門市收銀員請假申請：流程、審批、交接

一、先分清：預先申請嘅假、臨時病假、無故缺席係三回事

門市收銀員請假，一開口就要先分清屬於邊一類。預先申請嘅假，係指可以提前計劃嘅假期，例如一早約好嘅家庭安排或者旅行，員工有時間按店內政策交表，店長亦有時間安排人手頂替。呢類假嘅重點係流程行得順，唔好臨急先至嚟講。

臨時病假係另一類，員工身體突然出事，根本無辦法提前幾日交表，申報方法同預先申請唔同。臨時病假點樣申報，詳見《門市員工病假申報與替更安排》。將病假當成預先申請嚟處理，或者將預先申請當成病假嚟處理，兩種撈亂都會令紀錄對唔上。

未批假而缺席，又係第三類，性質同前兩類完全唔同，唔可以喺請假流程入面順手講埋。未批假而缺席嘅跟進，詳見《門市收銀員曠工處理：通知、紀錄、紀律程序》。分清三類之後，店長同收銀員先至可以用同一套語言講同一件事，申請嗰陣唔會各講各話。

二、申請表要寫乜：日期、假別、交接負責人四欄齊先至批得落手

一張用得嘅申請表，唔使花巧，但欄位一定要齊。最少要包括申請人、假別、起止日期及時段、交接負責人、申請日期同批核欄，全部齊全先至好交。日期要寫到日同埋時段，唔好只寫一個大概範圍；交接負責人要寫明邊個同事接手，唔好只寫一句有人頂。批核欄要留畀店長填寫批定唔批、批嘅日期同簽名，批完先至算係正式紀錄。

假別名稱要以僱傭合約同店內政策為準，唔好由員工自己發明一個新名稱，或者用口頭講法代替正式假別。假別寫錯，之後對更表同餘假嗰陣就會對唔上。各類假期嘅權利同日數，詳見《員工假期唔止「放幾日」：年假點累積、病假點計 4/5、產假侍產假點樣計》，呢篇只講申請流程，唔再講日數。

如果涉及無薪假扣減，扣減安排要按以下口徑處理，唔好另外自訂方法：同一工資期各項扣除總額（缺勤扣除除外）不得超過該工資期應付工資的一半；獲勞工處處長書面批准方可超出一半。申請表上面只寫工作所需資料就夠，唔使寫埋同工作無關嘅私人原因細節。

三、提前幾耐交表：遞表期限屬店內政策，年假確認另有安排

法例無訂一套通用嘅員工請假申請表同遞交期限，所以遞表要提前幾耐，係由店內政策訂明。店內政策要寫明邊種假要幾早交表、交畀邊個、交表方式係紙本定電子，員工交表之前先睇清楚政策，店長批嗰陣亦按同一份政策去睇。最緊要記住，店內期限係店內政策，唔好將佢講成法例要求。

年假嗰邊另有安排，要同遞表期限分開嚟睇。年假日期最終由僱主喺諮詢僱員之後指定，並且以書面提前最少 14 日確認，除非雙方同意較短通知。呢個 14 日係僱主確認年假日期嘅安排，唔係員工遞表期限，兩者唔可以撈亂。員工交表早，唔等於年假日期已經確認；僱主確認咗年假日期，員工先至可以當佢係定案。

店內政策寫遞表期限嗰陣，宜同時寫明逾期交表點樣跟進，例如係咪要另外向店長說明原因，定係直接按下一輪人手安排處理。政策寫得愈清楚，員工就愈少機會臨急先交表，店長亦唔使每次逐單酌情，成個流程會穩定好多。

四、審批點睇：人手、旺季撞期、公平一致三把尺

店長審批請假，可以用三把尺去睇，全部都屬於店內政策建議。第一把尺係人手覆蓋夠唔夠：收銀枱同一時間最少要幾多人先至行得順，批咗呢個假之後，剩低嘅人手係咪仍然夠應付正常客流。第二把尺係旺季同法定假日撞期點處理：旺季人手本來已經緊張，撞正長假期或者大型促銷，批假就要更加小心。第三把尺係公平一致：同一準則要適用於所有人，唔好因為邊個熟啲就鬆手啲，邊個新啲就緊手啲。

審批嗰陣撞正法定假日，要另外對照法定假日嘅排班同補假安排，唔好只憑印象去批。法定假日排班同補假嘅做法，詳見《法定假日 vs 公眾假期：香港商戶排班、補假同假日薪酬全指南》。撞期唔一定等於唔批，但店長要先睇清楚撞期之後嘅人手安排，確認頂替方案落實咗先至批。

批假之前核對資格嗰陣，連續性合約嘅判斷要逐星期睇：同一僱主四星期或以上，而每星期最少 17 小時，或者某星期少於 17 小時嗰陣，用嗰個星期加之前三星期合共最少 68 小時去判斷；首三星期不適用呢個 68 小時嘅判斷方法；舊制係每星期最少 18 小時；新制由 2026年1月18號起適用。呢段只講資格判斷點樣影響批假之前嘅核對，唔展開假期日數。

五、批咗之後點改：改期、取消、提前銷假要重新留痕

批咗嘅假唔係定到實，員工可能因為屋企有事要改期，或者想取消個假，甚至想提前銷假返工。無論屬於邊一種改動，都要書面留痕並重新批核，唔好口頭講完就算。口頭改完就算，係最常見嘅出錯位：員工以為已經改咗，店長以為仲係舊安排，返到嚟先至發現更表同實際人手對唔上。

改動批核之後，更表要同步更新，改咗嘅日期、時段同頂替人手都要喺更表上面反映出嚟。更表無同步更新，之後對紀錄嗰陣就會出現兩個版本，一個係申請表上面嘅新安排，一個係更表上面嘅舊安排，邊個先至係準都講唔清。

批假之後要搵人頂更，頂更嗰陣涉及嘅班次互換，做法跟《門市收銀員調更政策：申請、審批、紀錄》。呢篇只講批假改動本身，調更政策全文留畀嗰篇，唔喺呢度重講。改動、批核、更表三樣同步，先至算係改得完整。

六、唔批點講：講明原因、畀替代日期、講清覆核渠道

唔批假嗰陣，店長最忌只講一句唔批就算。應該講明原因，例如係人手覆蓋唔夠，或者撞正旺季同法定假日，令員工明白唔批係因為實際安排問題，唔係針對個人。原因講得具體，員工先至有機會調整自己嘅計劃，而唔係覺得成個決定無道理。

講完原因之後，要畀替代日期選擇，例如提議邊幾日人手比較鬆，或者邊個時段可以安排頂替。替代日期唔一定要員工即刻接受，但有替代方案，員工就唔使由零開始再諗過一次，成個溝通亦會順暢好多。替代日期嘅選擇，仍然要按人手覆蓋同公平一致嗰兩把尺去睇。

最後要講清覆核渠道：員工如果對決定有疑問，可以搵邊個覆核，覆核回覆期由店內政策訂，店長講嗰陣要用定性講法，唔好講一個無政策依據嘅通用回覆期。唔批本身係一個審批結果，同缺席係兩回事，唔好將兩者混為一談。覆核渠道講清楚，員工即使唔同意決定，都知道下一步可以點行。

七、放假前交接點做：錢箱、POS 紀錄、未完成事項、聯絡資料

放假之前嘅交接，重點係令接手同事唔使估。錢箱要對數，交接嗰刻嘅現金同單據要點清；POS 方面要做好付款方式記錄同分類對數，實際收款經八達通機、KPay、YedPay 等獨立渠道，POS 只負責付款方式記錄、分類及對數，唔好將 POS 講成直接收款。未完成訂單同預留要逐項列出，邊單未出貨、邊單等客人取貨，全部寫低。供應商聯絡資料同異常事項亦要交代，例如邊個供應商等緊回覆、邊部機最近有異常，交接對象要簽收確認收到。

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日常交接班逐項交收嘅清單，詳見《門市收銀枱交接班檢查清單指南：逐項交收，異常有跟進》。放假前交接同日常交接班角度唔同：日常交接班係每日收銀枱嘅交收，放假前交接係一段較長缺席之前嘅完整交代，兩者唔好互相代替。交接無簽收，等於交接無完成，之後有爭拗都無紀錄可以對。

八、紀錄點對：申請表、批核、更表、餘假四樣對得上

假期紀錄要對得上，靠嘅係四樣嘢互相核對：申請表、批核紀錄、更表同餘假。申請表講員工申請咗乜，批核紀錄講店長批咗乜，改期或者取消之後嘅新安排有無重新批核，更表講實際排班係點，餘假講扣完之後剩返幾多。四樣對得上，先至證明成個流程由頭到尾都一致。

對數嗰陣如果發現唔一致，例如申請表批咗三日但更表只係改咗兩日，或者餘假扣嘅數同批核紀錄唔同，就要即刻按批核紀錄去修正更表同餘假，唔好拖到下個月先至處理。拖得愈耐，相關同事嘅記憶就愈模糊，修正嘅難度就愈高。

紀錄上面只記工作所需資料，唔好記無關私人原因細節。至於紀錄要保存幾耐，由店內政策決定，唔好自創一個通用保存年期。保存期同存放方式寫入店內政策，員工同店長都按同一份政策去做，覆核嗰陣先至搵得返齊全嘅紀錄。

九、落地清單：申請表範本要點＋店長批核檢查表

申請表範本要點可以按以下清單去做：申請人、假別、起止日期及時段、交接負責人、申請日期同批核欄全部齊全；假別名稱跟僱傭合約同店內政策；交接負責人寫明具體同事名；申請日期同批核日期分開填寫，方便之後核對遞表時間。範本定咗之後，全店用同一張表，唔好每人用自己版本。

店長批核檢查表可以按以下步驟去做：先睇申請表欄位齊唔齊，缺欄就退回補齊；再睇人手覆蓋、旺季撞期同公平一致三把尺；撞正法定假日就對照相關排班安排；批咗之後即刻更新更表同餘假；改期、取消或者提前銷假就要求重新書面批核。檢查表上面每一項都要有紀錄，唔好只憑印象話自己睇過。

常見錯誤有三項：口頭批假無紀錄，之後對數無憑據；批咗假但唔改更表，實際人手同紀錄脫節；交接無簽收，放假期間出問題無人跟。避開呢三項，成個請假流程已經穩陣好多。

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