門市收銀找續差錯申報管理

申報講嘅係文件同呈報，唔係即場處理成套流程

找續差錯申報，係指收銀員發現找續數目同應找數目唔啱嗰陣，將事件用書面方式記低，再交畀負責覆核嘅人嘅一個程序。申報表本身就係事件嘅書面紀錄，呈報就係將呢份紀錄交到負責人手上嘅動作，兩者加埋先至構成一次完整申報。

申報本身唔係即場將錢數返啱，亦唔係去追究點解會錯。申報嘅作用，係令事件有一個可以追返嘅紀錄，等負責嘅人之後可以按紀錄去睇同跟進。將申報同即場處理分清楚，收銀員先至唔會以為填咗表就等於已經處理好成件事。

呢篇只講申報點觸發、申報之前要預先留低邊啲資料、申報表上面每格點填、交去邊度同幾時要交到、店長點樣覆核同補返資料、兩種發現時間嘅申報路點分，同埋點由申報紀錄睇趨勢。找續點準備、托盤點管、即場點覆核、點追原因，全部屬於其他課題，呢篇唔會展開，門市想睇嗰啲做法，可以睇返系列入面相關嘅文章。

邊種情況要開申報，邊種即場改返就得

要開申報嘅情況，係收銀員已經察覺找續數目同應找數目有出入，而事件已經離開即場可以一次講清楚嘅範圍。例如顧客已經離開、數目要靠紀錄先至對得返，或者同一更次入面已經唔係第一次出現類似情況，呢啲情況都應該開申報，令事件留低書面紀錄。

即場更正就夠嘅情況，係差錯喺交易嗰刻即刻被留意到，收銀員同顧客當面講清楚數目，雙方都確認之後，交易可以繼續完成，唔使再用申報表去記低一次。呢種情況嘅特點，係事件喺當場已經講得清清楚楚，之後亦唔需要再有人翻查。

分界關鍵唔係金額大細，而係事件係咪已經可以即場講清楚、係咪需要留低紀錄畀之後嘅人睇。只要有一個答案係唔可以，就應該開申報，唔好憑感覺決定唔記。

門市可以將呢個分界寫成店內指引，貼喺收銀位附近，等唔同收銀員用同一把尺去判斷。指引寫得越清楚，漏報同多報嘅情況就越少，申報紀錄亦會越一致。

落筆申報之前，先留低邊啲資料

申報之前，收銀員要先將同事件有關嘅資料留低，唔好靠記憶事後先至補寫。資料越齊，之後覆核嘅人就越少需要再問，申報流程亦會行得越順。

清單包括交易發生嘅日期同時間、邊個收銀位、邊位收銀員當值、顧客付款方式嘅類別、應找數目同實際找續數目之間嘅差異方向、顧客係咪仍然在場、當時有冇其他同事在場見到，以及相關單據或者交易紀錄嘅編號。呢份清單只係列出要留低嘅項目，唔會教點樣去計數或者點樣去覆核。

除咗清單入面嘅項目，仲要留低發現差錯嘅時間點，同埋發現嗰陣交易去到邊個階段。呢啲資料唔係用嚟判斷對錯，而係用嚟令申報表嘅內容完整，覆核嘅人睇嗰陣可以還原事件發生嘅次序。

資料留低之後，唔好急住交表，先對一次清單，睇下有冇漏咗邊一項。漏咗資料嘅申報表，覆核嗰陣好大機會要打回頭補寫，反而拖慢成個申報流程。

申報表入面每格應該點填

申報表嘅設計，應該令收銀員一格一格填，唔使諗點樣寫先至啱。表格開頭要填事件基本資料，包括日期、時間、收銀位同當值收銀員，呢幾格確立咗事件發生嘅基本背景。

跟住要填交易資料，包括交易紀錄編號、付款方式類別、應找數目同實際找續數目嘅差異方向。呢幾格嘅作用，係令覆核嘅人唔使再去搵原始交易紀錄先至知講緊邊一單。

收銀系統喺申報入面嘅角色，只係記低嗰宗交易用咗邊種付款方式、歸入邊一類，同埋留低日後對數用嘅紀錄；顧客真正付款嗰一步，係經獨立渠道完成，系統本身唔會直接收錢。

再落去要填發現情況，包括邊個發現、幾時發現、顧客係咪在場，同埋交易喺發現嗰刻去到邊個步驟。呢部分寫得越貼近事實，覆核嘅人就越容易理解事件經過。

表尾要留低申報人姓名同申報時間，同埋一個畀店長填寫嘅覆核欄。申報人嗰部分由收銀員自己填，覆核欄就留空畀店長，唔好由申報人自己幫店長填埋。

申報交畀邊個，同埋幾時要交到

申報表填好之後，要交畀店內負責覆核收銀申報嘅人，一般係當值店長或者店內指定負責收銀事務嘅同事。門市要事先講明邊個係負責人，唔好等出事嗰陣先至搵人。

交表時限方面，門市可以按自己嘅運作去定，例如要求同一個更次完結之前交到，或者收班之後盡快交。時限定得越清楚，申報表就越少會因為拖住而漏交。

要講明嘅係，呢啲時限係門市自己定嘅內部流程，唔係法例定出嚟嘅時限。門市定時限嗰陣，應該諗下自己嘅更次安排同覆核人手，定一個做得到嘅時限，唔好定一個無人做到嘅時限。

如果負責覆核嘅人當日唔喺店，申報表應該交畀預先指定嘅代覆核人，或者放喺預先講好嘅固定位置，等負責人返嚟可以即刻睇到。固定位置同代覆核人，全部要事先講明，唔好靠即興安排。

店長收到申報之後點覆核同補資料

店長收到申報表，第一步係睇下表格入面嘅資料齊唔齊，有冇邊一格漏填或者寫得含糊。資料齊全嘅申報表，可以直接進入覆核；資料唔齊嘅，就要記低邊一格要補。

補充資料嗰陣，店長應該直接問申報人或者睇返交易紀錄，將補充內容寫喺覆核欄入面，並且寫明補充資料嘅來源係申報人口述定係交易紀錄。補充內容同原本內容要分得清清楚楚，唔好將兩者撈埋一齊寫。

覆核完成之後，店長要喺覆核欄寫低覆核結果同覆核時間，令成份申報表由申報到覆核都有一個完整嘅時間線。覆核結果寫得越清楚，之後有人要查返呢份申報表，越容易明白當時嘅判斷。

覆核唔係要店長一個人將所有嘢都諗晒，而係要確保申報表入面嘅資料足夠畀之後查閱嘅人理解事件。資料本身有唔清楚嘅地方，店長應該喺覆核嗰陣就標示出嚟，唔好留低一個睇落完整但其實有缺口嘅紀錄。

顧客仲喺度同收班之後先發現，申報路點分

顧客在場發現差錯，申報路徑嘅重點係即時留低資料。收銀員應該喺顧客離開之前，將交易資料同發現情況記低，申報表入面亦要寫明顧客在場發現呢一點，令覆核嘅人知道事件發生嗰陣有顧客在場。

收班之後先發現差錯，申報路徑就唔同，收銀員要靠交易紀錄同自己留低嘅資料去填表。呢種情況下，發現時間同交易時間之間嘅距離要寫清楚，覆核嘅人先至知道資料係事後整理返嚟。

兩條路徑雖然起點唔同，但申報表本身用同一張，必填欄位亦一樣，唔好因為發現時間唔同就用唔同嘅表格或者漏填某啲欄位。表格統一，之後查閱同比較先至方便。

門市可以喺申報表入面加一個發現時間類別欄，等覆核嘅人一睇就知事件屬於邊一條路徑。類別分得清楚，之後睇趨勢嗰陣亦可以將兩種情況分開去睇。

成日出現嘅差錯，點樣由申報紀錄睇到

申報紀錄儲埋一段時間之後，門市可以定期攞返出嚟睇，睇下差錯係咪集中喺某個收銀位、某個更次，或者某種付款方式類別。睇趨勢嘅目的，只係了解申報紀錄本身呈現嘅分布。

睇趨勢嗰陣，要將申報紀錄按發現時間類別、收銀位同更次去整理，整理出嚟嘅結果可以用嚟決定邊啲申報要優先覆核，或者邊啲情況要再留意。整理方法本身要簡單，令店長唔使花太多時間先至睇到分布。

如果某個收銀位或者某個更次嘅申報次數明顯比其他位置多，門市可以將呢個觀察記低，喺之後嘅覆核嗰陣特別留意相關申報表。留意嘅重點仍然係申報紀錄本身，唔好喺呢個階段跳去其他課題。

趨勢觀察嘅結果，應該寫返入申報紀錄嘅整理文件入面，等下一次再睇趨勢嗰陣，可以同之前嘅觀察比較。比較嘅基礎係同一套申報欄位同同一種整理方法，基礎唔同，比較結果就無意義。

找續差錯申報檢查表同埋點搵 POSKing 傾

檢查表可以按以下次序去對：申報之前對一次資料清單，申報表每格填齊，發現時間類別寫明，交畀事先指定嘅覆核人，覆核欄留空畀店長，申報表副本按門市安排存放，之後查閱嗰陣可以按日期同收銀位搵返。

存放方面，申報表應該按日期同收銀位去整理，整理方式要全店一致，唔好各人用各人嘅方法。查閱嗰陣，負責人只要知道日期同收銀位，就可以搵返相關申報表，唔使逐份去翻。

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