《門市收銀找續托盤消毒檢查紀錄管理》
呢本冊管邊個範圍：檢查結果留底之後嘅管理
呢本冊管嘅範圍，要由檢查結果留底嗰一刻開始講起。檢查完成之後，結論點樣寫入冊、欄目點樣定、邊個覆核、冊放喺邊、舊紀錄點樣搵返、缺漏點樣補，全部都屬於呢本冊嘅管理範圍，呢篇就係講呢啲管理做法。
檢查點樣做、消毒點樣做，唔喺呢篇嘅範圍之內。嗰兩部分各有自己嘅安排同做法，寫入呢本冊嘅只有檢查完成之後嘅結論同跟進狀態，唔好將做法細節抄入冊度，否則冊會越寫越厚，搵紀錄嗰陣反而越嚟越難搵。
點解要獨立成冊，原因好實際。檢查結果如果散喺唔同紙頭上面，今日一張、聽日一張，日後要搵返某次檢查嘅結論，就要靠當事人記得放咗喺邊，記得先搵得返，唔記得就當無咗。獨立成冊就係畀每次檢查結論一個固定位置，寫低之後唔使靠人記，翻查嗰陣按時間同托盤識別去搵就搵得到。
你開新冊嗰陣，先對住冊嘅身份、欄目同寫法逐項定好，之後嘅覆核、存放同缺漏跟進先至唔會各有各做。冊嘅管理做得穩，檢查結果先至算係真正留得低，否則驗完等於無驗過，事後邊個都講唔返當日嘅結論係點。
開冊之前先定好冊嘅身份同編排方式
開冊之前，第一樣要定嘅係冊嘅身份。冊面寫明冊名、適用嘅收銀位範圍、啟用日子同保管崗位，令任何同事拎起本冊都知呢本冊管邊段時間、管邊啲收銀位，唔會同其他冊撈亂。身份寫得唔清楚，舊紀錄搵返嗰陣第一步就會行錯方向。
冊嘅編排要跟時間先後連續寫，頁碼順住落，唔好跳頁，亦唔好喺中間插頁補寫。連續嘅編排先至睇得出時間線有冇斷，搵返嗰陣見到頁碼唔連續，即刻就知中間可能甩咗紀錄，可以即時去查，唔使等到要用人先發現。
舊冊寫滿之後要封冊，開新冊嗰陣寫明承接邊本舊冊，令時間線由舊冊順利交到新冊手上。封咗嘅冊唔好再寫新紀錄入去，否則新舊冊嘅時間會重疊，日後對照嗰陣分唔清邊本先係最新嘅紀錄，成條時間線就會亂晒。
紙本定電子形式，管理規則應該一樣。欄目點定、寫法點統一、邊個覆核、更正點留痕，換咗形式都唔好放寬，否則電子冊寫得鬆散過紙本冊，兩種形式嘅紀錄對照嗰陣就會出現落差，翻查嘅可信程度亦會跟住打折扣。
欄目點樣定：記得返、對得返、跟得到
欄目點樣定，關鍵在於每欄只答一個問題。日期欄就只寫日期，托盤識別欄就只寫邊隻托盤，問題描述欄就只寫發現咗乜，一欄寫幾樣嘢，翻查嗰陣就要逐句拆返，拆得嚟已經好容易拆錯，歸類嗰陣亦會跟住亂。
實用嘅欄目組合，可以圍住檢查結果本身去諗：檢查日期、托盤識別、檢查人員、檢查結論、問題描述、跟進狀態同覆核簽名。呢幾欄分工清楚，結論寫乜、問題寫乜、跟到邊，邊欄都唔會搶咗另一欄嘅位置，寫低嗰陣唔使諗，覆核嗰陣亦容易對。
欄目定好之後唔好隨意加減。加欄嗰陣要全店一齊轉，舊冊同新冊嘅欄目先至對得返；減欄之前要諗清楚會唔會令舊紀錄少咗對照嘅依據。欄目有改動，就將改動日子同原因寫喺冊頭，令翻查者知道某段時間嘅紀錄點解同之後嘅寫法唔同。
跟進狀態欄要同問題描述欄分開嚟睇。問題描述欄記嘅係檢查嗰陣見到嘅情況，跟進狀態欄記嘅係之後處理到邊個階段，兩欄各司其職，先至睇得出問題由發現到處理嘅完整過程，唔好將跟進結果寫入問題欄去覆蓋原本嘅描述。
寫字、用詞同時間標示點樣全店一致
寫法一致，第一樣係字跡同用詞。寫到第二個人睇得明係基本要求，字跡潦草到只有自己認得，紀錄寫咗等於無寫。結論用詞更加要全店統一，合格同唔合格唔好用幾種唔同講法，講法一多，歸類嗰陣就要逐句估意思，估錯就會將唔同結論歸埋同一類。
時間標示亦要統一格式。日期同時間每次都用同一種寫法，唔好有時寫全寫、有時寫簡寫，寫法一亂，搵返某段時間嘅紀錄嗰陣就好容易漏咗其中幾次，漏咗嘅紀錄唔係唔存在，只係搵唔返，翻查結果一樣會失真。
寫低嘅時機同樣重要。檢查完成之後即場寫入冊，唔好靠記憶遲啲先補，記憶會隨時間走樣，遲寫嘅內容好容易同當日實際情況有出入。真係遲咗先寫，就要標明係補寫，令翻查者知道呢筆紀錄嘅寫低時間同檢查時間並唔相同。
簽名嗰欄唔好求其。寫低嘅人同覆核嘅人各自簽返自己個名，簽名要認得出係邊個，唔好用一個無人認得嘅花押代替。簽名認唔出係邊個，日後要問返當事人嗰陣就無從問起，覆核簽名亦會失去證明作用。
覆核嗰一關點樣做：對冊、對人、對跟進
覆核嗰一關，覆嘅係本冊，唔係再驗一次托盤。覆核嘅人要對返欄目有冇漏寫、字跡睇唔睇得明、結論同問題描述對唔對得上、跟進狀態有冇更新，呢啲全部都係紀錄層面嘅核對，唔需要亦唔應該喺覆核嗰陣重新做檢查，兩樣工作嘅對象根本唔同。
寫低同覆核要分開由唔同同事做。自己寫低自己覆核，錯漏好難現形，因為寫嗰陣點諗，覆嗰陣就會點睇，盲點會一路跟住落去。分開人做，覆核嘅人先至會用另一雙眼去睇，寫錯字、漏欄、結論同描述唔夾，先至有機會喺覆核嗰關被捉到。
覆核節奏要預先定好，唔好等到冊寫滿先一次過覆。隔一段時間覆一次，錯漏發現得早，補救亦容易，拖到寫滿先覆，錯漏已經累積到難以逐筆追返。覆完之後覆核嘅人要簽名同寫低覆核日子，令覆核呢個動作本身都有紀錄，日後問起邊個覆過、幾時覆過，都有得查。
收銀系統喺呢度嘅作用，只限於將付款方式分好類同埋留低對數參考，款項本身由店內獨立收款裝置處理。覆核嗰陣，系統分類紀錄可以拎嚟做參考，但冊本身先係覆核嘅對象，唔好用報表代替本冊，報表齊全唔代表冊嘅欄目齊全，兩者要分開嚟睇。
寫錯同漏寫嘅更正手法：舊字留低，新字旁邊補
寫錯字點處理，守住一個原則就得：原字留低，新寫法喺旁邊補。唔好塗到睇唔返原字，亦唔好用塗改液遮住原字，遮咗之後翻查者就睇唔到當初寫錯咗乜，亦分唔清之後嘅寫法係更正定係事後改寫，成筆紀錄嘅可信程度就會受影響。
更正嗰陣要一併寫低邊個改同幾時改。改嘅人簽名，改嘅日子寫低，兩樣齊全，翻查者先至知呢次更正係邊個嘅決定、喺邊日做出。無簽名無日子嘅更正，日後分唔清係即時更正定係好耐之後先改，問起上嚟邊個都講唔返。
漏寫一欄點補，做法同寫錯字一樣要留痕。補寫嗰陣標明係補寫，唔好扮成當日即場寫，扮成即場寫會令時間線失真，翻查者會以為嗰欄一早已經寫好。補寫之後最好同覆核嘅人講聲，等覆核嗰關知道有補寫存在，覆核嗰陣亦會特別留意補寫內容啱唔啱。
更正有條界線要守住：寫錯先至更正，跟進做成點就寫入跟進欄，唔好回頭改結論去令跟進睇落順利。結論改咗，跟進欄寫得幾靚都無用，因為原本檢查到嘅問題已經被人改走咗，日後統計邊類問題成日出現，結果一樣會失真。
冊點樣存放同搵返：位置、次序同取用規矩
冊放喺邊，全店要得一個固定位置。今日放收銀位、聽日放辦公室，位置成日變，邊個要搵本冊都要先問人，問唔到人就搵唔到冊。固定位置寫入店內指引，新人入職嗰陣第一時間就知冊喺邊，唔使靠估或者靠問。
存放次序按時間先後排，冊面寫明起止日子。舊冊封好之後排喺新冊後面，搵某段時間嘅紀錄嗰陣，對住冊面日子去搵就得，唔使逐本揭開嚟睇。冊面日子寫得唔清楚，搵紀錄嘅時間就會拖長好多，繁忙嗰陣更加無人願意慢慢搵。
取用規矩要講明。拎走本冊去寫或者去覆核，要畀身邊同事知邊個拎走咗，寫完覆完放返原位，唔好寫完就隨手放喺第二度。冊長期唔喺原位，缺漏往往就係咁開始，之後要補嘅唔止係一筆紀錄，而係成段時間嘅去向都講唔返。
保存幾耐由店方自己定，定咗之後寫入店內指引，全店按同一套辦。呢個期限屬於店內安排，唔好對外講成係法例規定，法例要求同店內安排係兩回事，混埋一齊講，日後對外解釋嗰陣就會出現講法前後唔一致嘅情況。期限未到，冊唔好銷毀，期限到咗點處理，亦要按指引入面寫好嘅方式去辦。
缺漏紀錄點樣跟進：由發現到補齊嘅閉環
缺漏通常喺三個時候現形：覆核嗰陣、搵舊紀錄嗰陣、同開新冊對返舊冊嗰陣。欄漏寫、頁碼唔連續、簽名唔見咗，邊種情況都好，發現嗰刻就要記低，唔好口頭講完就算，口頭講完無留底，過幾日邊個都唔記得曾經發現過缺漏。
缺漏要寫入跟進欄或者另開跟進頁，寫明缺邊欄、關邊次檢查、邊個發現。寫得越具體，補齊嗰陣就越唔使估，補齊嘅人對住缺漏描述去搵當事人、去對時間，已經有足夠線索，唔使由頭再查一次成段時間嘅紀錄。
補齊嗰陣，搵返當事人確認，確認到就補寫並標明補寫，確認唔到就寫明無法確認，唔好估一個答案填入去。估出嚟嘅紀錄比漏寫更加麻煩，漏寫一眼就睇得出係漏咗，估出嚟嘅答案睇落齊全，實際上係虛假嘅完整，翻查嗰陣仲會誤導之後嘅人。
補齊之後要由覆核嘅人再睇一次，確認缺漏已經處理，狀態先至可以改為已處理。未經覆核就改狀態，缺漏跟進等於無做，表面上成張跟進頁都填滿晒，實際上無一筆經過獨立確認，日後再發現同一缺漏，就會變成重複跟進，浪費時間之餘亦會令人對成套跟進失去信心。
維持呢套紀錄管理行落去嘅做法同聯絡
冊嘅管理本身亦要定期覆檢。隔一段時間睇返欄目仲啱唔啱用、寫法有冇走樣、存放位置有冇亂，發現走樣就修正寫法同指引，唔好等到搵唔返紀錄先至檢討。覆檢結果簡單寫低，留喺冊頭或者指引後面，等下一輪覆檢嗰陣有得對照，管理先至會越做越穩，唔會每次都由零開始。
新人寫冊之前，先睇舊冊嘅寫法範例，了解每個欄目嘅意思同更正手法，寫頭幾次由覆核嘅人睇實，寫法穩定先至放手。新人一入職就自己寫、無人睇，寫法走樣嘅機會好高，走樣之後要逐筆更正，花的時間比事前教一次多好多，冊嘅質素亦會喺呢段時間下跌。
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檢查紀錄冊管嘅係檢查結果留底之後嘅事：開冊先定身份同編排，欄目每欄只答一個問題，寫法全店統一兼即場寫低，寫低同覆核分開人做，寫錯漏寫留痕更正，冊放固定位置按時間排好，缺漏發現即記低、補齊經覆核先至算處理完。
