門市收銀交接便條：格式、內容、交接

便條唔係交更簿：兩樣嘢分工要先講清

收銀交接便條係更次之間嘅短篇書面訊息，作用係令下一更接手嗰陣，唔使靠口頭記住今更未完嘅事項。便條針對嘅係即時性高、下一更要即刻處理嘅事，例如某部機故障待修、某品項缺貨、某單訂單等緊回覆；寫便條嘅目的，係將呢啲事項用文字交清楚，減少口頭交接漏講或者講錯嘅機會。

交更簿就係每日正式紀錄，針對成日嘅交接內容，生命週期較長，留底查閱嘅作用較重。便條嘅生命週期較短：寫、交、跟進、歸檔，跟進完成就歸檔，唔好長期貼喺收銀枱當告示，否則舊事項同新事項混埋一齊，下一更分唔清邊啲已經處理完。兩樣嘢用途唔同，唔好用便條代替交更簿，亦唔好將便條內容成段抄入交更簿當交差。

分流準則可以咁諗：即時性強、下一更要即刻處理嘅寫便條；成日總結、要留底查閱嘅寫交更簿。呢個準則屬店方自訂實務建議，無通用法例標準，門市可以按自己營運情況寫入店內指引，全店用同一套分流方法。交更簿嘅固定欄目同每日紀錄寫法，可以參考《門市收銀交更簿：每日交接要寫啲乜、點寫先有用》，本篇唔重寫交更簿欄目，只講便條同交更簿嘅分工。

便條固定格式：七個欄位，寫齊先交得

便條固定格式有七個欄位，缺一不可：日期、更次（例如早更或者晚更，寫明交接時間）、交接人、接收人、事項、跟進負責人、完成狀態（未開始、進行中、已完成）。七欄齊晒，接收人先可以一眼睇到邊更交落嚟、邊個交、邊個接、邊啲事未完、邊個負責跟、跟到邊個階段；缺咗任何一欄，接收人都要再問先跟得到，便條就失去交接作用。

每項事項獨立一行，一行只寫一件事，唔好將三件事塞入同一句。事項句式可以跟時間加位置或者設備，加現況，再加下一更要做乜，例如先寫幾時發現，再寫邊部機或者邊個貨架出事，再寫現況係點，最後寫下一更要做乜。句式固定，接收人睇起嚟就唔使估，寫嘅人亦唔會漏咗關鍵資料。

載體方面，紙本便條紙、店內共用文件、收銀枱旁邊嘅便條夾，三種任揀其一，全店統一最重要。唔好今更用紙、下一更用訊息，令接收人搵唔到便條喺邊。字體同書寫要求亦要定明：字要睇得明，數字要寫清楚，金額寫明貨幣單位，時間寫明上晝或者下晝，唔好只寫一個鐘數令人估。呢個七欄格式屬店方自訂範本建議，唔係任何部門規定嘅格式，門市可以按需要微調，但全店必須用同一版本。

POS 喺便條流程入面嘅角色，只係提供交易紀錄同對數資料。POS 只負責付款方式記錄、分類及對數，實際收款經八達通機、KPay、YedPay 等獨立渠道完成，唔好將 POS 寫成直接收款嘅工具。本篇唔講電子交更系統選型，亦唔比較 POS 系統功能，只講便條本身點寫先有用。

現金同收銀狀態：只寫結果同提示，唔寫點數教學

便條現金欄寫三樣就夠：備用金現況、收銀機狀態、未對數交易提示。備用金現況寫齊或者唔齊，唔齊要寫差額提示；收銀機狀態寫正常、卡紙定係故障待修；未對數交易提示寫有邊單交易要下一更覆核。呢三樣寫嘅全部係結果同提示，唔係點數步驟，接收人睇完就知現況同下一步，唔使喺便條入面學點數。

寫法方向可以用結果句，例如晚更接手前備用金已經點算，散紙不足，下一更開鋪前補散紙。呢類句式只講結果同跟進動作，唔編造具體金額數字。短數、溢數、未找續等異常，便條入面只寫「已交管理層跟進」一句為止，唔好喺便條入面寫責任結論，亦唔好寫邊個要賠；跟進同責任判定，可以參考《門市收銀交接異常升級：跟進閉環、責任追蹤》同《商戶收銀員交接班對數程序：交接班點數、簽收、短數責任》。

POS 對數資料點樣對應便條，界線要分清：POS 提供付款方式記錄、分類及對數資料，便條寫嘅係對數結果提示，唔係代替 POS 紀錄。實際收款渠道嘅狀態有異常，例如邊部八達通機有問題，便條要寫明邊部機有問題，維修安排寫跟進負責人。點數順序、應有現金公式、簽收程序、短數責任，全部屬於《門市收銀枱交接班現金交收流程》同《商戶收銀員交接班對數程序：交接班點數、簽收、短數責任》，本節一個步驟都唔重寫；備用金數目標準，可以參考《門市找贖備用金管理：幾多錢、邊個管、點交接》，本篇唔定備用金金額。

貨品同設備狀態：缺貨、故障、待處理寫法

貨品欄寫三類：缺貨品項、即將缺貨提示、已落單未到貨。缺貨品項要寫明品名同貨架位置，令下一更唔使估係邊款貨；即將缺貨提示用定性字眼，例如只剩少量，唔好編造件數；已落單未到貨要寫明跟進負責人，令下一更知道邊個跟緊供應商。寫法越具體，下一更應對顧客查詢嗰陣就越有把握。

設備欄要寫明邊部設備有問題，問題現象寫清楚，維修狀態寫進行中定係已約維修，唔好只寫「壞咗」兩個字。例如收據機卡紙、錢箱鎖唔實，現象寫清楚，維修人員或者下一更先知點處理；收銀機、收據機、錢箱、鏡頭、八達通機等，邊部有問題就寫邊部，唔好籠統寫成設備有問題。

貨品同設備事項仲要寫明對下一更有咩影響：某品項缺貨，下一更顧客問起點答；某部機故障，下一更用邊部機頂替。影響寫清楚，下一更先唔會臨場先諗。設備維修程序、保養合約、供應商聯絡流程唔喺本篇展開，本節只講便條入面點寫設備狀態，全部內容屬定性建議，唔編造缺貨件數、維修費用或者到貨時間。

顧客同訂單跟進：邊單未完、邊位顧客等緊回覆

顧客跟進欄寫三樣：未完成訂單、顧客等緊回覆嘅事項、已預約未取貨嘅提示。未完成訂單寫明訂單編號或者取貨憑據編號，顧客等緊回覆嘅事項寫明事項同承諾回覆時間，已預約未取貨嘅提示寫明取貨安排。寫法重點係令下一更知道邊單未完、邊位顧客等緊回覆，而唔係將成個訂單內容抄晒落便條。

私隱界線要守好：便條入面唔寫顧客全名、電話、地址、身份證資料等個人資料。便條會喺店內傳閱，寫個人資料有外洩風險；需要聯絡顧客嗰陣，寫「按訂單紀錄聯絡」即可，聯絡方法由負責人按店內紀錄處理。顧客跟進事項要寫明負責人同死線，定性寫法例如今日收鋪前回覆，唔好寫「盡快」呢類無死線嘅字眼，否則跟進好容易拖到無人理。

顧客跟進事項如涉及投訴，處理流程可以參考《門市服務補救：失誤、道歉、補償》同《門市顧客投訴紀錄管理：登記冊、分類統計、改善閉環》，本節只講便條寫法，唔寫投訴處理同紀錄寫法。私隱寫法屬店方自訂實務建議，定性表述，法例內容一律口語轉述，唔逐字抄條文。

寫法四個準則：短、準、有時間、有負責人

第一個準則係短：一句講一件事，刪走形容詞同客套說話，便條唔係報告，唔使寫背景長文。寫得長，接收人睇到一半已經分心，重點反而被埋沒；寫得短，事項同跟進動作先突出。寫便條嗰陣可以先問自己，呢句係咪講緊一件事，如果一句入面有兩件唔同嘅事，就拆開兩行寫。

第二個準則係準：品名、位置、設備名、金額單位、時間全部寫準，唔好寫「嗰部機」「嗰啲貨」呢類指代唔清嘅寫法。指代唔清嘅便條，接收人要再問先明，交接時間就浪費喺澄清度。第三個準則係有時間：每項事項寫明發生時間同跟進死線，時間寫明上晝或者下晝，跨日事項寫明日期，令接收人知道邊啲事今日要做完，邊啲事可以排後。

第四個準則係有負責人：每項事項寫明下一更邊個負責，唔好寫「大家跟進」；交接人同接收人都要簽名，簽名代表睇過同接手，唔代表同意責任結論。禁寫內容亦要記住：猜測、情緒字眼、未證實嘅原因推斷全部唔寫，原因未查明就寫「待查」，唔好喺便條入面寫定論。呢四個準則屬店方自訂寫作建議，定性表述；簽名嘅法律效力唔喺本篇展開，只講店內交接確認作用，短數責任判定可以參考《商戶收銀員交接班對數程序：交接班點數、簽收、短數責任》。

交接程序：讀一次、覆述一次、簽名確認

交接程序有三步：交接人逐項讀一次便條內容；接收人覆述一次未完成事項同死線，覆述唔啱即刻澄清；雙方簽名確認交接完成。讀一次令交接人自己再核對一次寫漏未，覆述一次令接收人確認自己理解啱未，簽名就係雙方確認交接完成嘅記號。三步做齊，口頭講漏或者聽錯嘅機會先會減低。

交接時間點係更次交接嗰陣面對面做，唔好將便條放低就走人，令接收人自己估。繁忙時段交接，交接人要先講影響即時營運嘅事項，例如收銀機故障、缺貨品項，其餘事項按便條順序講；次序排好，接收人先唔會喺忙亂之中漏咗最急嘅事。接收人有疑問要即場問，問完要喺便條入面補寫澄清，唔好靠口頭補充，因為口頭補充到下一更就已經無人知。

交接完成之後，便條放喺約定位置，交接人唔好將正本帶走，擺放位置詳見下一節。交接異常點升級、點追蹤、點閉環，可以參考《門市收銀交接異常升級：跟進閉環、責任追蹤》，本節只講到簽名確認為止，升級步驟唔喺本篇展開。呢個三步程序屬店方自訂實務建議，定性表述，唔編造交接需時數字。

便條放邊、邊個睇得、幾時歸檔

擺放位置要固定：收銀枱旁邊固定位置，全店統一，交接雙方都知便條喺邊。唔好放喺私人抽屜，令下一更搵唔到；唔好貼喺顧客睇到嘅位置，因為顧客區貼便條，會令顧客睇到店內未完事項同設備問題，影響觀感。位置定咗之後，全店唔好各自改位，否則交接嗰陣又要周圍搵。

睇得嘅人係當值員工同管理層。便條涉及現金狀態同未完事項，唔好畀顧客、外來人員隨意睇到；離職員工、非當值員工唔使睇便條。閱覽範圍收窄，唔係為咗隱瞞，而係避免店內未完事項同現金提示外洩，令門市運作保持穩妥。

歸檔方面，跟進完成嘅便條按日期歸檔，歸檔位置同交更簿分開，唔好將便條塞入交更簿當附件。保存期由店方自訂，寫入店內指引，本篇唔定年期數字，亦唔好寫成法例規定嘅保存年期。歸檔期滿嘅便條按店內做法銷毀，銷毀前確認跟進事項已經完成，唔好銷毀未完成事項嘅便條。交更簿保存要求，可以參考《門市收銀交更簿：每日交接要寫啲乜、點寫先有用》，本節唔寫交更簿保存年期。

開鋪收鋪檢查清單＋一張便條範本

便條專用對照清單分交接前同接收後兩部分，唔係開鋪收鋪檢查清單全文。交接前檢查：七欄齊唔齊、每項有冇負責人、有冇死線、有冇個人資料要刪走；接收後檢查：覆述啱唔啱、簽名齊唔齊、便條放好未。對照清單嘅作用，係令交接雙方喺簽名前快速核對一次，唔使靠記性逐項諗。逐項開鋪收鋪檢查，可以參考《門市收銀枱交接班檢查清單指南：逐項交收，異常有跟進》，本節只做便條對照清單。

以下係一張完整便條範本，全部內容標明係範本寫法，唔係真實店舖嘅真實紀錄。日期寫交接當日日期，更次寫早更交晚更，交接時間寫明下晝交接時間；交接人同接收人寫當值員工姓名；事項第一行寫現金提示：晚更接手前備用金已經點算，散紙不足，下一更開鋪前補散紙；第二行寫設備故障：收據機卡紙，已經通知管理層跟進，下一更暫用另一部收據機；第三行寫缺貨提示：某品項只剩少量，已經落單未到貨，跟進負責人係晚更店員；第四行寫顧客跟進：有單訂單等緊回覆，承諾今日收鋪前回覆，按訂單紀錄聯絡；每項之後寫跟進負責人同完成狀態，範本金額、件數一律唔寫具體數字，全部用定性字眼。

範本之後要記住落地提醒：全店用同一格式，新入職員工第一更就要學寫便條，格式唔統一，便條就失去交接作用。格式統一之後，交接先會變成習慣，而唔係靠個別員工記性。

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