去舊頁扮早已寫好，應該喺當下嗰頁補寫，寫明呢項係補寫，原本應該記喺邊日，點解當時漏咗。補寫擺喺明處，翻查嗰陣一眼就知邊啲係事後補返，邊啲係當日記低，時間線先至唔會被人誤讀。
修正嗰格嘅內容都要完整：改動緣由、負責崗位、動手日期，三樣缺一都叫未達標。主文睇落冇事，漏洞往往匿喺修正格入面：改咗但冇講點解改，咁樣嘅修正同無聲無息嘅塗改，喺可信度上其實冇乜分別，寫冊嗰陣要刻意避開呢種做法。
呢本冊嘅更正，只可以改呢本冊自己寫錯寫漏嘅地方，唔可以借呢本冊去改其他冊嘅內容。其他冊有問題，應該用返嗰本冊自己嘅更正方法處理，唔好喺呢度寫一句就當改咗嗰邊。邊本冊嘅錯喺邊本冊改，責任先至分得清，追溯嗰陣先至唔會撈亂。
投訴電子化冊擺邊度同舊格點樣搵返
冊嘅安放點要全店講定，定咗就唔好成日搬嚟搬去。有人借走，就要登記借用人姓名、拎走嗰日同交返嗰日，翻查嗰陣先至可以即刻知道本冊喺邊，唔使逐個同事問過去，亦唔使逐格櫃門慢慢搵。
翻查嗰陣應該先用編號做入口：憑覆核編號搵到嗰一行，再對照隔籬嗰個跟進編號，兩個號碼互相扣住，追溯先至完整。只靠日子先後去排，冇編號索引幫手，搵某一項就要成冊逐頁揭，時間耐咗，翻查變得好費功夫，慢慢就冇人願意再揭本冊。
紙本同電子檔案，邊一份先係正本，冊面要講明。電子檔嘅名要同冊面資料相符，入面要有門市名同冊編號。紙本同電子檔各自改動、冇同步，兩個版本就會對唔上，到時翻查就唔知應該信邊份，備份由幫手變成爭議來源。
封存咗嘅舊冊，應該擺去專門放舊冊嘅地方，唔好同而家用緊呢本冊擺埋同一格。擺埋一齊，趕時間搵嘢就好易拎錯本，將舊紀錄當成而家狀況，又或者將新項目誤寫入已封存嘅舊冊，封存冊一旦再被寫入，收口狀態就對唔返。
投訴電子化轉新冊嗰陣舊冊點收口
轉新冊嗰陣，舊冊尾一個編號同新冊頭一個編號要駁得埋，唔可以斷開，亦唔可以重用。編號接唔上，之後就分唔清中間係漏記咗一項，定係換冊嗰陣跳咗號，追溯嗰陣成條線就會喺換冊位斷開。
交接嘅說明，舊冊尾頁同新冊頭頁兩邊都要有，互相對照先至算妥當。只得一邊寫咗，另一邊冇寫，日後就好難證實換冊嗰刻有冇漏低未完結嘅項目。兩邊齊晒，換冊嗰刻嘅情況先至有據可依。
換冊嗰陣唔好順便換埋寫法：用字、時間標示方式、改錯手法，全部沿用舊冊嗰套。兩本冊寫法唔同，跨冊追查就要學識兩套規矩，搵嘢要花嘅力氣即刻增加，仲有可能將純粹寫法上嘅唔同，誤當成內容上嘅唔同。
收口嗰陣要寫清楚：呢段期間記到邊個編號為止，邊啲準時記低，邊啲屬於事後先補。收口之後，舊頁唔可以直接改動，有錯漏只可以用更正註記或者事後補寫去處理。收口之後舊頁仲見到直接改動嘅痕跡，嗰個就係實在嘅缺口，唔使再爭論係咪手誤。
投訴電子化冊寫齊先至聯絡查詢
成冊寫完之後，對返一次清單先算完：冊面身份齊唔齊，編號並排對唔對得返，兩個時間有冇拆開寫，筆法係咪全冊同一套，錯漏有冇留痕，存放位置同借出紀錄有冇寫明，換冊收口交代咗未。有一環未齊，就補返嗰環先好將本冊當成已完成，交出去之前嘅最後一對，作用就係捉呢啲未齊嘅位。
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記覆核入冊，記嘅係覆核發生過同點樣對應返，冊面留低事實同對應就夠，判斷留返喺覆核本身嗰度。
