《門市收銀找續托盤消毒檢查覆核異常跟進覆核紀錄覆核紀錄覆核紀錄覆核紀錄管理》
699 係入冊篇:記 695 嗰次覆核點樣落冊
699 呢本係入冊篇,記嘅對象係 695 嗰次覆核工作點樣落冊,唔係重講 695 點樣評 691,亦都唔係將 691 嗰本冊嘅內容再抄一次。
成條鏈路係 663→667→671→675→679→683→687→691→695→699,順序由 663 行起,經過中間每一格,最後先至到 699,任何一格調轉,成條鏈嘅對照就會亂晒。
行嘅係 663 嗰條線,651 嗰格今篇唔行:651 係更早一格嘅消毒檢查跟進,位置喺覆核展開之前,唔係今篇嘅起點,揀錯起點,之後每一格對照都會對錯人。
讀呢篇嗰陣,注意力要放喺落冊手法上面:點樣開冊面,點樣將覆核編號同冊項編號並排寫,點樣分開兩個時間,點樣保持同一套短句,點樣留低改動痕跡,點樣寫明正本位置同交接,以及舊冊點樣交棒畀新冊。
找續托盤 699 入冊起手:695 覆核嗰本冊面點寫
落筆之前,先望清楚今次要寫嘅呢本冊封面:封面要寫明屬於邊類覆核紀錄,編號要寫明係邊一本,時間段要寫明覆蓋邊段日子,缺一項都唔好急住落筆。
找續托盤呢條鏈嘅冊名好近似,單憑名目好容易拎錯本,封面三項資料要一齊睇,先至肯定手頭呢本就係為 695 嗰次覆核而開嘅冊,唔係隔離編號嘅另一本。
封面寫嘅名目同編號,要同內頁第一格寫嘅資料互相吻合,封面講嘅係一本冊,內頁講嘅係另一本冊,咁就唔好繼續寫落去,先記低呢個唔吻合嘅地方,等後面一併處理。
時間段嗰項要寫到起止日子,唔好只寫一個月份名就算數,月份名可以覆蓋幾本唔同嘅冊,起止日子寫清楚,後人先至唔會喺時間上面拎錯本。
695 覆核編號同 691 冊項點樣並排入冊
每一格入冊,都要將 695 嗰次覆核嘅編號,同 691 嗰本冊入面對應嘅項目編號,並排寫喺同一格隔離,後人一眼就睇到邊次覆核對邊個冊項。
對完 691,仲要順住條鏈望多一格:691 本身係記 687 嗰次覆核,687 又係對住 683 嗰本冊,兩層關係寫清楚,條鏈先至接得實,淨係寫一層等於只交代咗一半。
如果兩邊編號點對都對唔埋,千祈唔好憑印象補一個編號落去頂住個位,補錯一個編號,之後成條鏈都會跟錯,錯上加錯仲難追返轉頭。
編號嘅寫法全冊要跟同一套規矩,長短、分隔同位置都固定喺格嘅同一個角落,寫法跳來跳去,後人對編號嗰陣就要逐格猜,猜錯編號就等於對錯冊項。
找續托盤 699 入冊兩個時刻要分開兩行
做完覆核嗰下,同落筆寫入冊嗰下,係兩個唔同嘅時間點,冊度必須用兩行分開記錄,寫成同一行,就等於將兩個時間點講成同一個時間點。
落冊時間比覆核時間遲咗好多,本身唔代表寫錯,不過兩行時間一齊擺出嚟,後人先至睇到中間隔咗幾耐,隔得耐唔耐會唔會影響可信程度,先至有得判斷。
全冊嘅時間寫法要跟同一套規矩:寫日子就全冊寫日子,寫到鐘點就全冊寫到鐘點,唔好呢格一種、嗰格另一種,格式跳來跳去,後人對時間就要逐格猜。
兩個時間點分開寫嘅好處,係日後有人問起先後次序嗰陣,冊入面有白紙黑字可以跟,唔會將入冊嗰下當成覆核嗰下,亦都唔會將覆核嗰下當成入冊嗰下。
找續托盤 699 入冊筆法短白全冊同一套
每格只寫一件事,用短句寫完就停,長句塞幾件事入同一格,後人讀嗰陣要拆返開先明,拆錯就讀錯,成格紀錄嘅意思就會走樣。
寫覆核步驟嗰陣用敘述句,寫入冊者嘅補充說明嗰陣另外起句,兩種句式唔好塞埋同一句,塞埋咗,後人就分唔清邊句係覆核步驟、邊句係入冊嗰陣加嘅說明。
同一個崗位、同一個動作,全冊只用同一個叫法,今日叫甲名、聽日叫乙名,讀嘅人就會當成兩個唔同嘅崗位,查冊嗰陣亦都容易查漏。
筆法中途要改,改嗰格就要寫低改筆法嘅原因同埋生效位置,唔寫低,讀到後半冊嘅人會誤以為換咗另一個人負責寫冊。
找續托盤 699 入冊寫錯補寫全部留痕
寫錯字嗰陣,錯咗嗰句唔好刪走,喺隔離寫低正確版本,再註明幾時改,正確版本同改動日子齊晒,後人先至對得到改得啱唔啱。
漏寫嘅格數要用後補方式填返,填嗰陣要註明填寫日子同埋針對邊個冊項,唔可以無聲無息塞返入去扮作原本已經存在,扮作原本存在會搞亂先後次序。
原字被遮到睇唔到,後人就無辦法核對改得啱唔啱,成格紀錄嘅說服力就會打折扣,所以任何遮蓋原字嘅做法都唔應該出現喺冊入面。
留低改動紀錄嘅用意,在於畀接手嘅人一眼睇到邊格郁過、郁嘅原因係乜、郁完之後嘅版本係點,三點齊晒,先至算係一本可以覆核嘅冊。
找續托盤 699 入冊正本放邊同交接點寫明
冊面或者冊尾要寫明正本固定擺喺邊個位置,同埋邊個崗位負責保管,位置只寫喺某個人腦入面,嗰個人一換班,資訊就跟住走失。
正本拎出拎入都要有紀錄:拎走嘅係邊個崗位、拎走日子係幾時、交還日子係幾時,寫喺借閱嗰格,借出紀錄齊晒,後人先至知正本而家喺邊個崗位手上。
交班嗰陣,交出嗰個崗位同接收嗰個崗位都要喺冊度留低交接記號,交接只靠口頭講,講完嗰下就無憑據,之後有人問起交接經過,冊入面搵唔到任何紀錄。
正本位置寫得啱唔啱,可以用一個簡單方法試:叫一個未掂過呢本冊嘅人按冊寫嘅位置去搵,搵得到先算寫得清楚,搵唔到就即係位置嗰格要重寫。
找續托盤 699 入冊舊冊轉新冊收口點對編號
舊冊最後一頁要寫明下一本新冊嘅第一個編號係乜,新冊第一頁要寫明自己係接邊本舊冊,兩邊互相呼應,後人先至唔會喺兩本冊中間搵唔到接駁位。
新冊第一個編號必須緊貼舊冊最後一個編號,中間唔可以留空位,舊編號亦都唔可以再拎出嚟用第二次,留空位會令人懷疑中間缺咗頁,再用舊號會令人誤認兩本冊係同一批紀錄。
換冊嗰陣要將舊冊尾號同新冊起首號對一次,對唔到就停低記低,唔好照開新冊,照開新冊,編號斷口就會由換冊嗰下開始一路拖落去。
換冊收口之後,舊冊封存位置同新冊擺放位置要一齊寫明,兩個位置都寫清楚,後人先至唔會拎錯本,喺已經封存嘅舊冊上面繼續寫。
找續托盤 699 入冊做齊先算交代完
埋尾之前,逐格覆一次:冊面資料啱唔啱,編號對照齊唔齊,時間分行有冇做,句式統一未,改動有冇註明,正本位置同交接安排寫咗未,換冊接駁啱唔啱,全部無漏先至好閂冊。冊入面提到錢嘅流向嗰陣,記法要分清:收銀系統負責留低交易紀錄同埋核對數目,資金實際走另一條分隔開嘅通道。兩邊分工寫清楚,後人先至唔會讀錯錢嘅去向。
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入冊做得好,後人唔使估:冊面認得返,編號對得埋,時間分得開,改動睇得見,擺位交代清,換冊接得落。