《門市收銀找續托盤消毒檢查覆核異常跟進管理》
一、起點：覆核結論留低嘅未完事項
覆核完成之後，結論入面會列明仲有邊啲事項未處理好。呢啲事項唔係檢查當日嘅原始發現，而係覆核對照過後仍然需要店方採取行動嘅部分。呢篇講嘅，就係點樣將呢啲事項一路跟到有交代為止。
跟進工作由結論嗰一刻開始，唔係等到有人得閒先至諗起。每一宗事項都要有自己嘅去向，有人負責，有限期約束，有狀態可以查閱，否則結論寫得幾清楚都好，事情一樣可以喺日常忙碌入面慢慢消失。
呢篇嘅對象只限覆核發現嘅跟進追蹤。檢查本身點樣進行、檢查結果點樣分級、覆核程序點樣行，全部唔屬於呢篇嘅範圍。將跟進同其他環節分開，先可以令責任同進度睇得清楚，唔會同其他紀錄混埋一齊。
店方可以將呢篇當成一套跟進規矩去用：開案、派人、定限期、催逾期、交接、升級、結案，每一步都有留痕要求。規矩本身唔複雜，難嘅地方在於每一宗都照規矩行，唔好因為事項細或者熟手就跳步驟。
二、開戶口：每宗跟進獨立成案
結論一出，跟進戶口就要即時開立，唔好等到下一個班次先至補開。戶口入面要寫明事項內容、來源結論、涉及嘅收銀位置同埋開案日期，令任何人打開戶口都即刻明白要處理嘅係乜嘢事。
每宗事項獨立成案，唔好將幾宗唔同嘅事項塞入同一個戶口。合併處理表面上慳時間，實際上只要其中一宗卡住，成個戶口就閂唔到，進度亦無辦法分開睇。獨立成案先可以逐宗結案，逐宗交代。
戶口要有唯一編號，編號由開案嗰刻起跟足成個跟進過程，之後所有進度更新、交接紀錄同結案憑證都掛喺同一個編號之下。編號唔重用，唔改動，舊案結咗之後編號仍然保留，方便日後翻查。
開案嗰陣同時定埋戶口狀態，狀態要反映真實進度，例如待派人、進行中、等候憑證核對或者已經結案。狀態唔好長期停留喺同一個位置而無人問，狀態本身就係提醒店方邊啲案需要留意嘅訊號。
三、派人定限期：責任同時間一齊落實
戶口開好之後，下一步就係派定負責人。負責人要寫全名同崗位，唔好只寫一個班組或者一個籠統職稱，否則出咗問題嗰陣無人可以具體交代。負責人嘅工作係推動成宗跟進行到尾，唔係一個掛名。
限期要同派人一齊定，唔好分開兩次處理。限期應該根據事項嘅性質同埋實際工作量去定，定得太鬆會拖，定得太緊又會逼人求其了事。定限期嗰個人要諗清楚完成標準係乜嘢，限期先有意義。
如果一宗事項需要多過一個人配合，戶口入面要分清楚主責同協作。主責負責統籌同埋最終交代，協作負責自己嗰部分工作，兩者嘅分工要寫明，唔好得個名單而無分工，否則人人以為對方會做。
派人同限期定好之後，要通知負責人本人，唔好只係將戶口擺喺度等人自己發現。通知要留低紀錄，幾時通知、通知咗邊個、對方有無確認收到，呢啲都係跟進鏈入面唔可以缺少嘅一環。
四、跟進期間：進度要見到，唔靠口頭記住
跟進進行期間，進度要定期更新，唔好等到限期嗰日先至一次過寫。每次有實質進展，例如已經聯絡相關人員、已經安排處理、已經收到回覆，都應該即時記入戶口，令進度睇得見。
進度紀錄要寫事實，唔好只寫感受或者籠統判斷。寫明做咗乜嘢、邊個做、幾時做，仲有下一步係乜嘢，咁樣接手嘅人先可以即刻跟到，唔使再逐個問返成件事嘅來龍去脈。
進行期間如果發現原定做法行唔通，負責人要即時記低障礙同埋新嘅處理方向，唔好靜靜地改做法而無留痕。做法有變動，限期或者分工可能都要跟住調整，調整要經戶口記低，唔好私下改完就算。
店方負責睇跟進整體情況嘅人，要定期掃一次所有進行中嘅戶口，睇下有無戶口長期無更新。長期無更新本身就係一個警號，代表跟進可能停滯，應該主動問負責人，而唔係等到逾期先至處理。
五、逾期點催：提醒分層，唔好拖到無人理
一過限期而戶口仲未結案，就要即時啟動催辦，唔好再等多一個週期先至問。催辦第一步係提醒負責人，講明邊宗戶口已經逾期、逾期原因係乜嘢、仲差邊啲步驟先可以完成。
催辦要有紀錄，每次提醒都要記低日期同埋對象，唔好只靠口頭講完就算。口頭提醒無留痕，之後就無辦法證明曾經催過，責任亦無辦法分清楚。紀錄本身就係催辦制度嘅一部分。
如果提醒之後仍然無進展，催辦要升級去上一級負責人，由上一級去了解阻滯同埋決定點樣支援或者重新調配。升級唔係追究，而係令停滯嘅跟進重新郁得返，升級嗰陣要將戶口嘅全部紀錄一併交畀上一級。
逾期戶口唔好因為催過一次就當處理咗，催辦要持續到戶口有實質進展或者正式調整限期為止。正式調整限期要有理由同埋批准，唔好由負責人自己私下將限期推後，否則限期制度就會慢慢失效。
六、跨班交接：換班唔等於換走責任
跟進戶口橫跨唔同班次係好常見嘅事，交接做得好唔好，直接決定戶口會唔會喺換班嗰陣斷咗。交接嗰陣要將戶口編號、事項內容、目前進度、限期同埋下一步清清楚楚交畀接手嘅人。
接手嘅人要即時確認收到，並且睇一次戶口嘅全部紀錄，確認自己明白下一步要做乜嘢。確認收到唔係簽個名就算，而係代表接手人已經理解成宗跟進嘅狀態，願意由嗰一刻起承擔推動責任。
交接紀錄要寫明交接時間、交出人、接收人同埋交接內容，雙方都要喺紀錄入面留名。交接之後，原負責人嘅責任先算正式轉移，轉移之前嘅進度仍然由原負責人交代，唔好出現兩邊都以為對方會跟嘅空窗。
如果交接嗰陣發現戶口資料唔齊全，接手人要即時提出，唔好等到自己要做嗰陣先至發現缺資料。資料唔齊全嘅戶口唔應該草草交收，補齊資料先至交接，先可以避免跟進喺換班之後走樣。
七、重覆出現：結咗案又再現，要升級處理
有啲跟進事項結案之後，過一段時間又再出現，店方要將佢當成一宗新嘅跟進去處理，而唔係當成舊案嘅延續。開新戶口嗰陣要連結返舊戶口嘅編號，令前後兩次跟進可以對照，唔好各自獨立而睇唔到關連。
重覆出現嘅事項，處理層級要比第一次高。第一次可以用一般跟進程序處理，重覆出現就代表一般做法未能夠令事情穩定落嚟，需要由更高層級嘅人去睇成個處理方向，決定係咪要調整處理安排或者加多一層把關。
升級處理嗰陣，要將舊戶口嘅結案憑證同埋新戶口嘅事項內容一併攞出嚟對照，睇下舊次結案嗰陣憑乜嘢判斷事情已經完成。對照嘅目的唔係追究邊個，而係搵出舊次處理入面有無漏咗嘅環節，令新次處理可以補返。
重覆出現嘅次數要記低，店方定期睇返邊啲事項重覆出現得最多，先可以知道邊啲跟進需要更嚴謹嘅安排。次數記低之後，升級處理嘅人要決定新次跟進用邊種安排，唔好照抄舊次做法就算。
八、結案憑證：有憑證先可以閂案
跟進做完唔等於可以結案，結案要有憑證。憑證要能夠證明事項已經按要求處理好，例如處理完成嘅紀錄、相關人員嘅確認、或者處理前後嘅對照資料，憑證嘅形式要同事項性質相符。
憑證要掛喺戶口編號之下，唔好散落喺其他地方。憑證存放位置要寫明，之後任何人想翻查呢宗跟進，都可以憑編號即刻搵返憑證，唔使再逐個問人或者逐個檔案夾去搵。
結案之前要有人核對憑證，核對嘅人唔好就係負責推動跟進嘅同一個人。核對要睇憑證係咪齊全、係咪對應返戶口入面列明嘅事項，憑證對唔上事項，戶口就唔應該結案。
核對通過之後，結案人要喺戶口入面寫明結案日期同埋結案依據，戶口狀態先至可以改為已經結案。結案之後戶口唔好再改動內容，如果之後有新情況，就開新戶口去處理，舊戶口保持原貌先可以作為日後翻查嘅依據。
九、成套跟進點樣算完成
成套跟進算唔算完成，唔係睇開咗幾多戶口，而係睇所有戶口係咪都有去向：進行中嘅有進度，逾期嘅有催辦紀錄，交接嘅有確認，重覆嘅有升級，結案嘅有憑證。每一類戶口都對得上規矩，成套跟進先算行得順。
店方定期將所有戶口攞出嚟睇一次，重點唔係數數目，而係睇下有無戶口長期停留喺同一個狀態、有無逾期無人催、有無交接無人確認。呢啲缺口補返，下一輪覆核結論出嚟嗰陣，跟進先唔會由頭亂過。
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覆核發現有無下文，睇嘅唔係結論寫得幾詳細，而係每一宗跟進係咪開咗案、派咗人、定咗期、跟到尾同留低憑證。
