《門市收銀找續托盤消毒檢查覆核異常跟進紀錄管理》
一、開篇講清楚：呢本冊只記跟進
663 講覆核發現嘅跟進點行，呢篇只講跟進點入冊；跟進做成點，見 post-663，呢篇唔重做跟進。門市收銀找續托盤嗰邊覆核出咗異常發現之後，之後每一步跟進都要有文字留低，呢本冊就係專門用嚟記呢啲跟進過程嘅地方，日後有人問起，拎起本冊就講得出成件事行到邊一步。
659 嗰本記覆核結果，呢本記跟進過程，兩本冊分工唔同，唔好撈埋一齊。覆核結果寫咗喺邊本就留喺邊本，呢本冊只寫發現之後跟進咗啲乜、邊個去跟、幾時跟完，咁樣兩本冊對照起嚟先唔會亂。
呢本冊唔會寫消毒步驟，唔會寫檢查步驟，亦唔會寫覆核點做，只會寫跟進本身嘅紀錄。收銀系統嗰邊只留低付款方式嘅記錄同分類，方便日後對數，真正收錢行另一條獨立渠道，呢本跟進冊唔會代替嗰邊嘅記錄，兩邊各有各嘅用途。
負責寫低跟進紀錄嘅人，要係實際跟過件事嘅人，或者即場見到跟進情況嘅人，唔好由冇參與嘅人憑印象補寫。邊個寫低，邊個就要喺紀錄後面留名，咁樣日後發現寫法有疑問，先搵得返當事人問清楚。
二、冊面點寫先認得返係邊本
每本跟進紀錄冊開冊嗰陣，冊面就要寫明佢嘅身份，令人一拎起手就知呢本冊屬於邊間門市、記緊邊一類跟進、由幾時開始用。冊面寫得清楚，門市有幾本冊擺埋一齊嗰陣，都唔會拎錯本。
冊面身份一般包括冊名、門市名同開冊日期，寫法全冊統一，唔好今本用一種寫法，下本又換另一種。冊名要直接講明係覆核異常跟進紀錄冊，唔好淨寫一個含糊嘅簡稱，令人估唔到入面記緊乜。
每本冊要有自己嘅冊編號，編號寫法事前定好，之後每本新冊都跟住同一個規矩編落去。冊編號出現喺冊面同每一頁嘅頁頂，咁樣即使有散頁跌出嚟，都認得返佢屬於邊本冊。
頁次要逐頁順序編好，開冊嗰陣就一次過編晒，唔好寫到邊先編到邊。頁次齊全嘅冊，缺頁嗰陣一眼就睇得出，補記同核對嗰陣亦唔會因為頁次亂咗而對唔返。
三、跟進單號點樣扣返原先嗰個覆核發現
每宗跟進入冊嗰陣，都要開一個跟進單號，呢個單號係成宗跟進喺冊入面嘅身份證，日後講起呢宗跟進，講單號就已經足夠指向正確嘅紀錄，唔使靠形容詞去估。
跟進單號一定要扣返原先嗰個覆核發現嘅編號，寫法可以係原覆核編號後面再加跟進流水，令人一眼睇得出呢宗跟進由邊個覆核發現而嚟。單號同原發現扣得實，覆核嗰本冊同跟進呢本冊就可以互相對照。
同一個覆核發現拆開幾項跟進嗰陣，每項跟進都要有自己獨立嘅單號，唔好幾項跟進共用一個單號。獨立單號嘅好處係，邊項跟完、邊項未跟完，分得清清楚楚，唔會因為一項完成就誤以為成個發現已經跟晒。
萬一入冊嗰陣搵唔返原覆核發現嘅編號，唔好自己作一個編號填上去。正確做法係喺單號欄註明待查，之後搵返原編號先補返上去，補返嗰陣亦要留低補寫嘅日期，令人知呢個編號係後補返嚟。
四、跟進內容點寫先人人睇得明
跟進事項嘅寫法要統一，每次入冊都用同一種句式講清楚跟進咗乜嘢，開頭講明跟進對象，跟住講明做咗乜嘢行動，最後講明而家處於乜嘢狀態。句式統一，本冊無論邊個寫低，讀起嚟都係同一種節奏。
跟進狀態嘅用字要事先定好，成冊只用同一批狀態字眼，好似進行中、已完成、等覆核咁，唔好今日寫進行中，聽日又寫跟緊，令人分唔清係咪同一個狀態。狀態字眼統一，盤點未完成事項嗰陣先快手。
人名嘅寫法亦要統一，寫全名，唔好寫花名或者淨寫一個姓氏。門市人手有變動嗰陣，全名先至分得清邊個係邊個，日後要搵當事人了解詳情，全名亦係最直接嘅線索。
紀錄只寫事實同下一步，唔好寫情緒字眼，亦唔好寫未經證實嘅推測。邊個做咗乜、幾時做、結果係點，寫低就夠，至於點解會咁，留返俾覆核嗰邊去判斷，呢本冊唔需要幫手落結論。
五、日期時間點標先唔會亂
每次入冊都要寫低日期同時間，日期要年月日齊全，時間要寫埋上晝定下晝，全冊用同一套寫法，唔好有時寫年月日，有時又淨寫月日。時間標示齊全，先至排得出跟進嘅先後次序。
跟進限期同實際完成日期要分開兩欄寫，限期係要求幾時之前跟完，實際完成日期係真正跟完嗰日，兩者分開，過期未完成嘅事項先至一眼睇得出。兩欄撈埋一齊寫，過期嗰啲就會匿埋喺字堆入面。
跨日跟進要逐日寫低進度，每日有乜嘢新發展就當日記低，唔好等成件事完晒先一次過補寫晒幾日嘅嘢。逐日寫低嘅紀錄，先至反映到跟進過程真實嘅節奏，日後覆盤嗰陣亦睇得出邊一步拖得耐。
時間寫法有疑問嗰陣，寧願寫得詳細啲，都唔好寫得含糊。寫明係邊日邊個時段跟進，比起淨寫一個大概日子有用得多，尤其係幾宗跟進喺同一日發生嗰陣，時段就係分辨先後嘅關鍵。
六、寫錯咗點改先留得低痕跡
寫錯字係正常事，處理方法先至係重點。寫錯嗰陣唔好用塗改液遮住，唔好撕走成頁，亦唔好喺原字上面重重疊疊再寫，呢啲做法都會令原來寫過乜變得睇唔返。
正確嘅更正寫法係，喺寫錯嘅字上面劃一條橫線，令原字仍然睇得出，旁邊寫低正確寫法，再喺更正位置旁邊簽名同寫低更正日期。咁樣改完之後，改之前寫過乜、改之後變成乜，兩者都留得低。
更正嗰陣要順手寫低一句更正原因，講明係寫錯字、寫錯日期定係寫錯單號，原因寫得簡單直接就夠。原因留低咗，日後有人見到更正痕跡，唔使再估點解要改。
任何人都唔可以喺冇留痕嘅情況之下改寫人哋寫低嘅紀錄，自己寫錯就自己更正，人哋寫錯就請原寫低嘅人更正，原寫低嘅人唔喺度嗰陣，就由負責人註明代更正並簽名。規矩定得嚴，紀錄先至信得過。
七、冊擺邊度，點樣搵得返
跟進紀錄冊要有固定存放位置，全門市都知佢擺喺邊，唔好今日擺收銀櫃，聽日又擺倉入面。固定位置嘅好處係，急住要查某宗跟進嗰陣，行去固定位置就拎得到，唔使全店周圍搵。
冊借出去睇嗰陣要登記，寫低邊個攞走、幾時攞走、幾時還返，登記簿可以貼喺冊嘅存放位置附近。借閱有登記，冊唔見咗嗰陣先有線索追，冊長期擺喺邊個人手上亦一目了然。
檢索方法要簡單直接，冊頭可以附一張索引表，按跟進單號順序列出每宗跟進嘅頁次，搵某宗跟進嗰陣對住索引表就翻得到。索引表每次新增加跟進嗰陣同步更新，唔好等到月尾先一次過整理。
冊面同索引表嘅字要寫得清楚易讀，唔好寫到潦草到連自己人都認唔返。冊係俾全門市人用嘅工具，唔係私人筆記，寫法要顧及下一個拎起本冊嘅人睇唔睇得明。
八、舊冊點交接去新冊
舊冊寫滿嗰陣要開新冊，新冊冊面要註明接續邊本舊冊，舊冊冊面亦要註明下一本係邊本，兩本冊互相指住對方，成套冊嘅脈絡先至接得上。
舊冊入面未完成嘅跟進，要逐項過到新冊，過冊嗰陣保留原跟進單號，唔好因為換咗本新冊就重新編過單號。單號保留落嚟，新冊嘅紀錄先至對得返舊冊嘅紀錄，成宗跟進嘅來龍去脈唔會因為換冊而斷開。
舊冊換出嚟之後唔好即刻丟棄，要留喺門市一段時間備查，存放位置同樣要固定，令人知舊冊擺喺邊。舊冊留得耐啲，日後要翻查舊跟進嗰陣先有嘢可查。
交接嗰陣要兩個人一齊點算，舊冊未完成嘅事項逐項對住新冊承接嘅事項，兩邊對得上先簽收。點算完畢之後，交接雙方喺新冊冊頭留名同寫低交接日期，成個交接過程就有文字交代。
九、漏寫遲寫點補記
發現漏寫嗰陣要即刻補記，補記嗰陣寫明補記日期，同埋原本應該寫低嘅日期，兩個日期分開寫，令人分得清邊個係事發日期，邊個係補寫日期。補記寫得越早，記錯細節嘅機會就越細。
補記要同正常紀錄分得開，補記段落開頭註明補記字樣，唔好扮到好似事發當日已經寫低咁。補記字樣寫得明明白白，冊嘅可信程度反而更高，因為人人都睇得出邊啲係即時寫低，邊啲係事後補返。
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跟進紀錄冊嘅價值在於對得上、搵得返、信得過：單號扣實原覆核發現，寫法同時間全冊統一，改錯留痕，補記寫明，舊冊新冊交接清楚，成宗跟進先至有完整交代。
