《門市收銀找續托盤消毒檢查覆核異常跟進覆核紀錄覆核紀錄覆核紀錄管理》
663 行到 691 呢條鏈:687 覆核完,691 先至負責入冊
呢條鏈係由 663 行起,之後經過 667、671、675、679、683、687,最後先至到 691,行 663 唔行 651,順序唔可以調轉,調轉咗後人就對唔返邊個環節接邊個環節。
按門市管理實務嚟睇,687 嗰個位置係覆核,691 嗰個位置係將嗰次覆核寫落冊,覆核係睇嘢,入冊係寫嘢,兩樣嘢性質完全唔同,唔好將入冊當成又覆核一次。
呢節只講鏈路位置,講清楚 691 喺鏈尾負責入冊,鄰近環節嘅做法唔喺呢度展開,各自嘅做法留返各自嘅紀錄位置處理,咁樣先至唔會將唔同環節嘅嘢撈埋一齊。
認清位置之後,後人拎起 691 呢本冊嗰陣就會知道,呢度寫嘅係 687 嗰次覆核嘅紀錄,唔係一份新嘅覆核判斷,翻冊嗰陣就唔會誤會。
691 入冊起手:687 嗰本冊嘅冊面要寫到一眼認得出
拎起本冊嗰陣,第一眼就要對冊面身份,冊面要寫明呢本係 691 入冊用嘅冊,係為 687 嗰次覆核而設嘅紀錄冊,唔好只寫一個含糊嘅名,令後人估唔到呢本冊係做咩用。
冊面身份仲要寫明呢本冊屬於邊條鏈,講明佢接住 687 嗰個環節,咁樣就算本冊離開咗原本嘅櫃桶,後人見到冊面都仲認得出佢嘅來歷。
入冊之前要對一對冊面同內頁係咪同一本,冊面寫嘅用途同內頁寫嘅內容要夾得埋,對唔埋就唔好急住寫落去,先搞清楚拎啱冊未。
冊面身份寫清楚,係為咗之後成個入冊過程有個準嘅起點,起點錯咗,後面寫得幾齊都好,後人翻冊嗰陣一樣會對唔返。
687 覆核編號點樣同 683 嗰本冊嘅項目扣得埋
687 嗰次覆核有自己嘅編號,寫入 691 嗰本冊嗰陣,編號唔可以淨係寫自己嗰套,仲要寫明對應 683 嗰本冊嘅邊個項目,兩套編號扣得埋,後人先至跟得到。
對應嘅寫法要直接,每個入冊項目後面就跟返 683 嗰邊嘅編號,唔好將對應關係寫去另一頁或者只記喺心入面,跟唔到對應關係嘅紀錄等於無寫。
編號唔好跳號,唔好將同一個編號用去指兩樣唔同嘅嘢,編號一亂,後人就分唔清邊個入冊項目對應邊個 683 項目,成個對應就散晒。
對編號嗰陣發現對唔返,唔好估住寫一個大概嘅編號落去,停低核對清楚先再寫,估出嚟嘅對應關係只會令後面嘅人越跟越錯。
覆核嗰刻同寫入冊嗰刻:691 入冊要分開寫清楚
687 覆核做完嗰刻,同 691 寫入冊嗰刻,係兩個唔同嘅時刻,入冊嗰陣一定要分開寫,唔好將兩個時刻寫成同一個時刻。
覆核時刻寫嘅係覆核完成嗰刻,入冊時刻寫嘅係實際寫入冊嗰刻,兩個時刻各自有自己嘅意思,寫埋一齊就會令人以為覆核同入冊係同一刻發生。
分開寫嘅好處好直接,後人睇到兩個時刻就知道覆核同入冊之間有冇相隔,唔使靠估,亦都唔會將入冊嗰刻誤當成覆核嗰刻。
如果兩個時刻寫埋一齊,之後抽查嗰陣就分唔清邊個時刻屬於邊個動作,所以入冊嗰陣無論幾趕都好,都要將兩個時刻拆開寫。
691 入冊嘅寫法:全冊用同一種短句,後人先至睇得明
全冊要用同一套筆法,句子要短要白,一個項目講完一件事就停,唔好一頁用一種寫法,另一頁又換一種寫法,寫法成日換,後人讀起嚟就會好攰。
每個入冊項目嘅寫法要一致,先寫對應編號,再寫覆核動作嘅紀錄,之後再寫呢個項目喺冊入面嘅位置,順序固定,後人一睇就知去邊度搵邊樣嘢。
用字都要統一,同一個意思全冊只用同一個講法,今日用一個講法,聽日用另一個講法,後人會以為你講緊兩樣唔同嘅嘢,明明係同一樣嘢都會讀錯。
寫完一頁之後自己讀一次,睇下係咪全冊同一套筆法,讀起嚟唔順嘅地方,就喺交接之前用留痕嘅方式修正,唔好等交咗冊先至發現寫法亂晒。
寫錯點算:691 入冊改錯要留低原本字句同改動痕跡
寫錯嗰陣唔好抹走原句,唔好用塗改嘅方式遮住原句,唔好撕走成頁當無寫過,原句一消失,後人就再冇辦法知道原本寫過咩。
正確嘅做法係原句留返喺度,旁邊寫明更正之後嘅內容,仲要寫明更正嗰刻,令後人睇到成個改動過程,知道邊句係原本寫嘅,邊句係後來改嘅。
補寫都一樣要留痕,後補嘅句子要標明係後補,唔好扮成當初一次過寫好,扮成一次過寫好就等於抹走咗時間線,後人會誤會補寫嘅內容一早已經喺度。
留痕唔係為咗追究邊個寫錯,而係為咗令本冊誠實,後人翻冊嗰陣見到原句同改動一齊喺度,先至會信呢本冊嘅紀錄。
691 入冊完成之後:正本放邊度同交接點樣寫明
入冊完成之後,正本要放喺固定嘅位置,位置要寫明喺冊面或者交接紀錄嗰度,唔好只靠口頭講一句放喺邊,口頭講嘅位置轉頭就冇人記得。
交接嗰陣要寫明交咗邊本冊,交接嘅崗位係邊個崗位,交接嗰刻係幾時,呢啲交接資料寫清楚,接冊嘅人先至知道自己接咗咩。
存放位置唔好成日轉,轉咗位置就要更新交接紀錄,舊位置嘅紀錄冇更新,後人就會去舊位置搵,搵唔到又以為本冊唔見咗。
搵返正本嘅方法都要寫清楚,令到唔係當日寫冊嘅人,都可以按住紀錄搵到正本,唔使周圍問人先至搵得到。
舊冊用完換新冊:691 入冊嘅收口同抽查點樣做
舊冊寫滿要換新冊嗰陣,收口要對得上編號,舊冊最後一個編號同新冊第一個編號要接得上,中間唔好斷開,斷開咗後人就唔知中間有冇漏咗項目。
換冊嗰陣要喺舊冊尾頁寫明已經轉去新冊,新冊首頁寫明接續舊冊,兩邊互相指住對方,後人由邊一邊開始跟都可以跟到另一邊。
抽查唔係成冊由頭睇到尾,而係按編號抽取部分項目,對返冊面身份、編號對應同兩個時刻係咪齊全,抽查嘅重點係睇入冊寫法係咪成套做齊。
抽查發現寫法唔一致或者留痕唔清楚嗰陣,要將抽查結果記低,留返畀跟進嘅人處理,唔好喺抽查嗰陣順手改埋原冊,原冊一改就冇咗原本嘅紀錄。
691 入冊嘅收尾:事實同判斷分開寫,寫完先至算齊
結論嗰部分要分開寫,事實係覆核嗰陣睇到嘅情況,判斷係對事實作出嘅睇法,兩樣嘢唔好寫埋同一句,事實寫一邊,判斷寫另一邊,後人先至分得清邊句係見到嘅嘢,邊句係諗法。
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691 係入冊,唔係再覆核:冊面、編號、兩個時刻、筆法、留痕、存放、換冊、抽查同結論分開寫,成套做齊先至算數。