有限公司周年大會、財務報表與核數：每年必做的三件事
一、周年大會、周年申報表、商業登記是三件不同的事
唔少公司老闆會將周年大會、周年申報表同商業登記續期當成同一件事，其實三者係三個不同制度。公司註冊處《帳目及審計》常見問題（查閱日期：2026-10-18）指出，私人公司周年申報表須於公司成立周年日起計 42 日內交付。
周年大會按每個財政年度舉行，同財政年度掛鈎；私人公司周年申報表按公司成立周年日交付，同成立日期掛鈎；商業登記續期按登記證屆滿日期辦理，同登記證有效期掛鈎。
三者的計算起點各不相同，限期亦唔會互相代替。做齊其中一樣，唔代表其餘兩樣自動完成；每樣都要獨立跟進各自的限期。
二、周年大會限期：私人公司 9 個月，其他公司 6 個月
公司註冊處《會議、決議及公司紀錄》常見問題（查閱日期：2026-10-18）指出，公司須就每個財政年度舉行周年大會；私人公司（非公眾公司的附屬公司）或擔保有限公司須於會計參照期結束後 9 個月內舉行，其他公司則為 6 個月內。
按上面數字計算，財政年度於 2026 年 12 月 31 日結束的私人公司，周年大會限期為 2027 年 9 月 30 日；同樣財政年度結束日的其他公司，限期為 2027 年 6 月 30 日，兩者相差 3 個月。
限期由會計參照期結束日起計，唔係由曆年年底起計。公司應該以自己財政年度的結束日為準，唔好假設所有公司的周年大會限期都係同一個日子。
三、首個財政年度的特別限期
公司註冊處《帳目及審計》常見問題（查閱日期：2026-10-18）指出，主要會計參照日期由董事指定，須在公司成立日期後 18 個月內；董事未指定日期的，主要會計參照日期為公司成立首個周年日所在月份的最後一日。首個會計參照期由公司成立日期起計，至主要會計參照日期止。
公司註冊處《會議、決議及公司紀錄》常見問題（查閱日期：2026-10-18）指出，首個會計參照期長於 12 個月時，私人公司的周年大會限期為成立首個周年日後 9 個月，或該會計參照期結束後 3 個月，以較後者為準。
按上面數字計算，公司於 2026 年 1 月 1 日成立，董事指定主要會計參照日期為 2027 年 6 月 30 日，首個會計參照期共 18 個月；成立首個周年日後 9 個月為 2027 年 10 月 1 日，會計參照期結束後 3 個月為 2027 年 9 月 30 日，取較後者，周年大會限期為 2027 年 10 月 1 日。另一例子：公司於 2026 年 1 月 1 日成立而董事未指定日期，主要會計參照日期為 2027 年 1 月 31 日，首個會計參照期共 13 個月，少於 18 個月上限。
四、四種情況可以不開周年大會
公司註冊處《會議、決議及公司紀錄》常見問題（查閱日期：2026-10-18）指出，周年大會上須做的事全部以書面決議完成，且須在會議上提交的文件已於書面決議傳閱日期或之前提供予每名成員，即可代替舉行周年大會。單一成員公司亦不須舉行周年大會。
公司註冊處《會議、決議及公司紀錄》常見問題（查閱日期：2026-10-18）指出，全體成員通過決議免除舉行周年大會，決議副本須於通過後 15 天內交付公司註冊處處長登記；不活動公司亦獲豁免舉行周年大會。
不過，免除安排同公司章程細則的關係須先核對章程細則。章程細則如規定須舉行周年大會或禁止免除周年大會，就要按章程細則處理，唔好假設免除安排必然適用。
五、不開周年大會，帳目與核數師安排仍然存在
公司註冊處《會議、決議及公司紀錄》常見問題（查閱日期：2026-10-18）指出，公司不須舉行周年大會時，截至委任期屆滿時在任的核數師，被當作獲再度委任至下一個財政年度。
公司註冊處《會議、決議及公司紀錄》常見問題（查閱日期：2026-10-18）指出，公司須將該財政年度的申報文件副本送交每名成員。免除周年大會不移除編製帳目、傳閱申報文件及周年申報表的責任。
換句話講，唔開會只係省卻開會本身，帳目、核數同申報三樣功夫一樣都唔少得。公司唔好因為唔使開會，就以為嗰一年唔使做帳。
六、財務報表與董事報告：董事編製，核數師審核
公司註冊處《帳目及審計》常見問題（查閱日期：2026-10-18）指出，公司董事須為每個財政年度編製符合規定的財務報表，而財務報表須經審核。
公司註冊處《帳目及審計》常見問題（查閱日期：2026-10-18）列明，董事報告須包含的內容包括業務回顧、股權掛鈎協議、董事辭任或拒絕膺選連任的理由摘要，以及為董事利益而設的獲准彌償條文。
公司註冊處《帳目及審計》常見問題（查閱日期：2026-10-18）指出，業務回顧的豁免適用於符合申報豁免的公司、全資附屬公司，以及經特別決議決定不編製業務回顧的私人公司；該特別決議須於相關財政年度結束前至少 6 個月通過，並於通過後 15 天內交付公司註冊處處長登記。
七、申報豁免與核數豁免是兩回事
公司註冊處《帳目及審計》常見問題（查閱日期：2026-10-18）指出，申報豁免指符合資格的私人公司或擔保公司可編製簡化帳目及董事報告。小型私人公司須符合以下三項條件其中兩項：總收入不超過 HK$100,000,000、總資產不超過 HK$100,000,000、僱員不超過 100 人。
公司註冊處《帳目及審計》常見問題（查閱日期：2026-10-18）指出，合資格私人公司須符合較高規模準則：總收入不超過 HK$200,000,000、總資產不超過 HK$200,000,000、僱員不超過 100 人，三項符合其中兩項，加持有至少 75% 表決權的成員通過決議，且無成員投票反對。小型擔保公司總收入不超過 HK$25,000,000；其他私人公司（非企業集團成員）經全體成員書面同意，亦可符合申報豁免。申報豁免協議或決議的副本，須於作出或通過後 15 天內交付公司註冊處處長登記。
公司註冊處《帳目及審計》常見問題（查閱日期：2026-10-18）指出，財務報表的審核適用於全部公司，包括符合申報豁免的公司，不活動公司除外。申報豁免只係簡化帳目同董事報告，唔等於豁免核數；兩者唔好撈亂。
八、書面決議與會議紀錄的時間表
公司註冊處《會議、決議及公司紀錄》常見問題（查閱日期：2026-10-18）指出，周年大會通知期至少 21 天；公司章程細則規定較長通知期的，會議須以該較長通知期召開；周年大會可以較短通知期召開，條件為全體有權出席並表決的成員同意。
公司註冊處《會議、決議及公司紀錄》常見問題（查閱日期：2026-10-18）指出，書面決議的同意期為 28 天，或公司章程細則指明的期間；書面決議通過後，公司須於 15 天內將通過書面決議一事通知每名成員及核數師；成員要求傳閱書面決議的門檻為不少於 5% 的總表決權；成員就書面決議提出的陳述書不多於 1,000 字。按上面數字計算，書面決議同意期比周年大會通知期長 7 天。
公司註冊處《會議、決議及公司紀錄》常見問題（查閱日期：2026-10-18）指出，決議及成員會議紀錄的保存期至少 10 年，自決議、會議或決定日期起計。成員登記冊上已離任成員的記項，自該人不再是成員之日起計保留至少 10 年。公司註冊處《帳目及審計》常見問題（查閱日期：2026-10-18）指出，核數師辭任通知（表格 NA2）及核數師免任通知（表格 NA1），須於相關日期（NA1：決議通過日起；NA2：收到辭職通知日起）起計 15 天內交付公司註冊處處長登記。至於門市日常營運的對數紀錄，POS 只做付款方式記錄同分類對數；根據本系列既定實價（查閱日期：2026-10-18），POS 系統＋收銀鏡頭套裝 HK$4,950，買斷免月費。
周年大會、財務報表同核數係三件分開但互相扣連的年度工作；唔開會唔會免除編製帳目同送交申報文件的責任，申報豁免亦唔等於核數豁免。
