收單行扣起結算款點算？香港商戶的 Rolling Reserve、保證金與延遲入數應對指南
一、咩叫 Rolling Reserve：收單行為咩扣起你啲錢
Rolling reserve（滾動保證金）係收單行常用的一種風險安排：收單行按比例扣起商戶部分結算款，扣起一段時間之後先至發還。扣起的錢唔係收咗商戶的錢，亦都唔係罰款或者收費，而係預留一筆緩衝，等日後如果出現退款或者信用卡拒付（chargeback），收單行有錢可以先行處理。扣起期間，商戶賬面上有營業額，但係銀行戶口未見到呢筆錢，現金流就會出現缺口。
要講清楚，扣起唔等於商戶做錯嘢。收單行扣起結算款，好多時係基於風險控制的常規安排，唔係針對個別商戶的處罰；新開戶、交易模式有變、退款或者拒付數字有變化，都可能觸發扣起。商戶收到扣起通知嗰陣，第一時間要做的唔係鬧，而係搞清楚扣起的係邊筆錢、扣起幾多、幾時發還，呢啲資料應該喺收單行的書面通知或者合約條款入面搵到。
另外要分清楚邊個扣起：扣起結算款的是收單行或者支付服務商，唔係 POS 系統。POS 只做付款方式記錄同分類對數，收款經八達通機、KPay、YedPay 等獨立渠道處理；收單行扣起的是渠道結算款，絕對唔可以將扣起的責任歸於 POS 系統。分清楚邊個環節扣起，先至識得搵邊個追，搵錯對象只會嘥時間。
二、邊啲情況最易被扣起結算款
收單行決定扣唔扣起結算款，睇的是風險，唔係商戶大細。以下幾種情況，商戶被扣起的機會較高：第一，新開戶、無交易紀錄，收單行對商戶的營運模式未有足夠數據，傾向先扣起部分款項觀察；第二，拒付率上升，退款或者拒付宗數明顯增多，收單行會擔心日後有更多退款要處理；第三，單筆大額交易突然增多，交易模式同過往紀錄出入好大，收單行要時間核實。
第四，商戶所屬行業被收單行視為較高風險，呢個判斷因個別收單行而異，邊啲行業、點樣界定，本文唔寫具體名單，商戶簽約之前應該問收單行自己個行業係咪屬於較高風險類別；第五，預繳式消費佔比高，客人預先付款、服務分期提供，收單行會擔心商戶收錢之後未能提供服務，退款風險較高。每一項只講方向，唔寫具體門檻數字，因為門檻因個別收單行而異，未經核實的數字寫出嚟只會誤導。
商戶要明白，呢啲情況唔係話商戶一定有問題，而係收單行用扣起來管理不確定性。商戶平日做好交易紀錄、退款做原路退款、每日對數，扣起的機會同埋扣起的影響都可以減低，呢點第七節會再講。
三、扣起 vs 正常結算周期 vs 戶口凍結：三者點分
錢未入帳，有三種可能：正常結算周期未到、收單行扣起結算款、銀行戶口被凍結。三者處理方法完全唔同，分錯就會搵錯對象追，嘥晒時間。正常結算周期係指各付款渠道本身的入數時間：唔同渠道的截數時間同入數日數唔同，今日賣貨，錢未必今日入帳，呢個係正常運作，商戶應該按各渠道的結算周期去預期入數時間，唔好將正常延遲當作扣起。
收單行扣起的特徵係：錢停喺收單環節，收單行會發出扣起通知，通知入面應該講明扣起安排；商戶的銀行戶口本身無問題，只係收單行未將部分結算款發放。銀行戶口凍結就唔同：錢停喺銀行戶口環節，商戶可能連戶口入面的其他款項都郁唔到，凍結原因可能涉及可疑交易報告等銀行合規程序，處理對象係銀行，唔係收單行。分辦方法好簡單：睇邊個通知你、邊份文件有紀錄、錢停喺邊個環節。
以下對照表幫商戶快速分辦三種情況。分辦之後，先至決定下一步搵邊個：如果係正常結算周期，就等入數時間到；如果係收單行扣起，就向收單行問書面原因同發還安排；如果係戶口凍結，就向銀行查詢凍結原因同解凍程序。三種情況唔可以撈埋一齊處理。
錢未入帳三種情況對照
| 情況 | 錢停喺邊個環節 | 邊個通知你 | 應該搵邊個 |
|---|---|---|---|
| 正常結算周期 | 付款渠道結算流程，未到入數時間 | 無扣起通知，按渠道周期入數 | 按渠道結算周期預期入數 |
| 收單行扣起結算款 | 收單環節，部分結算款被扣起 | 收單行發出扣起通知 | 收單行，問書面原因同發還安排 |
| 銀行戶口凍結 | 銀行戶口，戶口內款項未能動用 | 銀行通知凍結 | 銀行，問凍結原因同解凍程序 |
四、簽約前合約邊幾條要睇：Reserve 條款唔好簽完先知
好多商戶被扣起結算款嗰陣先至發現，原來合約入面一早寫明收單行有權扣起。簽約之前，商戶應該逐條睇清楚以下幾項：結算周期條款，寫明邊日截數、幾時入數；rolling reserve 條款，寫明扣起比例、發還期、調整機制；保證金條款，寫明係咪要另外提供保證金、保證金點樣處理；終止合約條款，寫明合約期、通知期、提前終止有無費用；退款責任歸屬，寫明退款由邊個承擔、點樣處理。
呢幾條唔可以只睇標題，要睇埋細節：扣起比例係固定定係可以因應交易情況調整，調整之前收單行會唔會通知；發還期由邊日開始計，發還係自動定係要商戶申請；保證金喺合約終止之後幾時退還。呢啲細節問清楚，簽約之後先至唔會出現「當初唔知有呢條」的情況。商戶簽約之前，應該要求收單行書面確認以上條款的理解，口頭承諾唔作準。
另外要留意合約份數：POS 合約、支付合約、收單合約可能係分開三份，唔係一份包晒。簽約之前要問清楚邊份合約話事，邊份合約載有 reserve 條款，終止其中一份會唔會影響其他兩份。香港金融管理局為儲值支付工具發牌機構，轉數快（FPS）及 HKQR 由香港銀行同業結算有限公司營運；商戶對收單安排有疑問，可以先向收單行查詢，合約條款以雙方簽署的書面合約為準。
五、一體化收款 vs 獨立收單：扣起時邊個話事
收單模式大方向分兩種，扣起嗰陣話事的人唔同，商戶要分得清自己行緊邊種。第一種係一體化收款：平台將 POS、收單、付款整合一併處理，商戶對口得一個，例如 Eats365 推出的 365pay 夥 Adyen，將堂食、掃碼落單、外賣等渠道的付款整合；被扣起嗰陣，商戶向平台查詢，平台再同收單方協調。第二種係獨立收單：商戶經本地渠道例如 KPay、YedPay 等獨立開戶，POS、收單、終端可能係分開合約，商戶要分開對收單方；被扣起嗰陣，商戶直接向收單方查詢。
兩種模式無絕對好壞，只係分工唔同：一體化收款對口集中，商戶唔使分開搵幾間公司，但係中間多一層協調；獨立收單分工清晰，商戶直接對收單方，但係要自己管理多份合約。商戶揀模式嗰陣，應該問清楚被扣起嗰陣通知由邊個發出、追討對象係邊個、發還安排由邊個決定，呢啲問題的答案，應該寫喺合約或者書面確認入面，唔好只係口頭講。
無論行邊種模式，有一點係共通的：POS 只做付款方式記錄同分類對數，唔係扣起的一方。商戶收到扣起通知，應該睇通知的發出方係邊個，唔好第一時間搵 POS 供應商問點解扣起；POS 供應商可以幫商戶提供 POS 日結報表等對數資料，但係扣起原因同發還安排，只有收單行先至答得到。
六、事發即場應對：收到扣起通知嗰日要做啲乜
收到扣起通知嗰日，商戶要做四件事，次序唔可以亂。第一，問收單行攞書面原因同扣起安排：扣起邊筆錢、扣起比例、發還期、調整機制，全部要白紙黑字，電話講完要跟進書面確認，唔好只憑口頭承諾去計現金流。第二，保留結算報表、POS 日結、銀行月結單做對數：用三方對數的方法，核對 POS 報表、收單結算報表、銀行月結單三邊數字，確認被扣起的金額同商戶自己計的數字係咪一致。
第三，唔好即刻轉渠道或者停用原有渠道。被扣起嗰陣轉渠道，表面上係止蝕，實際上可能令對數斷纜：舊渠道的結算款未發還，新渠道的結算周期又未開始，兩邊夾埋現金流缺口更大；而且轉渠道本身需要時間開戶、測試，唔係即日可以完成。第四，評估現金流缺口：扣起期間邊啲固定開支要照畀、邊啲可以延後，預留足夠現金應付交租、出糧等必要開支，唔好等到戶口見底先至諗辦法。
呢四件事做完，商戶先至有條件同收單行傾下一步：扣起安排係咪可以調整、發還期係咪可以縮短、商戶可以提供邊啲資料證明交易正常。傾嗰陣要帶齊對數資料同書面紀錄，唔好得個講字；收單行睇的是數據，唔係商戶講到幾慘。
七、點樣減低被扣起風險：平日做啱，事發先有得傾
減低被扣起風險的功夫，九成喺平日做。第一，退款做原路退款、留證據：客人用邊種付款方式畀錢，退款就用同一種方式退返，退款單、原交易單、退款原因全部留低紀錄，唔好用現金退電子支付的單，或者用私人戶口退公司的單。第二，收據、單據、交易紀錄齊全：每一筆交易都要有完整紀錄，異常交易即日跟進，唔好等到月底對數先至發現有問題。
第三，每日對數：收市嗰陣對一次 POS 日結、收款渠道結算報表、銀行月結單三邊數字，對唔上的地方即日查，唔好拖。第四，唔好用私人收款碼收營業款項：私人收款碼收返嚟的錢唔會入公司對數流程，銀行月結單同 POS 報表對唔上，收單行睇到交易模式混亂，扣起的機會自然較高。呢四樣嘢做齊，商戶被扣起嗰陣，先至有齊數據同收單行傾，證明自己的交易模式正常。
第五，預繳式消費要特別小心：客人預先付款、服務分期提供，商戶應該將預繳款項同已提供服務的收入分開記錄，退款條款寫清楚，唔好將未提供的服務當作已賺的收入。預繳佔比高的商戶，簽約之前更加應該問收單行預繳安排會唔會影響扣起，預早做好準備。
八、總結：扣起唔等於無咗，識分、識問、識留證先追得返
扣起結算款唔等於錢無咗，亦都唔等於商戶一定有錯；扣起係收單行的風險安排，關鍵係商戶識唔識分、識唔識問、識唔識留證。事前睇合約，知道 reserve 條款寫乜；事發問書面原因，知道扣起幾多、幾時發還；事後留齊對數證據，知道自己計的數字同收單行計的數字係咪一致。三樣嘢做齊，商戶先至有條件追得返被扣起的結算款。
日常對數係成件事的基礎：POS 日結、收款渠道結算報表、銀行月結單三邊對得齊，商戶先至知道邊筆錢去咗邊、邊筆錢被扣起、邊筆錢未入帳。POSKing「POS 系統＋收銀鏡頭套裝」HK$4,950 一次性買斷免月費，套裝只做付款方式記錄同分類對數，收款經八達通機、KPay、YedPay 等獨立渠道處理；買斷制報表喺商戶手，隨時可以匯出日結、月結報表做三方對數，收到扣起通知嗰陣唔使等供應商先至攞到自己的交易數據。
想了解買斷制 POS 點樣幫你做好日常對數，或者想人幫你睇下現有收單安排的對數流程，可以致電或 WhatsApp ＋852 2186 8010，或者親臨新界沙田石門安麗街18號達利廣場1209室，營業時間每日 12:00–19:00。本文為一般資訊，唔係財務或法律意見；扣起比例、發還期、保證金金額因個別收單行而異，以收單行書面通知及合約條款為準，個別情況請向收單行或專業顧問查詢。
Rolling reserve 係收單行按比例扣起部分結算款、一段時間後先發還的風險安排，目的係預留退款同拒付緩衝，唔係罰款、唔係收費；扣起期間商戶賬面有營業額、銀行戶口未見錢。錢未入帳有三種可能：正常結算周期未到、收單行扣起、銀行戶口凍結，分辦方法是睇邊個通知、邊份文件有紀錄、錢停喺邊個環節。簽約前要睇清結算周期、rolling reserve、保證金、終止合約、退款責任五類條款，POS、支付、收單合約可能係分開三份。一體化收款由平台加收單方一併處理，獨立收單商戶直接對收單方；被扣起嗰陣要問收單行攞書面原因同發還安排，保留 POS 日結、結算報表、銀行月結單做三方對數，唔好即刻轉渠道。扣起比例、發還期、保證金金額因個別收單行而異，本文唔寫，商戶要向收單行查詢。
